Konecta ottimizza il Contract management globale e ottiene una tracciabilità completa con Docusign CLM

La sfida: una gestione frammentata che rallenta le operazioni globali

Konecta è un gigante globale nel BPO (Business Process Outsourcing) e nella gestione dell'esperienza del cliente (CX), con oltre 120.000 dipendenti distribuiti in 26 Paesi e operanti in più di 30 lingue. In qualità di leader nelle soluzioni end-to-end che coprono l'intero ciclo di vita del cliente con un'offerta integrata omnicanale e digitale, l'azienda è impegnata in un'ambiziosa strategia di crescita incentrata sull'IA e sulla trasformazione digitale. Per fornire assistenza su questa scala e con questa complessità, Konecta aveva bisogno di una piattaforma di Contract management che fornisse controllo ed efficienza totali in ogni regione.

Prima dell'adozione di DocuSign CLM, Konecta gestiva l'intero ciclo di vita dei contratti in modo frammentario. Il ricorso sistematico alle e-mail per le revisioni comprometteva la tracciabilità dei documenti, generando colli di bottiglia e frustrazione. Inoltre, nonostante la presenza di un archivio per i documenti firmati, la ricerca e il recupero di accordi specifici risultavano complessi e dispendiosi in termini di tempo.

Ecco come il team di Konecta ha descritto  la loro sfida.

"La nostra gestione contrattuale era inizialmente complessa e frammentata. Era quasi impossibile garantire la piena tracciabilità dei processi e, con migliaia di documenti in archivio, individuare rapidamente il contratto specifico di un cliente era diventata una vera sfida operativa."

L'assenza di un sistema centralizzato ha avuto un impatto diretto sulla velocità delle operazioni aziendali e sulla conformità legale. Konecta aveva bisogno di una piattaforma che non si limitasse a organizzare i documenti, ma automatizzasse l'intero ciclo di vita contrattuale su scala globale.

La soluzione: Docusign CLM

Konecta ha scelto Docusign CLM per due motivi principali: la sua integrazione senza soluzione di continuità con Docusign eSignature (che era già uno standard globale in azienda) e la promessa di automatizzare i suoi processi lavorativi chiave: contratti con clienti, fornitori e contratti interaziendali (intercompany).

L’apporto dei Professional Services di Docusign è stato un pilastro fondamentale del progetto. Konecta ha espresso grande soddisfazione per la collaborazione, mettendo in luce l'elevato standard qualitativo del supporto tecnico e consulenziale:

"Il rapporto con il team di implementazione di Docusign è stato eccellente". "Sono agilissimi e ci sono sempre stati accanto ogni volta che ne abbiamo avuto bisogno, dimostrando un'ottima integrazione con il nostro team".

Grazie a questa collaborazione, Konecta è riuscita ad adattare e personalizzare Docusign CLM includendo funzioni cruciali come la prioritizzazione delle attività (o gli indicatori di priorità), che ha permesso al dipartimento legale di adattare i tempi di risposta ai criteri interni.

I risultati: velocità, controllo e tracciabilità totale

L'implementazione di Docusign CLM ha trasformato il Contract management di Konecta, fornendo efficienza operativa e controllo senza precedenti.

Il team legale di Konecta ha ottenuto la gestione centralizzata ed è riuscito a consolidare diversi passaggi che in precedenza erano dispersi. La piattaforma ha abilitato l'automazione dei flussi di lavoro per semplificare i processi di revisione e il processo di apposizione della firma, eliminando frustranti catene di e-mail.

Un altro vantaggio fondamentale è la completa tracciabilità: Konecta può ora tracciare tutto ciò che accade nel contratto, dimostrando i tempi e le azioni intraprese: un fattore cruciale per la conformità normativa. Inoltre, il registro centralizzato e ottimale consente ricerche rapide ed efficienti, risolvendo completamente il problema della localizzazione dei documenti. Il responsabile dell'organizzazione e delle procedure conferma i progressi:

"L’ufficio legale beneficia ora dell'accesso a DocuSign CLM e a una dashboard operativa perfettamente strutturata, che permette di monitorare con precisione ogni attività. Grazie a questa visibilità, abbiamo riscontrato un notevole risparmio di tempo e un aumento dell'efficienza nei flussi di lavoro."

Uno sguardo al futuro: priorità all'espansione a 26 Paesi e al supporto dell'IA

L'obiettivo principale di Konecta per il futuro è guidare i suoi 26 Paesi attraverso le tre fasi dell'adozione di Docusign CLM (migrazione, caricamento dei contratti e flussi di lavoro completi). Questa espansione è la chiave della loro strategia, in quanto consentirà di centralizzare completamente il Contract management e ottenere la piena visibilità di ciò che accade in ciascuna regione.

Per accelerare questa distribuzione di massa, Konecta mira a sfruttare le future capacità di Docusign, come caricare contratti in blocco insieme a Intelligenza Artificiale (IA), estrazione automatica degli attributi e gestione di documenti multilingue.

L'obiettivo finale è chiaro: semplificare il lavoro del team globale e garantire che tutti i 26 Paesi operino con un sistema unificato di conformità ed efficienza, grazie a Docusign CLM.