Trabalho inteligente: estratégias para eficiência máxima

O home office é um modelo de trabalho que se fortaleceu nos últimos anos e mostrou que veio para ficar. Atuar de forma remota e gerenciar essas equipes traz uma série de desafios, mas existem recursos e ferramentas que permitem executar um trabalho inteligente e produtivo.

Essas soluções favorecem a comunicação e a troca de informações entre a empresa e os seus colaboradores remotos. Também facilitam as relações com fornecedores e clientes. Tudo isso porque otimizam o tempo e ajudam a reduzir burocracias e custos.

Se você também quer alcançar mais eficiência, então continue lendo este artigo. Nele explicamos como investir em um trabalho inteligente, o que fazer para otimizar tarefas, quais ferramentas podem ser utilizadas e como realizar a melhor gestão do tempo. Boa leitura!

Como investir em trabalho inteligente

O primeiro passo para investir em trabalho inteligente é compreender a sua própria empresa. É fundamental entender como as rotinas acontecem, quais são as necessidades e demandas do negócio, a fim de verificar aquilo que pode ser realizado de forma remota.

Ao mesmo tempo, é importante ter um olhar analítico em relação aos processos do negócio para rever a maneira como eles são conduzidos e adequá-los ao trabalho remoto. O intuito é fazer essas adequações nos processos para que eles apresentem a mesma eficiência ou ainda mais, porém, utilizando recursos e ferramentas que conectam os profissionais ao sistema da empresa, aos fornecedores e clientes.

Mas não podemos esquecer que para realizar um trabalho inteligente e eficiente com equipes remotas é fundamental que haja um planejamento. As rotinas e o modo como as atividades serão realizadas precisam ser muito bem estabelecidos para assegurar o bom fluxo de trabalho.

A organização continua sendo indispensável. Aliás, ela é ainda mais importante, uma vez que parte da equipe ou mesmo toda ela estará dispersa. Ainda assim é fundamental que haja engajamento e alinhamento por parte de todos.

Quando existe um cronograma e um organograma, basta seguir aquilo que foi estabelecido para que tudo flua naturalmente. Por todas essas informações, você já deve ter percebido que para investir em trabalho inteligente é fundamental adotar tecnologias.

Os recursos tecnológicos são indispensáveis para:

• manter a comunicação interna;

• centralizar dados e informações;

• garantir a conexão entre toda a equipe;

• estruturar um ambiente de trabalho digital com todos os recursos e funcionalidades necessários para que cada profissional possa cumprir suas funções e tarefas.

Ao mesmo tempo, oferecem para os gestores as ferramentas para gerenciar as equipes e acompanhar as rotinas de perto.

Técnicas para otimização de tarefas

A otimização de tarefas é uma estratégia que visa facilitar processos e procedimentos. O objetivo é simplificar o que for possível para obter ganho de tempo, evitar a ocorrência de erros, aumentar a eficiência e a qualidade das entregas.

Para otimizar uma tarefa também podemos recorrer a diferentes tecnologias. Elas permitem reduzir as ações manuais ou operacionais, por exemplo, além de reunirem diferentes funcionalidades em uma mesma solução.

A seguir, apresentamos três técnicas que você pode adotar para otimizar as tarefas do seu negócio.

Centralização de informações

Manter as informações centralizadas é fundamental em qualquer modalidade de trabalho. Isso porque garante muito mais praticidade ao longo das rotinas e evita erros durante os processos.

Quando as informações estão dispersas, a equipe perde muito tempo para realizar seu trabalho. O compartilhamento dessas informações, de dados e documentos também é mais difícil e, muitas vezes, são necessárias diferentes ferramentas para gerenciar tudo isso.

É interessante utilizar uma plataforma ou sistema que reúna tudo em um só lugar, como no caso de uma ferramenta para gestão completa do ciclo de vida de contratos. Também é muito válido utilizar a tecnologia de armazenamento na nuvem para facilitar acessos remotos a partir de diferentes dispositivos.

Padronização de processos

Os manuais de instrução são disponibilizados com o objetivo de permitir que qualquer pessoa possa realizar uma tarefa a partir das informações contidas neles. Quando padronizamos os processos da empresa acontece basicamente a mesma coisa.

Existe um roteiro a ser seguido e ele foi planejado para alcançar um determinado resultado seguindo aquelas instruções. Qualquer pessoa que faça isso conseguirá chegar ao objetivo.

Padronizar processos é a melhor forma de garantir que as tarefas sejam realizadas com eficiência e o mesmo padrão de qualidade. Ajuda, também, a manter a produtividade, pois o profissional não precisa pensar em caminhos, estratégias e tomar decisões improvisadas.

É possível, por exemplo, ter modelos pré-elaborados de documentos ou contratos para utilizar em diferentes ocasiões. Ou então programar um sistema para que ele cumpra as etapas sempre da mesma forma. Também podemos estabelecer protocolos, regras e diretrizes para que os colaboradores sempre saibam como agir, independentemente da situação.

Automação de tarefas

Já citamos a automação ao longo do artigo, mas ela não pode faltar entre as técnicas de otimização de tarefas. Afinal, é uma forma de reduzir a operacionalidade dos processos para aumentar a eficiência e melhorar a gestão de tempo.

Podemos adotar essa estratégia, por exemplo, utilizando um sistema automatizado para vendas e pagamentos, usar um ESG ou CRM para programar o envio de e-mails, uma ferramenta de gestão de contratos que libere de forma automática as etapas seguintes do fluxo, entre outras mais.

Ferramentas para produtividade

Todos os setores da empresa podem ser equipados com ferramentas para aumentar a produtividade. Você pode adotar, por exemplo, um sistema CRM para gerenciar as vendas e o relacionamento com o cliente, utilizar meios de pagamento online e o armazenamento na nuvem, essa tecnologia, inclusive, possibilita o home office internacional.

É fundamental adotar ferramentas de comunicação interna, seja para reuniões, envio de mensagens, avisos ou qualquer outro, a fim de manter as equipes conectadas e a fluidez da rotina. São necessárias ferramentas de compartilhamento e sistemas integrados que permitam o envio e o acesso a apresentações, planilhas, documentos, contratos, formulários e outros.

Gestão do tempo e priorização de atividades

Para realizar um trabalho inteligente você também vai precisar de bastante organização. No sistema remoto, é fundamental adotar uma ferramenta para montar um cronograma para as equipes, fazendo a delegação de tarefas de forma clara.

Manter uma organização como essa também possibilita estabelecer prazos para as etapas que devem ser cumpridas. Assim fica mais fácil para a equipe entender o que precisa ser priorizado, e até mesmo para que você possa gerenciar tudo isso de uma forma eficiente.

Outro recurso que economiza muito tempo é a assinatura eletrônica. Ela é uma grande aliada porque permite a formalização de contratos e documentos digitais com validade jurídica, facilitando o acesso por todos os envolvidos e promovendo a fluidez do processo com agilidade. Afinal, não serão necessários papéis impressos nem haverá preocupação com a postagem deles.

Perceba que a tecnologia é indispensável para realizar um trabalho inteligente e eficiente, tanto no trabalho remoto quanto junto a equipes presenciais. Organização, padronização, otimização e automação são quatro estratégias fundamentais para que as rotinas e processos do seu negócio sejam realizados de uma forma mais produtiva e mantendo os padrões de qualidade.

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