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85%
de los acuerdos de AstraZeneca se firman en menos de un día -
16%
de mejora porcentual en la satisfacción de sus clientes -
80%
de mejora en la estabilidad crítica del sistema
Una de las tres prioridades estratégicas de AstraZeneca es “acelerar la innovación en la ciencia”. Para una empresa biofarmacéutica que factura 23.000 millones de euros y sus 57.000 empleados, el resultado final es desarrollar mucho más rápido medicamentos bajo receta que puedan cambiar vidas. Según Dave Smoley, Chief Information Officer de AstraZeneca, conseguir llevar un producto al mercado de forma más rápida brinda a los pacientes aquellos tratamientos críticos que necesitan cuanto antes.
Según AstraZeneca, una parte clave a la hora de acelerar la innovación es el uso de la tecnología digital para “permitir nuevos conocimientos, acelerar procesos y una mejor experiencia del paciente.”
Por eso, en 2014, AstraZeneca se embarcó en una iniciativa de transformación digital, identificando procesos obsoletos dentro de la empresa que necesitaban un cambio de imagen digital. Sin embargo, para conseguir la participación y adopción en toda la empresa, AstraZeneca decidió comenzar con cambios pequeños y utilizar DocuSign eSignature para digitalizar un único proceso de adquisición crítico: obtener firmas en los formularios de solicitud de proveedores.
El éxito de este primer caso de uso llevó a la creación de un Centro de Excelencia de DocuSign que impulsó la inmensa expansión global de DocuSign eSignature en AstraZeneca a los departamentos de recursos humanos, compras y ventas.
Modernización del proceso de acuerdos
Antes de comenzar a trabajar con DocuSign, AstraZeneca necesitaba evaluar no sólo cómo eSignature podía mejorar su flujo de trabajo y ofrecer un alto retorno de la inversión, sino también si satisfacía los estrictos requisitos reglamentarios de la industria sanitaria. Para ello, AstraZeneca contó con la ayuda del programa DocuSign Customer Success Architect (CSA), así como con servicios de validación para la “Part 11”, un requisito reglamentario de la Agencia de Alimentos y Medicamentos (FDA), por parte de USDM Life Sciences, socio de DocuSign.
Tras confirmar que DocuSign cumplía con sus requisitos de seguridad, privacidad y cumplimiento, el CSA de AstraZeneca ayudó a definir un conjunto de casos de uso que ofrecerían los mejores resultados, comenzando con la digitalización de los formularios de proveedores para su departamento de compras.
Rápidamente, la empresa comenzó a ver resultados.
Al digitalizar los acuerdos de proveedores y confiar en las firmas electrónicas en lugar de en documentos con firma manuscrita, AstraZeneca redujo significativamente el tiempo necesario para completar los contratos de sus clientes. Con eSignature, el 85% de sus acuerdos ahora se firman en menos de un día, un proceso que antes llevaba días o semanas.
Y gracias a que los acuerdos se firmaron de forma más rápida y sencilla, la experiencia del cliente mejoró: la empresa vio un aumento del 16% en las puntuaciones de satisfacción de sus clientes. Según asegura Smoley, “AstraZeneca ha simplificado las operaciones clínicas, reducido los costos de desarrollo y reducido el riesgo en seguridad y cumplimiento para llevar los tratamientos al mercado de manera más rápida y eficaz.”
Expandir el uso de eSignature y garantizar el éxito a largo plazo
Tras la exitosa integración de DocuSign eSignature en su departamento de compras, AstraZeneca vio la oportunidad de replicar el éxito a toda la organización.
Para acelerar la adopción interna, AstraZeneca creó un Centro de Excelencia de DocuSign, una estructura de gestión central que gestionaría el empleo de DocuSign, capacitaría y proporcionaría acceso a los empleados, brindaría soporte para el desarrollo de nuevos casos de uso y controlaría el retorno de inversión del proyecto.
AstraZeneca también creó dos puestos nuevos: un gerente de proyecto y un gerente de servicio. El gerente de proyecto realizó la capacitación de DocuSign para obtener la certificación CSA y convertirse en un experto interno de eSignature, capaz de identificar casos de uso potenciales y ayudar con la iniciación de nuevos usuarios. Mientras tanto, el gerente de servicio se convirtió en un Gerente de Flujo de Trabajo Certificado, encargado de capacitar a otros en la organización para que ofrezcan soporte de DocuSign.
Como resultado de su esfuerzo por hacer que DocuSign eSignature sea accesible y valiosa para su gran equipo, AstraZeneca ha implementado con éxito la firma electrónica en sus equipos de RRHH y ventas, además de en compras, y continúa viendo resultados prometedores. Gracias al sólido ecosistema de socios de DocuSign y a las API flexibles, AstraZeneca puede integrar DocuSign eSignature con las inversiones tecnológicas existentes, lo que permite a la empresa mejorar la experiencia de las partes interesadas internas y externas.