応募者・候補者向けプライバシー通知

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2022年3月29日

目的

当社では、プライバシーの保護が重要であると考えています。本文書は、DocuSign, Inc.およびその関連会社（以下、「当社」）が、当社における求人の応募者および／または候補者（以下総称して、「あなた」）に関する個人情報の収集、使用、保存、またはその他の処理を行う方法について定めるものであり、あなたが当社のキャリア関連ウェブサイト（例：https://www.docusign.com/company/careers）にアクセスし、または使用する場合、当社が個人情報を提供する相手先、ならびにあなたに付与される権利についても記載されています。

本プライバシー通知（以下、「本通知」は、あなたが消費者としてDocuSignの製品またはサービスを使用する場合や、あなたが使用する可能性がある第三者のウェブサイトおよびアプリ（当社ウェブサイトにリンクが記載されたものを含む）には適用されません。詳細については、当社ウェブサイトのプライバシー通知（https://www.docusign.com/ja-jp/company/privacy-policyを参照してください。リンクをクリックする前に、第三者ウェブサイトおよびアプリの利用規約やプライバシーポリシーをご確認ください。

当社が個人情報を収集、使用、保存、または処理する方法や、プライバシー権についての理解を深めるために、本通知をよくお読みください。本通知の特定の項目について詳しい内容をご覧になりたい場合は、以下の各セクションをご参照ください。

個人情報の収集
個人情報の使用
個人情報の共有
個人情報の保持
選択肢
プライバシー権
個人情報の保護について
本プライバシー通知の変更
お問い合わせ先
特定の国における求人の応募者および／または候補者に対する補足のプライバシー開示

1. 個人情報の収集

当社は、適用法に基づき、求人を募集し、求職者および／または候補者を採用する目的で、あなたの個人情報を処理します。

当社が収集する個人情報 当社は、適用法に基づき、応募および採用プロセスを通じて、以下のカテゴリーに含まれる個人情報を収集する場合があります。

個人識別情報および連絡先情報 これには、氏名、生年月日、電子メールアドレス、送付先住所、電話番号、顔写真、職場および私的な照会先および連絡先情報、受取人および緊急時の連絡先情報、ならびに類似の連絡先情報を含みます。
国民ID番号および就労資格情報 これには、国民ID番号、社会保障番号、社会保険番号、政府識別番号（例：CPF、RG、CNH）、出生した国・地域・都市、国籍、市民権の状態、ビザの状態、在留資格および就労許可の状態、入国情報が含まれます。
人口統計に関する情報 これには、年齢、収入、婚姻／市民パートナーシップの状態、ジェンダー、および兵役の有無が含まれます。
職歴および身元調査情報 これには、履歴書、CV、職歴、専門職の経歴に加えて、適用法で許容され、適切な場合においては、ソーシャルメディアプラットフォームに関連する情報（例：ソーシャルメディアのハンドル名）や、プロフェッショナルネットワーキングサイトに関連する情報（例：LinkedInのプロフィール）、信用履歴、犯罪歴、および身元調査において得られた他の情報が含まれます。
教育に関する情報 これには、学歴、取得学位、資格、認定、スキルが含まれます。
機密性の高い個人情報 Cこれには、当社があなたから同意を得たか、かかるデータの収集が適用法により許可されている、人種および民族的出自、宗教的信条、労働組合の加入、および医療／健康に関する情報（障がいの状態を含む）に関連した取扱いに特に注意を要する情報（要配慮個人情報）が含まれます。
敷地内の監視 当社はさらに、現地の法律および社内方針の要件に基づき、ビデオ監視システム（例：閉回路テレビシステム（「CCTV」））およびセキュリティ保護のためのバッジスキャンにより、当社のオフィスならびにその他の職場施設を監視します。CCTVを通じて画像および動画をキャプチャーする場所は主に、オフィスの出入口、エレベーターのロビー、高価な機器が設置された部屋（例：サーバー室）、および機密性が高い資産を含むか、盗難リスクが高いその他の一部のエリアが含まれます。
その他の情報 求人への応募に関連して自発的に当社に提出するその他の情報（例：過去の報酬）を指し、ウェブフォーム、面接、またはその他の評価等を通じて提供した情報を含みます。

