¿Cómo facilitar el proceso de firma de documentos internos?

La gestión de documentos internos en una organización suele ser una tarea difícil de ejecutar, especialmente, por la cantidad de etapas burocráticas y administrativas que debe pasar un acuerdo, transacción o contrato desde que es creado hasta que es firmado.

Y si la compañía aún usa la firma autógrafa para aprobar y firmar documentos, puede tardar días en llevar a cabo un solo proceso.

Si tu empresa está teniendo estos problemas, aprende a acelerar la firma de documentos internos a través de una gestión documental efectiva y la firma electrónica.

¿Cómo hacer una buena gestión de documentos?

La gestión de documentos es un conjunto de técnicas, procesos y herramientas aplicadas para controlar y administrar la información documental y el papeleo de una empresa. Podemos deducir, entonces, que la automatización es un factor clave en unión con otras iniciativas como:

Digitalización de documentos

Si aún en estos tiempos no gestionas tus procesos documentales digitalmente, ¡empieza ahora! La transformación digital de esta área es una iniciativa esencial para competir y ser sustentable en la actualidad.

Los documentos digitales permiten mejorar sustancialmente la eficiencia general de los procesos, especialmente porque se convierten en activos recuperables y fácilmente compartibles, aspectos vitales en los negocios.

La firma electrónica es una herramienta de formalización de acuerdos remota, que permite negociar y gerir contratos con documentos digitales y llevar a cabo procesos enteros de aprobación bajo una misma interfaz.

Centralizar el repositorio

Contar con un repositorio de archivos digitales centralizados, permite unificar la gestión de documentos internos de forma inmediata y fácilmente accesible para los usuarios autorizados.

Esto generará una simplificación de las actividades, reconocimiento de todo tipo de documentos duplicados y una plataforma de intercambio documental entre los miembros de la organización que favorecerá la seguridad, la confidencialidad y el acceso.

Definir el acceso de los colaboradores

Una parte esencial en la gestión de documentos internos en una empresa es definir quiénes serán los actores autorizados para tener acceso a los documentos de la empresa. Reduciendo significativamente la fuga de información y la dificultad al controlar los activos informáticos de la compañía.

Control de la fecha de vencimiento de contratos

Por último, una gestión de documentos internos necesita imperativamente un proceso de revisión detallado con el fin de detectar contratos, acuerdos y transacciones caducas, que requieran actualización o que hayan sido modificadas.

La digitalización de este proceso, por ejemplo a través de la firma electrónica, otorga funcionalidades en este aspecto, recibiendo notificaciones antes del vencimiento de documentos o la imposibilidad de modificar el archivo sin la autorización de las partes.

¿Qué aspectos se deben considerar en la elaboración de documentación interna?

Los informes empresariales pueden adoptar diversas formas, de acuerdo a las necesidades que cubren o los requerimientos de la organización. Sin embargo, existen aspectos esenciales para elaborar un proceso de documentación interna.

Claridad y precisión

Nadie va a mirar los documentos si son muy difíciles de entender. Por ello, considera la simplicidad de la jerga como un método para facilitar la comprensión, además, aprovecha el uso de encabezados de secciones y viñetas para que sean “escaneables” a primera vista en el ojo humano.

Estructura lógica

Es esencial que organices los documentos de forma lógica y coherente; así podrás facilitar la búsqueda de información relevante cuando sea necesario.

Ejemplos y gráficos

Añadir ejemplos mejora la comprensión de cualquier documento, especialmente si viene acompañado de gráficos, con el fin de evitar la fatiga al leer grandes bloques de texto.

Por ejemplo, en lugar de limitarte a explicar cómo llevar a cabo una transacción financiera, demuestra el proceso paso a paso con capturas de pantalla de la plataforma utilizada.

Fechas y versiones

Es muy importante que incluyas fechas de creación y revisión en los documentos; esta práctica te ayudará a mantener un registro de versiones y garantizar que se utilice el más reciente.

Firma

Define claramente las responsabilidades de cada parte involucrada en el documento. Además, aprovecha las funcionalidades de una herramienta de firma electrónica para acelerar el proceso y garantizar la seguridad en cada etapa.

Revisión y almacenamiento

Por último, asegúrate de implementar un sistema de almacenamiento eficiente, sobre todo si es en la nube, lo que te permitirá llevar a cabo acuerdos, transacciones y contratos de forma remota.

¿Cómo facilitar el proceso de firma de documentos internos?

Facilitar el proceso de firma de documentos internos es un proceso indispensable en las empresas, especialmente porque cerca del 66% de los archivos se pierden en las organizaciones de forma anual.

Con esto en mente, hablaremos de cómo mejorar tu proceso de firma de documentos, especialmente a través de la firma electrónica

¿Por qué confiar en la firma electrónica?

La firma electrónica es una alternativa sustancialmente más eficiente y segura que las firmas a puño y letra. Gracias a sus funcionalidades, los documentos se pueden firmar de forma rápida y sencilla, desde cualquier lugar y momento, eliminando la necesidad de imprimir, escanear y enviar documentos físicos.

Rapidez

En ese sentido, la firma de documentos internos en una organización puede pasar de ser un proceso que demora días a ser una actividad de menos de 15 minutos en el 43% de los casos.

Validez jurídica

Gracias a su validez jurídica en México, se garantiza que cada firma de documentos internos tenga el mismo valor que su versión tradicional y antigua en papel.

Seguridad

La firma electrónica proporciona una capa adicional de seguridad que muchos otros métodos de firma, a través de tecnología de encriptación avanzada que permite proteger los documentos y a los firmantes, reduciendo completamente el riesgo de falsificación, fraude o modificación no autorizada.

Rastreo y auditoría

Una característica esencial de la firma electrónica y por lo que es ideal para un proceso de firma de documentos internos es la capacidad que tiene para registrar quién firmó cada documento, cuándo lo hizo y desde qué dispositivo. Permitiendo una trazabilidad completa para procesos de auditoría interna y externa.

¿Estás listo para incorporar la firma electrónica en tu organización?

Si en este punto estás convencido de que la firma electrónica es la herramienta que necesitas para gestionar el proceso de firma de documentos internos en tu organización, ¡tenemos buenas noticias para ti!

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