Cómo automatizar tus procesos contractuales con Docusign

Imagina por un momento el agotador proceso de manejar contratos manualmente en tu negocio: pasas horas redactando e imprimiendo en el proceso de notariar documentos y enviando los acuerdos a través de múltiples correos electrónicos. Te encuentras esperando días, incluso semanas, para obtener las firmas necesarias y, para empeorar las cosas, las copias físicas se extravían o dañan durante el proceso. ¡Qué dolor de cabeza!

La realidad es que manejar de manera tradicional un proceso contractual puede ser tedioso, complicado y propenso a errores. Es aquí donde entra en juego una solución innovadora y revolucionaria, que te permitirá optimizar todo el proceso contractual eficientemente: la automatización.

En los siguientes párrafos vamos a explorar todo sobre los procesos contractuales, así como también de qué manera la automatización puede simplificar el proceso contractual de tu empresa y brindarte una experiencia mucho más eficiente y sin complicaciones.

¡Es hora de simplificar y optimizar tus operaciones comerciales!

Importancia del proceso contractual

El proceso contractual establece los términos y condiciones de los acuerdos comerciales importantes para el crecimiento y desarrollo de las empresas. 

Desde un contrato se construyen las bases para crear y fortalecer relaciones sólidas con el fin de crear negocios y proteger los intereses de las partes involucradas. 

Sin embargo, muchas empresas aún se enfrentan a desafíos significativos al gestionar sus contratos de manera tradicional.

Ineficiencias comunes en el proceso contractual

Un proceso contractual llevado de forma tradicional está expuesto a un sinfín de errores que lo hacen vulnerable y ponen en riesgo la confianza del cliente o de las partes involucradas en un acuerdo.

Para estar pendiente de ello, debes conocer estos 4 contratiempos que puedes encontrar en un proceso contractual manual:

1. Retrasos y tiempo perdido: un proceso contractual manual puede llevar mucho tiempo. Desde redactar y revisar documentos hasta obtener las firmas necesarias, cada paso puede retrasarse debido a la dependencia de correos electrónicos y la necesidad de coordinación entre múltiples partes interesadas.

2. Errores y falta de precisión: el manejo de contratos en papel puede aumentar el riesgo de errores humanos. Desde la inserción de información incorrecta hasta la omisión de cláusulas importantes, incluso lo que parece un simple error puede tener consecuencias costosas y desencadenar disputas legales que arriesguen la integridad de una empresa.

3. Seguimiento y control deficientes: mantener un registro claro y actualizado de los contratos y su estado puede ser complicado y confuso cuando se depende de archivos físicos. Asimismo, el acceso a la información relevante y el seguimiento del progreso de los contratos se vuelven desafiantes, lo que conduce a una falta de control y visibilidad en todo el proceso.

4. Problemas de almacenamiento y seguridad: los documentos físicos ocupan espacio físico y pueden dañarse, extraviarse o ser destruidos fácilmente. Por ello, es difícil garantizar la seguridad y confidencialidad de la información contenida en los mismos.

¿Cómo Docusign ayuda a automatizar el proceso contractual?

Docusign es una solución de gestión de acuerdos que puede ayudarte en la automatización de todo el proceso contractual, desde la negociación hasta la firma y la creación del archivo de los documentos finales.

Esta solución brinda una plataforma fácil de usar, ya que cuenta con herramientas intuitivas que te permiten gestionar todos tus contratos en un solo lugar.

En otras palabras, la solución de Docusign te ayuda a optimizar la generación de acuerdos desde una plataforma que te permite crear, negociar, firmar y almacenar contratos electrónicos de forma segura.

Asimismo, puedes colaborar en tiempo real con tus compañeros de equipo y clientes para acelerar el proceso de negociación y reducir errores. Y, una vez acordados los términos del acuerdo, Docusign permite el envío del documento a todas las partes para ser firmados electrónicamente sin necesidad de imprimir, con el fin de cerrar el negocio rápidamente.

Como ves, con esta solución puedes almacenar y gestionar todos tus acuerdos electrónicos en un solo lugar al que puedes tener acceso desde cualquier parte del mundo ahorrando tiempo y esfuerzo.

Beneficios de automatizar el proceso contractual

Automatizar el proceso contractual a través de Docusign ofrece una amplia variedad de beneficios que pueden ser valiosos tanto para pequeñas empresas como para grandes corporaciones.

Estos son los 5 beneficios más relevantes: 

1. Ahorro de tiempo

La automatización del proceso contractual reduce el tiempo que se tarda en generar, enviar y firmar los documentos, ya que se pueden enviar documentos en cuestión de minutos ahorrando horas de trabajo.

2. Reducción de costos

La automatización también puede ayudarte a ahorrar dinero al no tener que imprimir, enviar por correo y almacenar físicamente los documentos.

Asimismo, una solución de automatización del proceso contractual como la que ofrece Docusign puede evitar errores costosos y penalizaciones por incumplimiento de los contratos

3. Mayor seguridad y cumplimiento

Los documentos enviados a través de Docusign están protegidos con medidas de seguridad avanzadas, como cifrado de datos y autenticación de identidad. Esto garantiza que tus documentos estén seguros y cumpla con los requisitos legales.

4. Mejora la productividad y la colaboración

Con Docusign puedes enviar, revisar y firmar documentos desde cualquier lugar y en cualquier momento. Esto significa que tu equipo puede trabajar de manera más productiva y colaborar en tiempo real para beneficiar los proyectos importantes con plazos ajustados.

5. Impacto positivo en el medio ambiente

Estas soluciones reducen drásticamente la necesidad de usar papel en la generación de contratos, por lo tanto, ayudan a disminuir la demanda para crear papel y evitar la tala de árboles.

Automatizar tus procesos contractuales: el camino hacia una gestión empresarial eficiente

Como puedes ver, automatizar el proceso contractual puede significar una gran diferencia en la eficiencia y rentabilidad de tu negocio. Con soluciones como Docusign, puedes simplificar las etapas del proceso y disfrutar de los beneficios que conlleva la digitalización, como la reducción de errores, la disminución de tiempos y costos, además de una mejor experiencia para tus clientes.

¡Comienza a implementar la automatización en tus procesos contractuales!