PROGRAMMA DI SERVIZIO per DOCUSIGN SIGNATURE
Data di revisione del Programma di Servizio: 1 agosto 2019. Salvo diversamente indicato nel presente Programma di Servizio, i termini in maiuscolo hanno il significato loro attribuito nell’Accordo.
1. DEFINIZIONI
“DocuSign Signature” indica il servizio DocuSign di firma elettronica on-demand, che fornisce display online, consegna certificata, riconoscimento, firma elettronica e servizi di archiviazione per documenti elettronici via Internet.
“Busta” indica una registrazione elettronica contenente uno o più documenti elettronici composti da una singola pagina o da un gruppo di pagine di dati caricati sul Sistema.
“Firmatario” indica una persona designata da un Utente autorizzato ad accedere e/o ad agire sui Documenti elettronici inviati a tale persona tramite DocuSign Signature.
“Sistema” si riferisce ai sistemi e ai programmi software, alle strutture di comunicazione e di rete e all’hardware e alle apparecchiature utilizzati da DocuSign o dai suoi agenti per rendere disponibile il servizio DocuSign Signature tramite Internet.
“Dati di transazione” indica i metadati associati a una Busta (come la cronologia delle transazioni, il valore hash dell’immagine, il metodo e l’ora di eliminazione della Busta, i nomi del mittente e del destinatario, gli indirizzi e-mail e gli ID della firma) che DocuSign può utilizzare per generare e mantenere l’audit trail digitale richiesto da DocuSign Signature.
2. ULTERIORI LIMITAZIONI DI UTILIZZO E RESPONSABILITÀ DEL CLIENTE
2.1 La fornitura di DocuSign Signature da parte di DocuSign è subordinata al riconoscimento e all’accettazione da parte del Cliente di quanto segue:
(a) DocuSign Signature facilita l’esecuzione di documenti elettronici tra le parti di tali documenti elettronici. Nulla di quanto contenuto nel presente Programma di Servizio può essere interpretato in modo da rendere DocuSign parte di qualsiasi documento elettronico elaborato tramite DocuSign Signature, e DocuSign non rilascia alcuna dichiarazione o garanzia in merito alle transazioni che si intende effettuare tramite qualsiasi documento elettronico;
(b) Per quanto riguarda i rapporti tra DocuSign e il Cliente, il Cliente ha il controllo esclusivo e la responsabilità del contenuto, della qualità e del formato di qualsiasi documento elettronico. Fatto salvo quanto sopra, tutti i Documenti elettronici, insieme a tutti i messaggi inclusi in una Busta, archiviati da DocuSign sul Sistema, sono conservati in forma criptata, e DocuSign non ha alcun controllo o accesso ai loro contenuti se non nella misura in cui l’accesso sia richiesto per iscritto e reso disponibile dal Cliente a DocuSign;
(c) Alcuni tipi di accordi e documenti possono essere esclusi dalle leggi sulla firma elettronica (ad es. testamenti e accordi relativi al diritto di famiglia) o possono essere soggetti a normative specifiche promulgate da varie agenzie governative in merito a firme elettroniche e registrazioni elettroniche. DocuSign non è responsabile di determinare se un particolare documento elettronico sia soggetto a un’eccezione alle leggi applicabili in materia di firma elettronica, se sia soggetto a speciali promulgazioni di agenzie o se possa essere legalmente perfezionato mediante firme elettroniche;
(d) DocuSign non è responsabile di determinare per quanto tempo eventuali contratti, documenti e altre registrazioni devono essere conservati o archiviati ai sensi di leggi, regolamenti o procedimenti legali o amministrativi applicabili. Inoltre, DocuSign non è responsabile per la produzione di documenti elettronici o altri documenti del Cliente a terzi;