この種の個人情報についてあなたが選択しうる主な選択肢は、DocuSignに対して求人の応募書類を提供しないなど、単に提供しないことです。あなたが取りうる他の選択肢については、本通知のセクション5（選択肢）を参照してください。

当社が他の情報源から収集する個人情報 当社は、適用法に従い、以下をはじめとする他の情報源からあなたの個人情報を収集する場合があります。

第三者の情報源 第三者の情報源には、雇用審査会社、身元調査会社、人材紹介サービス、サービスプロバイダー、過去の雇用主および／または学校・教育機関、ウェブサイトまたはソーシャルメディア上の公開情報（例：採用目的に合致しており、適用法で許容される場合において、LinkedInを通じて応募する場合）、ならびにあなたの個人情報を当社に提供することが法律で許容されている他の組織が含まれます。例えば、あなたが採用候補先からの連絡を受けるために他のウェブサイトに登録する場合、かかるウェブサイトは当社にあなたの個人情報を提供する場合があります。
紹介者 当社は、他の人物からあなたの個人情報を受領する場合があります。例えば、あなたの友人が、あなたはDocuSignでの職務に関心があると考える場合、その友人はあなたの連絡先情報や履歴書を当社に提供することができます。
別の情報源から入手した個人情報との結合 当社は、様々な情報源から取得した個人情報と、あなたから提供された個人情報を結合させた上で、本通知の規定に基づき使用する場合があります。

2. 個人情報の使用

当社は、一般に、および適用法に基づき、以下に挙げる業務上の目的のためにあなたの個人情報を使用します。

求人に対する応募を処理するため。
あなたと当社との関係を管理するため（例：面接を管理し、あなたとの連絡を行い、必要な情報を提供する）。
採用プロセスにおいて、応募者を追跡するため。
適切な求人案件が発生した場合に、あなたまたはあなたを代理する他の者に連絡するため（電子メールを含む）。
あなたの承認に基づき、紹介者に問い合わせるため。
あなたの承認に基づき、身元調査を実施するため。
採用、雇用プロセスにおいてあなたを評価するため。これには、DocuSignの求人に対するあなたの適格性を審査することも含みます。
現在または将来の求人案件につき、あなたを評価するため。これには、該当する求人要件と、あなたのスキルや関心をマッチングさせることを含みます。
求人に対する応募者および／または候補者を理解するための社内分析を実施し、当社における採用プロセスの質を向上させるため。これには、当社における多様性および平等な雇用機会の提供に関する取り組みも含みます。
法的な義務を遵守するため（例：安全衛生に関する法律、差別禁止に関する法律）。
求人の応募者および／または候補者におけるライフサイクルのトレンドを分析するため。これには、集計され、匿名化された形式によるレポートの作成も含みます。

その他の使用 当社は、リサーチおよびリクルーティングといった目的において、特定の個人を識別することを制限または妨げるするために情報を結合し（「集計」）、または一部の情報を削除（「匿名化」）する場合があります。このように、該当するデータ保護法に基づき個人情報とは見なされなくなるように集計され、匿名化された情報は、本通知の対象に含まれません。

個人情報処理の法的根拠 適用法において処理に対する法的な根拠が求められる場合、本通知において記載された当社における個人情報の収集および使用に対する法的な根拠は、関係する個人情報の種類や、当社がかかる情報を収集または使用する具体的な状況により異なります。お住まいの法域により、本文書で列挙した法的根拠以外にも、あなたの個人情報に対する処理に対して適用されるその他の法的根拠が存在する場合があります。

