Das neue Nachweisgesetz ab dem 1. August, 2022

Änderungen im Gesetz über den Nachweis der für ein Arbeitsverhältnis geltenden wesentlichen Bedingungen (Nachweisgesetz)

Mit den kommenden Änderungen des Nachweisgesetzes stellen sich einige Unternehmen die Frage, welche Anpassungen der bestehenden, internen Prozesse sie gegebenenfalls vornehmen müssen. Da das neue Gesetz am 1. August diesen Jahres in Kraft tritt, haben wir in diesem Artikel Hintergründe und Vorschläge für aktualisierte Anwendungen zusammengefasst, damit Unternehmen digitale Innovationen nach wie vor schnell umsetzen können.

Das neue Nachweisgesetz ist die Umsetzung der EU Richtlinie 2019/1152 über transparente und vorhersehbare Arbeitsbedingungen in der Europäischen Union. Der Zweck dieser Richtlinie liegt in der Verbesserung der Arbeitsbedingungen, indem dem Arbeitgeber bestimmte Informationsverpflichtungen zum Arbeitsverhältnis auferlegt werden. Arbeitgeber müssen hierbei dem Arbeitnehmer bestimmte Details zu Arbeitsbedingungen und Arbeitsdauer schriftlich mitteilen. Während die EU Richtlinie diese Mitteilungen im elektronischen und Papierformat erlaubt, überlasst sie den EU Mitgliedstaaten das Recht, die Formalitäten der Richtlinie selbst fest zu legen.

Deutschland hat traditionell eine eher strikte Position bei solchen Mitteilungen und den entsprechenden Formaten eingenommen, und hat in der Vergangenheit darauf bestanden, dass diese Nachweise lediglich in Papierform und mit händischer Unterschrift erlaubt sind. Es ist darauf hinzuweisen, dass die Mehrzahl der EU Staaten diese Mitteilungen und Unterschriften auch elektronisch und digital erlauben.

Das Nachweisgesetz ist nicht neu

Diese Anforderungen an Arbeitgeber sind jedoch nicht neu. Die EU Richtlinie ist lediglich eine Aktualisierung einer älteren Europäischen Richtlinie die mehr oder weniger dieselben Informationsanforderungen enthält. Dies bezieht sich auch auf die Verpflichtung, die Informationen schriftlich, entweder elektronisch oder auf Papier, mitzuteilen. Die bisherige Version des Nachweisgesetzes (die jetzt am 1. August 2022 ersetzt wird) hat das digitale Mitteilungsformat auch nicht zugelassen. Neu ist ab 1. August 2022 lediglich, dass die systematische Nichtbefolgung des Nachweisgesetzes nun sanktioniert wird. Die Nichteinhaltung der Nachweispflicht kann den Arbeitgeber daher nach Inkrafttreten ein Bußgeld von bis zu 2.000 Euro kosten.

Verständlicherweise hat das neue Nachweisgesetz bei Unternehmen Bedenken ausgelöst wie viel Bürokratie nun nötig ist um den Nachweisanforderungen folge zu leisten. Dazu kommt die Sorge über eventuelle Bußgelder. Die erweiterten Anforderungen beeinflussen jedoch nicht, wie Unternehmen digitales Signieren zu ihrem Vorteil nutzen können.

Arbeitsverträge können weiterhin elektronisch unterzeichnet werden

Die Verpflichtung zur schriftlichen Mitteilung der wesentlichen Aspekte des Arbeitsverhältnisses hindert Unternehmen nicht daran, Arbeitsverträge elektronisch zu unterzeichnen. Grundsätzlich ist zwischen dem Arbeitsvertrag selbst (der elektronisch geschlossen und unterschrieben werden kann), und der Informationspflicht des Nachweisgesetzes (die auf Papier und mit händischer Unterschrift des Arbeitgebers erfolgen muss) zu unterscheiden.

Die Information über detaillierte Angaben zum Arbeitsverhältnis muss nicht zeitgleich mit dem Arbeitsvertrag geschehen. Das Nachweisgesetz legt explizit fest, dass diese Mitteilung am ersten Arbeitstag geschehen muss (mit einer Verzögerung von einer Woche oder einem Monat für einige, spezielle Aspekte des Arbeitsverhältnisses). In der Realität bedeutet dies, dass der angeforderte Nachweis einfach ein Teil der Onboarding-Materialien des neuen Arbeitnehmers sein kann. Anzumerken ist auch, dass der Nachweis lediglich vom Arbeitgeber, nicht jedoch vom Arbeitnehmer, signiert werden muss.

Obwohl das neue Nachweisgesetz den Beginn des Arbeitsverhältnisses im Abgang etwas komplexer macht, sollten diese Neuregelungen nicht  so verstanden werden, dass sie digitale Signaturen beim Abschluss von Arbeitsverträgen ausschließen. Digitale Signaturen, selbstverständlich unter Berücksichtigung der relevanten deutschen Anforderungen, bleiben nach wie vor eine solides Format für die Unterzeichnung von Arbeitsverträgen.