(e) Determinate leggi o normative in materia di tutela dei consumatori o simili possono imporre requisiti speciali in relazione alle transazioni elettroniche che coinvolgono uno o più “consumatori”, come ad esempio (tra gli altri) i requisiti che il consumatore acconsenta al metodo di contrattazione e/o che il consumatore riceva una copia, o l’accesso a una copia, di un documento cartaceo o altra documentazione scritta non elettronica della transazione. DocuSign non provvede a e non è responsabile di: (i) determinare se una particolare transazione coinvolge un “consumatore”; (ii) fornire o ottenere tali consensi o determinare se tali consensi sono stati revocati; (iii) fornire informazioni o divulgazioni in relazione a qualsiasi tentativo di ottenere tali consensi; (iv) fornire una revisione legale di, o aggiornare o correggere qualsiasi informazione o divulgazione attualmente o precedentemente fornita; (v) fornire tali copie o accessi, fatta eccezione per quanto espressamente previsto nella Documentazione per tutte le transazioni, al consumatore o altrimenti; o (vi) rispettare i requisiti speciali;
(f) il Cliente si impegna a determinare se un “consumatore” è coinvolto in qualsiasi documento elettronico presentato dai suoi Utenti autorizzati per il trattamento e, in tal caso, a rispettare tutti i requisiti imposti dalla legge su tali documenti elettronici o sulla loro formazione;
(g) il Cliente conviene che il proprio Amministratore dell’Account assegnato ha l’autorità di fornire a DocuSign tutte le autorizzazioni, le richieste o i consensi necessari per conto del Cliente in relazione all’Account del Cliente; e
(h) Il Cliente conviene di essere l’unico responsabile dell’accuratezza e dell’adeguatezza delle istruzioni impartite da lui e dal suo personale a DocuSign in relazione ai Servizi, incluse, a titolo esemplificativo, le istruzioni tramite il suo Account come effettuate dall’Amministratore dell’Account assegnato.
3. CONSERVAZIONE E CANCELLAZIONE DI DOCUMENTI ELETTRONICI
3.1 Durante il Periodo di Validità. Il Cliente può recuperare in qualsiasi momento le copie elettroniche dei suoi documenti elettronici archiviati mentre il presente Programma di servizio è in vigore senza costi aggiuntivi. Per impostazione predefinita, DocuSign conserverà tutti i Documenti elettronici compilati inviati dal Cliente durante il Periodo di validità. Tuttavia, la Società ha la possibilità, tramite il proprio Amministratore dell’Account, di modificare le impostazioni del proprio Account per disporre l’eliminazione di tutti o di alcuni Documenti elettronici designati in una data precedente o a intervalli periodici. Qualora il Cliente non riesca a recuperare i propri documenti elettronici prima della scadenza o della risoluzione del Programma di Servizio, il Cliente potrà richiedere, non oltre novanta (90) giorni dopo tale scadenza o risoluzione, che DocuSign fornisca Servizi Professionali per assistere nel recupero dei Documenti elettronici completati ancora presenti nel Sistema, i dettagli dei Servizi Professionali saranno indicati in un SOW. Decorso tale periodo di novanta (90) giorni, DocuSign non avrà alcun obbligo di mantenere o fornire Documenti elettronici e DocuSign avrà il diritto di eliminare tutti i Documenti elettronici nel Sistema o altrimenti in suo possesso o sotto il suo controllo ed eliminare l’Account del Cliente.
3.2 DocuSign può conservare i Dati di transazione per tutto il tempo in cui ha uno scopo aziendale a riguardo, fermo restando che tutti i Dati di transazione che costituiscono Informazioni riservate del Cliente manterranno sempre tale stato, e DocuSign rispetterà i propri obblighi di riservatezza come previsto nell’Accordo.
4. SICUREZZA DELLE INFORMAZIONI E TRATTAMENTO DEI DATI
4.1 Sicurezza. DocuSign utilizzerà misure tecniche e organizzative commercialmente ragionevoli progettate per prevenire l’accesso, l’uso, l’alterazione o la divulgazione illeciti o non autorizzati dei Dati del Cliente in conformità alle disposizioni dell’Allegato sulla Sicurezza per i Servizi DocuSign disponibile all’indirizzo: https://www.docusign.com/it-it/legale/termini-e-condizioni/scheda-firma-elettronica-docusign/allegato-informazioni-sulla-sicurezza/.