当社が通常、あなたまたはその他の者から個人情報を収集し、かかる情報を使用するのは、かかる処理が当社の正当な利益に合致し、データ保護に関するあなたの利益または基本権および自由よりも優先される場合（例：あなたとの連絡のため、あなたの応募を評価するため、採用プロセスを効率的かつ公平に管理するため）であり、あるいは、該当する場合については、特定の目的のための処理につきあなたの同意を得られた場合です。当社は場合により、個人情報を収集または保持する法律上の義務を負う場合（例：適用される雇用および労使協議会に関する法令を遵守するため）や、あなたまたは他の人物の重大な利益を保護するために当該の個人情報が必要とされる場合があります。

当社は、あなたに関する機密性が高い個人情報を処理する際に、上記に挙げた機密性が高い個人情報の処理に対する合法的な根拠のうち1つまたは複数に該当することを確認します。これには、雇用法に基づく当社の義務を履行するためにかかる情報処理が必要な場合、あなたが公表しているデータを処理する場合（例：あなたが当社に、あなたが病気を持つことを伝える場合）、および、法的請求を設定し、申し立て、またはかかる請求から当社を防御するために処理が必要である場合が含まれます。

当社があなたの個人情報の収集、使用、保存、またはその他の処理を行う場合の法的根拠について質問がある場合、または詳細情報が必要な場合は、本通知のセクション9に記載した問い合わせ先を参照して問い合わせてください。

3. 個人情報の共有

あなたの同意（必要な場合）を含む適用法に従い、当社は以下の相手先に個人情報を提供する場合があります（該当する場合）。

社内あなたの個人情報は、採用・雇用プロセスに関与する当社の人員、人事部、採用またはその他の正当なビジネス目的を実行する第三者に開示される場合があります。
サービスプロバイダー 当社は、採用、人材の獲得および管理、テクノロジー関連サービス、身元調査（適用法で許容される場合）、および職歴調査を含むがこれらに限らない業務サービスの提供に関連するサービスプロバイダーに対し、あなたの個人情報を提供する場合があります。当社は、個人情報に対する安全保護および適切な使用を実現するために、当社サービスプロバイダーとの間で契約を締結しています。
関連会社 当社は、採用活動、求人の応募者および／または候補者に対する評価、リソース計画、人材および採用、ならびにその他の正当なビジネス目的（人材管理および全般的な業務の管理運営等）を目的として、DocuSign, Inc.と共同の所有または管理下に置かれた関連会社との間で、あなたの個人情報を共有する場合があります。
人材紹介サービス企業 当社は、あなたが個人情報を提供した人材紹介サービス企業との間であなたの個人情報を共有したり、あなたの個人情報を人材紹介サービス企業に公開する場合があります。
雇用主、所属先、またはリファレンスチェック あなたがDocuSignの求人に応募する際に、当社は、あなたの過去または現在の雇用主に問い合わせ、あなたの職歴または推薦状を確認するために、個人情報を提供することが必要な場合があります。
公的機関または政府機関 当社は、当社に対する法的義務や規制、契約を遵守するため、あるいは、裁判所命令、行政手続、または訴訟手続（当社が法律により対応することが要求される召喚状、政府当局による監査、捜査令状等）に対応するために、個人情報を提供する場合があります。当社はさらに、特定人物の身体的な安全に脅威がある場合、DocuSignの方針またはその他の契約に対する違反が発生した場合、当社の従業員、ユーザー、または一般大衆を含む第三者の法律上の権利を保護するために、個人情報を提供する場合があります。
企業取引 当社の事業、資産、または株式の全部または一部を対象とする再編成、売却、合併、統合、合弁事業、譲渡、移転、その他の処分の提案または実行（破産または類似の手続による場合も含む）が発生した場合、またはそれらに対するデューデリジェンスの一環として、当該の第三者に対して個人情報を開示もしくは移転する場合があります。当社は、かかる企業取引が発生する場合、個人情報の管理権に対する変更と、個人情報に関する選択肢についてお知らせします。
同意当社は、ご本人からの要請に応じて、または同意を得た場合に、上記以外の方法で個人情報を共有する場合があります。

