IKEA utiliza Docusign para agilizar la incorporación de sus trabajadores en todo el mundo

Si alguna vez has buscado una silla original para tu dormitorio, un conjunto elegante para tu habitación o las famosas albóndigas suecas, probablemente hayas pasado por IKEA.

Desde sus inicios en 1943 como un pequeño negocio de venta por correo, IKEA se ha convertido en un referente mundial en muebles funcionales y accesibles.

Pero IKEA no solo se trata de diseños innovadores; también es una empresa basada en personas y valores. Su compromiso con la sostenibilidad y la creación de un entorno de trabajo abierto y colaborativo se refleja en todas sus operaciones, incluyendo la gestión de más de 3,000 empleados en Portugal.

“En IKEA, todos somos iguales y trabajamos juntos hacia una misión compartida”, explica Joana Lopes, administradora de Personas y Cultura en IKEA Portugal. Esta misión incluye el cuidado del planeta, un valor que llevó a IKEA Portugal a replantear sus procesos de recursos humanos, tradicionalmente muy basados en papel.

Con la ayuda de Docusign, la compañía logró optimizar y digitalizar por completo el proceso de acuerdos laborales, reduciendo el desperdicio, ahorrando tiempo y ofreciendo una experiencia de incorporación fluida, todo ello cumpliendo con estrictas normativas europeas como el reglamento eIDAS sobre identificación electrónica, autenticación y servicios de confianza.Ahorrando tiempo y costos con procesos de RR. HH. sostenibles y sin complicaciones

Ahorro de tiempo y procesos más ágiles

El ahorro de tiempo ha sido igualmente significativo. Lo que antes podía tardar hasta cuatro días, ahora se completa en un promedio de dos, e incluso algunos acuerdos se firman en cuestión de minutos. Incluso en temporadas de alta contratación, como Navidad o verano, Docusign mantiene el proceso funcionando sin interrupciones.

El equipo también ha simplificado otras partes del onboarding, como la recogida de tallas para uniformes y nombres preferidos, gracias a los flujos de trabajo automatizados de Docusign. Ahora, los nuevos empleados llegan su primer día listos para empezar.

"Al tener todo lo que necesitamos, podemos enfocarnos en crear un ambiente positivo y acogedor," comenta Lopes.

Simplificando el cumplimiento legal

Gestionar una plantilla multinacional en Portugal puede ser un desafío debido a su complejo marco legal y burocrático, especialmente en lo que respecta a las transacciones digitales. Como parte de la Unión Europea, IKEA Portugal debe utilizar soluciones avanzadas como las Firmas Electrónicas Cualificadas (QES), que tienen la misma validez legal que una firma manuscrita según el reglamento eIDAS.

Esto garantiza la integridad y seguridad de los acuerdos en toda la región, al mismo tiempo que optimiza los procesos digitales.

La función de Verificación de Identidad de Docusign para la UE simplifica el cumplimiento al validar la identidad de los empleados mediante tarjetas de residencia, DNI, pasaportes (incluidos los extranjeros) y almacenar esta información clave de forma segura, conforme a los requisitos europeos.

"Con Docusign podemos mantener el cumplimiento normativo y, al mismo tiempo, simplificar nuestros procesos," explica Lopes. "Nos permite gestionar documentos de forma remota, centralizar su almacenamiento y cumplir con todas las normativas con facilidad."

Para los firmantes recurrentes, la Cartera de Identidad de Docusign almacena de forma segura los datos verificados, agilizando futuras transacciones, como formularios de baja por maternidad o paternidad, actualizaciones de estado civil o documentos fiscales. Esto facilita la gestión continua de las necesidades de RR. HH. para todos.

"Los empleados pueden guardar su firma en su Cartera y aplicarla rápida y fácilmente cada vez que la necesiten," añade Lopes.

Una solución preparada para el futuro y el crecimiento

A medida que IKEA Portugal crece, Docusign crece con ella. El equipo de Personas y Cultura ahora gestiona más de 800 documentos al año, y las soluciones digitales de Docusign se han vuelto esenciales para hacer este volumen manejable.

Al transformar un proceso de incorporación que antes era complicado en una experiencia digital fluida, Docusign ha liberado al equipo para centrarse en lo que realmente importa: integrar a los nuevos empleados en la cultura y misión de la empresa desde el primer día.

"Para nosotros, Docusign es una herramienta práctica que simplifica nuestro trabajo diario y nos ayuda a estar disponibles para todos, en cualquier lugar," concluye Lopes. "La eficiencia que ganamos con las soluciones de firma digital de Docusign nos permite dedicar más tiempo a nuestros empleados, compartir nuestra cultura y ofrecer mayor valor."