Flowserve recupera miles de horas y obtiene visibilidad global gracias a la plataforma IAM
Resultados de la solución
Productos utilizados
Dundi Thompson tiene una trayectoria probada en llevar proyectos de alto impacto hasta la meta. “Yo me encargo de los proyectos más difíciles… y los entrego en tiempo y dentro del presupuesto,” comenta Thompson, senior project manager en operaciones legales de Flowserve.
Así que cuando el fabricante global decidió transformar sus procesos de gestión de contratos, fue ella quien tomó las riendas.
Flowserve diseña las bombas, válvulas y sellos que mantienen en marcha a industrias críticas en todo el mundo. Pero durante años, sus contratos quedaban enterrados en correos electrónicos y archivadores. La falta de centralización hacía que encontrarlos y gestionarlos fuera una tarea muy complicada.
“El problema número uno era que nuestros contratos simplemente se perdían,” recuerda Thompson. “Necesitábamos saber qué acuerdos estaban activos, dónde, por cuánto tiempo… y hacérselos llegar al área legal.”
Resolver esa brecha de visibilidad fue el primer paso hacia una transformación más profunda. Con la plataforma Docusign Intelligent Agreement Management (IAM), Flowserve escaló la gestión de contratos en más de 50 países, aumentó sus márgenes en un 30% y ahorró miles de horas al año. Ahora, la IA los ayuda a avanzar aún más rápido.
CLM dio control a legal, velocidad a ventas y una única fuente de verdad para todos
El equipo de operaciones legales de Flowserve llevaba años buscando una solución de Contract Lifecycle Management (CLM), pero ninguna cumplía con los requisitos clave. Hasta que descubrieron Docusign CLM.
“Necesitábamos control de versiones, transparencia y responsabilidad absoluta con nuestros contratos,” explica Thompson. “Docusign fue el único en la industria que nos ofreció un producto completamente definido y escalable que se ajustaba a nuestras necesidades.”
Dado que los representantes de ventas iban a ser usuarios principales, la integración nativa de Docusign con Salesforce fue decisiva.
Con Docusign CLM, los representantes gestionan los contratos directamente en su CRM, mientras el área legal obtiene la visibilidad y control que necesita. Los acuerdos finales se sincronizan automáticamente en ambos sistemas, evitando confusión de versiones y facilitando la colaboración global.
“Docusign nos dio una forma sencilla de revisar documentos y hacer seguimiento de todo el proceso de negociación con terceros” comenta Thompson.
Además, la información correcta está siempre en manos del equipo correcto. Como CLM replica los perfiles de permisos de Salesforce, la información sensible sobre precios permanece protegida, sin generar trabajo administrativo extra.
Los tableros reemplazaron el seguimiento manual, ahorrando más de 4,500 horas al año
Antes de Docusign CLM, el equipo legal de Flowserve usaba hojas de cálculo para registrar el volumen de contratos. Hoy, las métricas clave se actualizan automáticamente en tableros de Power BI, dando a revisores legales, administradores y directivos una visión instantánea de cargas de trabajo y estados.
Esa visibilidad tuvo un impacto real en el negocio. “Ahorramos más de 4,500 horas al año solo con la automatización del seguimiento mediante reportes” dice Thompson.
CLM también ayudó a proteger los márgenes. En el pasado, los equipos a veces trabajaban con contratos vencidos, vendiendo sin darse cuenta a precios desactualizados. Con fechas de vencimiento visibles y alertas automáticas, ahora pueden renegociar antes de que los acuerdos expiren.
Lo que antes tomaba horas, ahora la IA lo resuelve en minutos
El equipo legal de Flowserve revisa un gran volumen de contratos de terceros, cada uno con formatos, términos y cambios distintos. Esto solía implicar un trabajo lento y manual.
Pero eso está cambiando con AI-Assisted Review, una funcionalidad impulsada por Docusign Iris, la IA detrás de la plataforma IAM.
La herramienta en documento utiliza IA para comparar el lenguaje de terceros con los manuales internos de Flowserve, resaltar desviaciones, sugerir correcciones y responder preguntas en el momento.
“Ya estamos automatizaciones más rápidos y ágiles,” afirma Thompson. “Incluso si el volumen de contratos sigue creciendo, sabemos que no necesitaremos más personal, y eso se lo atribuimos 100% a Docusign Iris.”
Navigator reunirá todos los contratos en un único lugar
El siguiente gran paso de Flowserve ya está en marcha con Docusign Navigator, un repositorio inteligente potenciado por IA. Durante años, el equipo legal buscó una manera más sencilla de encontrar contratos ejecutados, ya fueran firmados en Docusign o entregados por proveedores.
“Docusign ha escuchado a los clientes y lo convirtió en un producto,” comenta Thompson. “Un único repositorio… ¡fácilmente accesible para todos! Esto realmente mejorará mi calidad de vida y la de nuestros usuarios.”
Al reunir todos los contratos en una sola plataforma centralizada, Flowserve podrá obtener respuestas rápidas de documentos que antes eran muy difíciles de rastrear y analizar.
« Docusign lanza el producto y entra en funcionamiento cuando dicen que lo hará. Tenemos total confianza en el proceso, la implementación y el producto. ¡El verdadero reto es asegurarse de que tu equipo pueda mantener el ritmo! »
Consejo para empezar: pon tu propia casa en orden primero
Para los equipos que estén considerando su propia transformación, la experimentada project manager de Flowserve da un consejo práctico: decide qué sistemas ya existentes se integrarán con Docusign y asegúrate de que los equipos internos tengan todos los recursos necesarios y estén listos.