4.2 Archiviazione/Trasferimento dei dati. Se il Cliente o l’Affiliata del Cliente ha sede nel Regno Unito, in uno Stato membro dello Spazio economico europeo o in Svizzera, l’Allegato sulla protezione dei dati per i Servizi DocuSign disponibile all’indirizzo: https://www.docusign.com/it-it/legale/termini-e-condizioni/scheda-firma-elettronica-docusign/allegato-protezione-dei-dati/, si applica al trattamento di qualsiasi dato personale (come definito nel Regolamento generale sulla protezione dei dati).
5. PIANI DI ABBONAMENTO E TARIFFE. DocuSign Signature è resa disponibile sulla base di un abbonamento prepagato, soggetto alle restrizioni stabilite nel Modulo d’ordine applicabile.
5.1 “Postazioni assegnate” indica il numero massimo di Utenti Autorizzati (“Postazioni”) che il Cliente potrà avere attivo nel proprio Account come assegnato dall’Amministratore dell’Account del Cliente. Ai fini della determinazione dell’utilizzo delle Postazioni:
(a) Il numero di Postazioni in uso è determinato dal numero totale di Utenti Autorizzati registrati nell’Account del Cliente con accesso a DocuSign Signature in qualsiasi momento durante il Periodo di validità.
(b) Non è consentito a due persone di accedere o utilizzare DocuSign Signature come stesso Utente Autorizzato, ma il Cliente tramite il suo Amministratore dell’Account può annullare la registrazione o disattivare gli Utenti Autorizzati e sostituirli con altri Utenti Autorizzati senza penalità, a condizione che il numero di Utenti Autorizzati attivi registrati in qualsiasi momento non superi il numero di Postazioni acquistate.
5.2 Per “Buste Assegnate” si intende il numero cumulativo di Buste che possono essere inviate dagli Utenti autorizzati registrati nell’Account del Cliente. Non vi è alcun limite individuale al numero di Buste che possono essere inviate da ciascun Utente autorizzato, a condizione che il volume totale inviato da tutti gli Utenti autorizzati non superi le Buste Assegnate. Ai fini del calcolo dell’utilizzo della Busta:
(a) Una Busta viene utilizzata quando inviata da un Utente autorizzato, indipendentemente dal fatto che la Busta sia stata ricevuta da qualsiasi destinatario o se i destinatari abbiano eseguito azioni su qualsiasi documento elettronico nella Busta;
(b) L’utilizzo di un Powerform sarà applicato rispetto alle Buste Assegnate. Un Powerform sarà considerato consumato nel momento in cui qualsiasi utente vi accede, indipendentemente dal fatto che qualsiasi azione venga successivamente eseguita su tale Busta. “Powerform” indica una Busta che può essere accessibile e completata accedendo a un collegamento ipertestuale (ovvero che non deve essere inviata singolarmente a ciascun destinatario);
(c) Una Busta inviata tramite invio in blocco o invio automatico in batch, incluso tramite un’API DocuSign, sarà applicata rispetto alle Buste Assegnate.
5.3 Calcolo delle Buste Assegnate. Se non diversamente indicato nel Modulo d’Ordine, le Buste Assegnate per ogni periodo di dodici (12) mesi durante il Periodo di validità dell’Ordine sono calcolate moltiplicando le Postazioni assegnate per cento (100) Buste. Ad esempio, un abbonamento di tre (3) anni per dieci (10) Postazioni comporterebbe un numero di Buste Assegnate pari a mille (1000) Buste all’anno. Le Buste Assegnate possono essere aumentate acquistando ulteriori Postazioni (ciascuna delle quali fornisce ulteriori cento (100) Buste se non diversamente indicato nel Modulo d’ordine) o ulteriori batch di buste, in base ad un Modulo d’Ordine.