4. 個人情報の保持

当社は、あなたの個人情報を処理する目的のために必要な期間のみ、あなたの個人情報を保存します。当社が個人情報を保持する期間は、当社が、当社の記録保持方針および／または情報取扱基準の規定に基づき、情報を収集、使用する目的および／または適用法を遵守するために必要な要件により、異なります。つまり、当社は一般に、データの保持期間に関する制限または法定期間を遵守するために、あなたの情報を保持します。例えば、あなたがDocuSignでの雇用をオファーされ、受諾する場合、当社は一部の情報をあなたの人事ファイルにおいて保持します。あなたが応募した求人に採用されなかった場合や、採用オファーを拒否した場合、当社は、一部の国においては6カ月が経過した段階であなたのデータを消去します。ただし、将来における求人の機会のために、あなたが当社に対して個人情報をより長期に保持することを許可する場合はこの限りではありません。削除または匿名化を妨げる技術上の制限がある場合、当社は個人情報を保護し、その積極的な使用を制限します。

5. 選択肢

本セクションでは、個人情報の収集、使用、保管、またはその他の処理の内容を変更または制限するために実行しうる多くのアクションについて説明します。

応募フォーム あなたは、あなたの応募フォームにアクセスし、確認することができます。不正確または不完全な個人情報が含まれている場合は、 hr@docusign.comに電子メールで連絡して、訂正することができます。応募した求人に採用されなかったか、採用オファーを拒否した場合、当社は、適切なその他の求人が発生する場合に備えてあなたの情報を保持します。この情報の保持をオプトアウトしたい場合は、DocuSignプライバシー申請ポータルからご連絡ください。
採用活動に関する電子メール 当社から送信される（取引とは無関係の）求人用電子メールにつき、配信を停止したい場合は、当該電子メールに記載された配信停止用のリンクをクリックしてください。当社は、配信停止の意思を確認するため、1件の確認メールを送信する場合がありますのでご了承ください。
苦情当社は、あなたのプライバシーや、あなたの個人情報に対する当社による収集、使用、保存、またはその他の処理に関する正当な苦情の解決に全力で取り組んでいます。当社におけるデータの使用慣行や、本通知に関する質問や苦情については、 DocuSignプライバシー申請ポータルからお寄せください。

6. プライバシー権

あなたは、以下に詳細を説明するとおり、適用法に基づき、あなたの個人情報に対して特定の権利を持ちます。これらの権利を行使したい場合は、 DocuSignプライバシー申請ポータルからご連絡ください。

当社があなたについて保持している個人情報（当社がなぜ当該の情報を処理するかについての詳細を含む）にアクセスすることができます。
あなたに関する個人情報のうち、不正確、不完全、または最新でない情報につき、訂正する 権利を持ちます。
特定の状況において、当社に対し、あなたの個人情報を削除するように請求したり、あなたの個人情報に対する当社の使用に対して異議を唱えたり、あるいはその範囲を制限するように要求したり、あるいはあなたの個人情報を他のデータ管理者に対して書き出すように請求することができます。
あなたの同意に基づきあなたの個人情報を当社が処理する場合、あなたは、かかる同意を随時撤回する権利を持ちます。これは、同意を撤回する前の処理の適法性には影響しません。あなたは常に、当社が採用活動のためにあなたの個人情報を使用することを停止するように請求することができます。選択肢の詳細については、本通知のセクション5（選択肢）を参照してください。
苦情に対する当社の対応に満足できない場合は、随時、現地のデータ保護当局に対して質問または苦情を提起する権利があります。

