Docusign Maestro: Todo lo que necesitas saber para empezar
Aquí tienes todo lo que necesitas saber antes de empezar a crear tu primer proceso de firma automatizado con Docusign Maestro para gestionar acuerdos de forma inteligente.
¿Qué es Docusign Maestro y por qué deberías usarlo?
Antes de lanzarte a crear tu primer proceso con Maestro, hay algo importante que debes saber: Maestro es un servicio clave de la plataforma Docusign IAM que te ayuda a conectar todas las piezas (que a menudo están separadas) de un proceso de firma, sin necesidad de escribir ni una sola línea de código.
Casos de uso habituales
Aquí tienes algunos de los casos más comunes en los que las empresas utilizan Maestro:
🔹 Automatizar cobros de clientes Recoge información de pago usando Web Forms y firmas electrónicas, y conecta con aplicaciones como Salesforce para actualizar el CRM, o Google Drive para guardar los acuerdos firmados.
🔹 Actualización de cuentas Usa un formulario web para recoger fácilmente datos del cliente, como dirección o información de facturación, y rellena automáticamente el paso de verificación de identidad (IDV) para que el cliente termine de actualizar su información.
🔹 Alta de nuevas propiedades en alquiler Una empresa de gestión inmobiliaria puede recoger las firmas de los propietarios con eSignature, guardar los documentos firmados en Google Drive y luego pasarlos al equipo interno para que los gestionen o firmen con eSignature.
Qué debes saber antes de empezar
Familiarízate con las Plantillas y Web Forms
Dos herramientas esenciales que vas a necesitar:
📄 Plantillas de Docusign Son modelos reutilizables que te ayudan a enviar documentos para firmar más rápido. Hay una biblioteca gratuita con plantillas por industria o caso de uso.
📝 Web Forms Permiten capturar datos y generar automáticamente acuerdos listos para firmar, todo desde un enlace que puedes compartir por correo, web o SMS.
Aprovecha el Docusign App Center
Maestro se integra fácilmente con apps populares como Salesforce, Google Drive, Dropbox, Stripe, ServiceNow y HubSpot. Al añadirlas a tu proceso, eliminas complicaciones al conectar sistemas separados.
Permisos de usuario para Maestro
Para crear procesos con Maestro, necesitas permisos específicos. Los administradores de cuenta los tienen por defecto, pero los demás usuarios deben verificar con su administrador si están habilitados.
Consulta aquí cómo configurarlos: Permisos de usuario para Maestro.
Participantes del proceso y variables iniciales
Cuando creas un proceso en Maestro, debes tener claro:
¿Quién dentro de tu empresa necesita acceder a la información del acuerdo?
¿Qué datos importantes (como nombre o email) deben estar precargados en cada paso?
Estos datos se llaman variables iniciales y se transfieren de un paso a otro para mantener la coherencia. Aprende más aquí: Participantes y variables iniciales.
Consejos y trucos para crear tu proceso en Maestro
Crea Web Forms específicas para cada proceso
Primero, crea una copia del formulario que ya tienes:
Ve a la sección “Plantillas”.
En el menú izquierdo, busca “Mis Web Forms”.
Haz clic en los tres puntos junto al formulario que quieras copiar y selecciona “Crear versión para proceso”.
El formulario aparecerá como “Inactivo”. Ábrelo, edítalo si lo necesitas y haz clic en Activar. Ya estará listo para usarlo dentro de tu proceso.
Define variables iniciales
Estas variables permiten que la información fluya de un paso a otro sin tener que volver a introducirla.
Por ejemplo, tras configurar un paso de Verificación de Identidad (IDV), verás un recuadro amarillo que te invita a añadir una variable. Haz clic en “Añadir variable inicial”:
En la parte inferior de la pantalla, haz clic en Añadir variable, luego elige Texto (la opción más común).
Escribe un nombre, como “Nombre”, y guarda.
Selecciona esa variable desde el menú desplegable y haz clic en “Aplicar”.
De este modo, la información se transfiere automáticamente al siguiente paso y tus clientes no tienen que volver a introducirla.
Configura Reglas de Ramificación (Branching Logic)
Esto te permite dirigir a los participantes por diferentes caminos según ciertas condiciones.
Haz clic en el botón azul “+” y selecciona “Añadir regla de ramificación”.
Luego haz clic en Configurar.
Elige la lógica que quieres aplicar y define las condiciones.
Por ejemplo, si usaste la variable “Nombre” en el paso IDV, puedes crear una regla para que solo pasen al siguiente paso las personas cuyo nombre sea “Jessica”. Este es un caso muy básico, pero puedes hacer reglas más complejas si lo necesitas.
Más información aquí: Guía sobre Reglas de Ramificación.
¿Listo para empezar a crear tu proceso con Maestro?
¿Quieres poner todo esto en práctica? Empieza ya con Docusign Maestro.
Si aún lo estás evaluando, échale un vistazo a nuestros planes y precios o contacta con nuestro equipo de ventas español.
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