5.4 Eccedenza
(a) Postazioni. Se il Cliente tramite il suo Amministratore dell’Account aggiunge un numero di Utenti Autorizzati superiore all’importo consentito in base alle Postazioni assegnate, il Cliente con la presente accetta che gli addebiti aggiuntivi di una Postazione per ogni Utente Autorizzato aggiuntivo per il resto del Periodo di Validità dell’Ordine diventino immediatamente esigibili e pagabili. Le Postazioni aggiuntive saranno addebitate come parte proporzionale (calcolata in base al tempo rimanente nel Periodo di Validità dell’Ordine) del prezzo di listino corrente per le Postazioni secondo il tipo di abbonamento applicabile, o qualsiasi altro importo specificato nel Modulo d’Ordine, e includeranno un’allocazione proporzionale delle Buste.
(b) Buste. Il Cliente conviene che tutte le Buste inviate in eccesso rispetto alle Buste Assegnate durante il Periodo di Validità saranno soggette a un costo di eccedenza per Busta al prezzo di listino corrente per il tipo di abbonamento applicabile, o a un importo diverso specificato nel Modulo d’Ordine. I costi di eccedenza delle Buste saranno fatturati mensilmente in via posticipata.
5.5 Funzionalità opzionali, come le Misure di autenticazione o i servizi di fax-back, possono essere acquistati in abbonamento o per singolo utilizzo, come indicato nel Modulo d’ordine.
6. DOCUSIGN PAYMENTS
6.1 DocuSign Signature può essere ordinata con “DocuSign Payments”, che indica la funzionalità che consente al Cliente di inviare accordi, fatture e altri documenti ai Firmatari tramite DocuSign Signature per facilitare l’invio delle credenziali e delle autorizzazioni di pagamento del Firmatario direttamente ad applicazioni di pagamento, gateway, responsabili del trattamento e fornitori di servizi che memorizzano, elaborano o trasmettono i dati dei titolari di carta nell’ambito dell’autorizzazione o della liquidazione (“Applicazioni di pagamento”).
6.2 La fornitura di DocuSign Payments da parte di DocuSign è subordinata al riconoscimento e all’accettazione da parte del Cliente di quanto segue:
(a) Le attività di elaborazione dei pagamenti facilitate tramite DocuSign Payments intercorrono tra il Cliente e un’Applicazione di pagamento o un’altra terza parte designata dal Cliente e non con DocuSign. Il Cliente è l’unico responsabile della registrazione e del mantenimento di un account con le Applicazioni di Pagamento per facilitare l’elaborazione dei pagamenti tramite DocuSign Payments e per conformarsi a tutti gli accordi, i termini di utilizzo o altri termini e condizioni tra il Cliente e tali Applicazioni di Pagamento. Le Applicazioni di pagamento sono appaltatori indipendenti e non agenti, dipendenti o subappaltatori di DocuSign. DocuSign non controlla i metodi di pagamento (ad es. carta di credito, carta di debito, trasferimento ACH) resi disponibili dalle Applicazioni di pagamento tramite DocuSign Signature né i prodotti o servizi venduti o acquistati dal Cliente tramite DocuSign Payments. Il Cliente riconosce e accetta che DocuSign non può garantire che un Firmatario dell’Applicazione di Pagamento o una terza parte completi un’elaborazione di pagamento o che sia autorizzato a farlo.
(b) Il Cliente autorizza DocuSign a memorizzare, elaborare e trasmettere i Dati del Cliente come necessario affinché un’Applicazione di pagamento possa facilitare l’elaborazione dei pagamenti tra il Cliente e una terza parte designata dal Cliente. DocuSign Payments conserverà temporaneamente le informazioni ricevute dal Cliente, come le informazioni sull’account per un’Applicazione di pagamento, solo per facilitare l’elaborazione del pagamento.
(c) Il Cliente è l’unico responsabile del rispetto di: (1) tutti gli standard applicabili sviluppati e pubblicati dalle reti di pagamento (quali Visa, Mastercard, American Express e qualsiasi altra rete di credito, debito o trasferimento di fondi elettronici), incluso, a mero titolo esemplificativo, l’attuale Payment Card Industry Data Security Standard (“PCI DSS”); e (2) tutte le leggi e i regolamenti applicabili all’elaborazione dei pagamenti condotta dal Cliente tramite DocuSign Payments, incluso, a mero titolo esemplificativo, quelli che potrebbero applicarsi al Cliente: in relazione alla raccolta e all’archiviazione di informazioni, incluse le credenziali di pagamento dei Firmatari; alla divulgazione di informazioni adeguate, chiare e ben visibili relative all’archiviazione e all’utilizzo delle credenziali di pagamento dei Firmatari; e all’utilizzo delle credenziali di pagamento archiviate per la raccolta di pagamenti futuri.