上記に挙げた権利を行使するための請求を行う場合、当社は、身元確認の目的で、特定の情報の提供をお願いします。あなたは、代理人があなたに代わって当社に要請を行うことを許可することができ、その場合、当社は、あなたから確認を求めるか、またはあなたの代理として行動する代理人の権限を確立する文書を求めるかのいずれかにより、あなたの代理人または権限のある法定代理人の身元を確認します。

これらの権利を行使したい場合は、DocuSignプライバシー申請ポータルからご連絡ください。

米国および第三国への移転 当社は、適用法に基づき、あなたが居住する法域外に個人情報を移転する場合があり、これにはさらなる処理を行う場合も含まれます。DocuSignでは、欧州経済領域および／または英国（「EEA」）からEEA外のDocuSign拠点への個人情報の移転を円滑化するために、拘束的企業準則を導入しています。DocuSignグループ以外に対する個人情報の移転は、相手先の組織が当社の拘束的企業準則に基づく基準を遵守することに同意している場合、または、データ保護法に基づくその他の正当なデータ移転メカニズムを導入している場合のみに実行されます。当社の拘束的企業準則は、https://www.docusign.com/trust/privacy/bcrc-csb-code（英語）から確認できます。

7. 個人情報の保護について

当社では、不正使用や、偶発的であるか違法であるか未許可である破壊、損失、変更、開示、取得、またはアクセス、およびその他あらゆる形式による違法の処理から個人情報を保護するために、適切な技術的、物理的、組織的な対策を講じています。当社では、かかる保護のために、情報セキュリティ管理システムと、個人情報を保護するためのサブ方針およびガイドラインを策定、導入しています。一例として、当社の人員は、機密保持の義務に基づき、当該のビジネス目的（複数の場合あり）を達成し、自らの職務を遂行するために必要である限りにおいて、求人に対する応募者および／または候補者の個人情報にアクセスすることが許可されています。

8. 本プライバシー通知の変更

本通知は、潜在的な雇用契約を構成せず、当社は内容を随時変更する場合があります。当社は、本通知に対する変更を本ページにおいて公表します。本通知の変更履歴については、本ページの上部に更新日が表示されています。

9. お問い合わせ先

当社における個人情報の使用または本通知に関する質問や苦情は、次の宛先にメールまたは郵便にてご連絡ください（メール： privacy@docusign.com 、郵送：DocuSign, Inc., Attention: Privacy Team, 221 Main Street, Suite 1550, San Francisco, CA 94105）。

EEA内の応募者および／または候補者については、応募先のDocuSign事業体があなたの個人情報のデータ管理者となりますが、その場合も、質問や苦情をprivacy@docusign.comに直接お送りいただくことは可能です。

10. 特定の国における求人の応募者および／または候補者に対する補足のプライバシー開示

以下のいずれかの国にお住まいの場合、以下のプライバシー通知も個人情報の処理に適用されます。以下の国別の規定と、上記の内容の間に矛盾がある場合、かかる矛盾に対しては以下の規定が優先されます。

採用および雇用プロセスにおいてあなたが承認された場合、あなたの個人情報に対する処理に対してはDocuSignの従業員向けプライバシーポリシーが完全に適用される点に注意してください。本文書と従業員向けプライバシーポリシーとの間に矛盾がある場合は、後者が優先するものとします。

オーストラリア

米国および第三国への移転・開示 当社は、以下の国々に所在する受領者に個人情報を移転または開示する場合があります。オーストラリア、ブラジル、カナダ、ドイツ、米国、フランス、英国、メキシコ、シンガポール、アイルランド、エジプト、イスラエル、インド、日本、コスタリカ、ノルウェー、フィリピン、スウェーデン、スペイン、ウルグアイ、ジョージア。
個人情報の保護について あなたの個人情報は、オーストラリア、米国、EU、および／またはカナダにおいて保存される可能性があります。
お問い合わせ先 当社におけるオーストラリア法の遵守につき苦情を申し立てたい場合は、上記のいずれかの宛先へご連絡ください。当社は苦情の内容について合理的な手段で調査し、合理的な期間内に対応します。

