Contratos laborales y firma electrónica en España: requisitos legales 2025

Digitalizar los contratos laborales en España

La digitalización en recursos humanos ha revolucionado la forma en que las empresas gestionan contratos laborales. La firma electrónica permite agilizar la formalización de contratos, mejorar la eficiencia y ofrecer una experiencia más fluida a los empleados.

Sin embargo, para que estos contratos tengan plena validez jurídica en España, es fundamental cumplir con la legislación nacional y europea vigente, especialmente la Ley 6/2020 de Servicios Electrónicos de Confianza (LSEC), el Reglamento eIDAS, y el Estatuto de los Trabajadores.

Marco legal aplicable en España

• Reglamento (UE) nº 910/2014 (eIDAS)

  • Define los distintos tipos de firma electrónica: simple, avanzada y cualificada.

  • La firma cualificada (QES) tiene equivalencia legal con la firma manuscrita en toda la Unión Europea y ofrece presunción de autenticidad e integridad del documento. (firmaelectronica.gob.es)

• Ley 6/2020, de Servicios Electrónicos de Confianza (LSEC)

  • Regula prestadores de servicios de confianza, certificados electrónicos y firma cualificada.

  • Garantiza la validez jurídica de los documentos firmados electrónicamente, incluso en procesos administrativos o laborales. (BOE)

• Estatuto de los Trabajadores

  • Artículo 8: determinados contratos deben formalizarse por escrito, incluyendo contratos a tiempo parcial, formación y fijos discontinuos.

  • La firma electrónica avanzada o cualificada cumple con este requisito, siempre que permita identificar al trabajador y garantizar la integridad del contrato. (ET)

• Código Civil español

  • Establece los principios generales de validez de los contratos: consentimiento libre, capacidad, objeto y causa. Estos principios se aplican también a los contratos electrónicos firmados digitalmente. (Código Civil)

Tipos de firma electrónica y su aplicación en contratos laborales

Recomendación: Para contratos laborales, la firma avanzada o cualificada es la opción más segura, garantizando cumplimiento con eIDAS y LSEC.

Requisitos prácticos para empresas

• Verificación de identidad del trabajador: mediante certificado cualificado, autenticación biométrica o verificación documental.

• Conservación del contrato firmado electrónicamente: almacenamiento seguro y trazable para auditorías internas o inspecciones laborales.

• Uso de prestadores de servicios de confianza (PSC) registrados y acreditados según LSEC y eIDAS.

• Consentimiento informado del trabajador: informar sobre el uso de firma electrónica y su validez legal.

• Control interno y auditoría: establecer procedimientos de seguimiento y verificación periódica.

Beneficios de la firma electrónica para RRHH

• Agilidad y eficiencia: firma inmediata sin desplazamientos.

• Seguridad jurídica: plena validez legal y fuerza probatoria.

• Trazabilidad y auditoría: registro de cada acción del proceso.

• Experiencia del empleado: onboarding más rápido y sin papeleo.

• Cumplimiento normativo: alineación con eIDAS, LSEC y Estatuto de los Trabajadores.

Buenas prácticas para implantar la firma electrónica

• Plantillas electrónicas de contratos: reducir errores y acelerar la firma.

• Integración con sistemas de RRHH: automatizar la gestión de contratos y notificaciones.

• Formación del equipo: garantizar comprensión de tipos de firma y obligaciones legales.

• Actualización continua: revisar cambios en la legislación y mantener procedimientos al día.

Preguntas frecuentes (FAQ)

1. ¿Todos los contratos laborales se pueden firmar electrónicamente en España? Sí, siempre que se cumplan los requisitos de identificación y seguridad establecidos en eIDAS y LSEC, y que el contrato requiera formalización escrita según el Estatuto de los Trabajadores.

2. ¿Qué tipo de firma electrónica debo usar?

• Para máxima seguridad legal, firma cualificada (QES).

• Para procesos internos de bajo riesgo, firma avanzada (FEA) puede ser suficiente.

3. ¿La firma electrónica tiene la misma validez que la manuscrita? Sí, la firma cualificada tiene equivalencia legal completa, incluso ante tribunales, siempre que se utilice un prestador de servicios de confianza acreditado.

4. ¿Qué pasa si el trabajador no acepta firmar electrónicamente? Debe ofrecerse la alternativa de firma manuscrita para asegurar validez legal. La firma electrónica requiere consentimiento informado.

5. ¿Cómo puedo asegurar la integridad del contrato firmado electrónicamente? Usando plataformas certificadas como Docusign, que garantizan trazabilidad, timestamp, autenticación del firmante y auditoría completa del proceso.

Conclusión

La firma electrónica en contratos laborales no solo es legalmente válida en España, sino que también ofrece agilidad, eficiencia y seguridad para empresas y empleados. Adoptar soluciones como Docusign permite digitalizar el ciclo completo de contratación, cumpliendo con la Ley 6/2020, eIDAS y Estatuto de los Trabajadores, reduciendo riesgos y mejorando la experiencia de RRHH y empleados.

Disclaimer legal

Aviso legal: La información contenida en este artículo tiene fines meramente informativos y no constituye asesoramiento legal. Las leyes y regulaciones pueden cambiar rápidamente. Docusign no garantiza que la información esté actualizada ni que sea aplicable a casos concretos. Para consultas legales sobre contratos laborales y firma electrónica en España, consulte con un abogado colegiado.