(d) Il Cliente è l’unico responsabile di tutte le controversie con qualsiasi Applicazione di Pagamento o Firmatari relative a o in relazione a un’elaborazione di pagamento che si è cercato di facilitare tramite DocuSign Payments, tra cui, a mero titolo esemplificativo: (1) storni; (2) prodotti o servizi non ricevuti; (3) restituzione di, consegna ritardata di, o annullamento di prodotti o servizi; (4) transazioni annullate; (5) transazioni o addebiti duplicati; (6) debiti e crediti elettronici che coinvolgono conti bancari, carte di debito, carte di credito, e le emissioni di assegni; e (7) il tempo necessario per completare l’elaborazione dei pagamenti.
6.3 Nella misura applicabile a DocuSign nella fornitura di DocuSign Payments, DocuSign dichiara di essere attualmente conforme, e di rimanere conforme, all’attuale Standard PCI DSS. DocuSign riconosce che i numeri di conto della carta di credito e di debito o i dati correlati elaborati tramite DocuSign Payments sono, come applicabile, di proprietà esclusiva del Cliente, degli emittenti della carta di credito, delle reti di pagamento pertinenti e delle entità autorizzate a elaborare le transazioni con carta di credito e di debito per conto del Cliente, e riconosce inoltre che tali informazioni possono essere utilizzate da DocuSign esclusivamente per assistere le suddette parti nel completamento delle attività di trattamento descritte nell’Accordo.
7. GARANZIE AGGIUNTIVE ED ESCLUSIONI DI RESPONSABILITÀ
7.1 Garanzie aggiuntive di DocuSign. DocuSign garantisce che: (a) DocuSign Signature non introdurrà file, script, agenti, o programmi destinati a nuocere, tra cui, per esempio, virus, worm, bombe a tempo, e cavalli di Troia (“Codice nocivo”) nel sistema del Cliente; (b) il corretto uso di DocuSign Signature da parte del Cliente in conformità con la Documentazione e la legge applicabile sarà sufficiente per soddisfare la definizione di “firma elettronica” come definito nell’Electronic Signatures in Global and National Commerce Act, 15 U.S.C. cap. 96 §§ 7001 e segg. (la “Legge sulla firma elettronica”); e nel Regolamento 910/2014 del Parlamento europeo e del Consiglio del 23 luglio 2014 in materia di identificazione elettronica e servizi fiduciari per le transazioni elettroniche nel mercato interno (“eIDAS”).
7.2 ESCLUSIONE DI RESPONSABILITÀ. FATTA ECCEZIONE PER LE DICHIARAZIONI E GARANZIE ESPRESSE INDICATE NEL PRESENTE ARTICOLO 7 E NELL’MSA, E FATTE SALVE LE LIMITAZIONI AGGIUNTIVE DI RESPONSABILITÀ IVI PREVISTE, DOCUSIGN: (A) NON RILASCIA ALCUNA DICHIARAZIONE O GARANZIA AGGIUNTIVA DI ALCUN TIPO, ESPRESSA, IMPLICITA O PER EFFETTO DI LEGGE, O STATUTARIA, PER QUALSIASI QUESTIONE; (B) DECLINA TUTTE LE GARANZIE IMPLICITE DI COMMERCIABILITÀ E IDONEITÀ PER UNO SCOPO SPECIFICO E SIMILI; E (C) NON GARANTISCE CHE DOCUSIGN SIGNATURE SIA O SARÀ ININTERROTTA O PRIVA DI ERRORI O SODDISFI I REQUISITI DEL CLIENTE. IL CLIENTE NON HA ALCUN DIRITTO DI RILASCIARE O TRASMETTERE ALCUNA DICHIARAZIONE O GARANZIA PER CONTO DI DOCUSIGN A TERZI.