ブラジル

目的ブラジルにお住まいの応募者および／または候補者に対するデータ管理者はDocuSign Brasil Participações Ltda（住所：Rua Gomes de Carvalho, 1306 6º andar, Cj. 61 Vila Olímpia, São Paulo – SP, CEP: 04547-005 Brazil、法人登録番号：35.228.557.541）です。
個人情報の使用 当社があなたに関する機密性の高い個人情報を処理する場合、当社は、機密性の高い個人情報を処理する法的根拠の1つまたは複数が適用されることを確認します。かかる法的根拠の例としては、契約に基づく当社の権利や、司法、行政、および仲裁の手続における当社の権利を行使する目的で必要な処理を行うことが含まれます。
プライバシー権 上記の権利に加えて、ブラジルに居住する求人応募者および／または候補者は、以下を行う権利を持ちます。
- 処理の有無を確認する。
- 不正確または不完全な情報、最新でない情報を訂正する。
- 一部の場合において、あなたの個人情報の使用に異議を唱え、あなたのデータに対する匿名化、ブロック、または削除を要求し、あるいはあなたの個人情報を他のデータ管理者に書き出すことを要求する。
- 当社があなたの個人情報を共有する相手先組織に関する情報を入手する。

フランス

目的フランスに居住する求人応募者および／または候補者に対するデータ管理者はDocuSign France SAS（住所：Immeuble Central Park, 9-15 rue Maurice Mallet, 92130 Issy-les-Moulineaux, France）です。
プライバシー権
- あなたは、法的な根拠に基づき、あなたの個人情報の処理に異議を唱える権利を有します。ただし、当社が法的義務に従って個人情報を処理する義務を負う場合、または法令の規定の禁止に基づき、この要求を満たすことができない場合は、この限りではありません。
- 特定の条件下では、死亡後の個人情報の保管、消去、または共有について当社に指示する権利を有します。詳細については、当社にお問い合わせください。
- また、かかる苦情に対する当社の対応に満足できない場合、フランスの監督当局（Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés（「CNIL」））に対して随時、質問や苦情を提起する権利を持ちます。CNILに対しては、郵送（送付先住所：3 Place de Fontenoy, 75007 Paris, France）または電話（電話番号：+33 1 53 73 22 22）で問い合わせてください。
- 上記に挙げたプライバシー権を行使するための申請を行う場合、当社はあなたの身元を確認するために合理的な手段を講じます。あなたは、あなたの代理として当社に申請する代理人に対して権限を付与することができます。代理人を選定する場合、当社は、代理人または権限が付与された法的代理人の身元を確認すると共に、ご自身の身元を証明できる文書の提出を求めます。当社は、かかる代理人があなたの代理として行動する権限を証明する文書において、かかる権限付与の具体的な期間と目的が記載されており、当社が送付する情報の受領者としてあなたの代理人が権限を持つことを確認できる場合のみ、申請に対応することができます。

イスラエル

個人情報の収集 法律では、セクション1に記載された個人情報を当社に提供することは義務付けられていません。
米国および第三国への移転 当社は、さらなる処理のために、あなたの個人情報をあなたが居住する法域外に移転する場合があります。居住する法域において、個人情報を他の法域に移転する際に本人の同意が必要である場合、DocuSignでの求人に対する応募書類を提出することで、かかる移転に対する明示的かつ明確な同意を当社に提供するものとします。

フィリピン

お問い合わせ先 当社における個人情報の処理または本通知に関する質問や苦情は、Doug Luftman（チーフプライバシーオフィサー）までお問い合わせください（メール：privacy@docusign.com、電話番号：+1 877 720 2040、郵送：DocuSign, Inc., Attention: Chief Privacy Officer, Legal Department, 221 Main Street, Suite 1550, San Francisco, CA 94105）。