Konecta Optimiza la Gestión Global de Contratos y Consigue Trazabilidad Completa con Docusign CLM

El Reto: Una Gestión Fragmentada que Ralentiza las Operaciones Globales

Konecta es un gigante mundial de BPO (Business Process Outsourcing) y gestión de la experiencia del cliente (CX), con más de 120.000 empleados repartidos en 26 países y operando en más de 30 idiomas. Siendo un líder en soluciones end-to-end que abarcan todo el ciclo de vida de los clientes, con una oferta omnicanal integrada y digital, la compañía está inmersa en una ambiciosa estrategia de crecimiento centrada en la IA y la transformación digital. Para dar soporte a esta envergadura y complejidad, Konecta necesitaba una plataforma de gestión contractual que ofreciera control total y eficiencia en cada geografía.

Antes de implementar Docusign CLM, Konecta se enfrentaba a una gestión contractual desorganizada e ineficiente. El proceso dependía en gran medida del correo electrónico para las revisiones, lo que impedía la trazabilidad y generaba frustración. Aunque existía un repositorio para contratos firmados, resultaba ineficiente para buscar y localizar acuerdos específicos.

El equipo de Konecta, describió el problema:

"Veníamos de una gestión de contratos complicada... era muy difícil tener una trazabilidad de la gestión de esos contratos. Teníamos miles de acuerdos, y si teníamos que buscar un contrato determinado a un cliente, nos costaba localizarlo."

La falta de un sistema centralizado impactaba directamente en la velocidad del negocio y en el cumplimiento legal. Konecta necesitaba una plataforma que no solo organizara los documentos, sino que automatizara todo el ciclo de vida contractual a escala global.

La Solución: Docusign CLM

Konecta eligió Docusign CLM por dos motivos principales: su integración perfecta con Docusign eSignature (que ya era un estándar global en la compañía) y la promesa de automatizar sus procesos de trabajo clave: contratos con clientes, proveedores y acuerdos contratos entre filiales (intercompany).

La implementación contó con el apoyo fundamental del equipo de Servicios Profesionales de Docusign. Konecta valoró especialmente esta colaboración. El equipo de Konecta, de hecho, resaltó la calidad del acompañamiento:

"La relación con el equipo de implantación de Docusign ha sido excelente. Son súper ágiles y nos han atendido siempre que lo hemos necesitado, demostrando un acoplamiento muy bueno con nuestro equipo."

Gracias a esta colaboración, Konecta pudo adaptar y personalizar Docusign CLM incluyendo funcionalidades cruciales como la priorización de tareas (o indicadores de prioridad), lo que permitió al departamento legal ajustar sus tiempos de respuesta a criterios internos.

Los Resultados: Velocidad, Control y Trazabilidad Total

La implementación de Docusign CLM ha transformado la gestión contractual de Konecta, aportando una eficiencia operativa y un control sin precedentes.

El equipo legal de Konecta logró una gestión centralizada y consiguió consolidar diferentes pasos que antes estaban dispersos. La plataforma ha permitido la automatización de los flujos de trabajo para agilizar los procesos de revisión y firma, eliminando las frustrantes cadenas de correos.

Otro beneficio fundamental es la trazabilidad completa: Konecta ahora puede hacer un seguimiento de todo lo que ocurre en el contrato, lo que permite demostrar los tiempos y las gestiones realizadas, un factor crucial para el cumplimiento normativo. Además, el registro óptimo y centralizado permite realizar búsquedas rápidas y efectivas, resolviendo por completo el problema de localización de documentos. La responsable de organización y procedimientos confirma el avance:

"Asesoría legal ahora agradece entrar en CLM y tener su panel de tareas, todo ordenado, y saber exactamente qué es lo que tienen que hacer. Hemos avanzado muchísimo en términos de tiempo."

Mirando al Futuro: Prioridad en la Expansión a 26 Países y Apoyo de la IA

El objetivo principal de Konecta para el futuro es llevar a sus 26 países a través de sus tres fases de adopción de Docusign CLM (migración, subida de contratos y flujos de trabajo completos). Esta expansión es la clave de su estrategia, ya que permitirá centralizar toda la gestión contractual y obtener visibilidad total de lo que ocurre en cada una de sus geografías.

Para acelerar este despliegue masivo, Konecta busca aprovechar las futuras capacidades de Docusign, como la subida masiva de contratos junto con la Inteligencia Artificial (IA), la extracción automática de atributos y la gestión multilingüe de documentos.

El objetivo final es claro: simplificar el trabajo del equipo global y garantizar que los 26 países operen bajo un sistema de cumplimiento y eficiencia unificado, y todo esto gracias a la plataforma de gestión del ciclo de vida de contratos de Docusign (CLM).