Software de assinatura digital: aproveite o potencial da ferramenta

Novos tempos estão revolucionando as formas como as empresas lidam com as burocracias internas, como a expansão no uso da assinatura digital. A transformação digital tem possibilitado que os processos de produção, validação e gestão de documentos sejam feitos de forma mais prática e segura.

Com ela, é possível ter diversos benefícios, como redução de custos operacionais, abertura para novas possibilidades de negócios e parcerias, agilidade no fechamento de contratos e muito mais.

Para ajudar nessas questões, a adoção de um software de assinatura digital é uma possibilidade interessante. Saiba mais sobre essa ferramenta, seus usos e benefícios, a seguir!

O que é um software de assinatura digital?

Um software de assinatura digital é uma solução que permite gerar de documentos e prepará-los para assinatura de acordo com as normas vigentes de assinatura digital. Isto é, o software deve ser capaz de usar certificados digitais no processo a assinatura de documentos.

Vale destacar que não há diferença entre o software de assinatura eletrônica ou digital. Na verdade é o mesmo software, cumprem a mesma função, com a diferença na modalidade de validação do documento.

Enquanto no caso da assinatura digital, o usuário adiciona um certificado emitido por um provedor de serviços de certificação, no caso da assinatura eletrônica o documento pode ser validado usando outros tipos de mensagens de dados.

Vale lembrar que a modalidade de assinatura digital está contida no universo que nomeamos assinatura eletrônica. Em outras palavras, o software de assinatura eletrônica abrange um maior número de possibilidades de validação. Isso porque são considerados como tipos de assinaturas eletrônicas:

• assinatura digital;
• reconhecimento de IP;
• Token;
• uso de biometria;
• confirmação de credencial com login e senha;
• SSO.

Portanto, uma solução de assinatura eletrônica, como o DocuSign eSignature, engloba as funcionalidades desse tipo de software e ainda oferece mais possibilidades de validação. Entre as suas principais funções, estão:

• personalização de campos de preenchimento diretamente na solução;
• personalização do documento com sua identidade de marca — por exemplo, adoção da logomarca no cabeçalho de forma automatizada;
• criação de modelos que poderão ser preenchidos por meio de formulários;
• geração de documentos de autoatendimento;
• encaminhamento para os destinatários selecionados automaticamente;
• seleção de encaminhamento condicional;
• armazenamento em nuvem;
• assinatura remota, móvel ou presencial;
• notificação por SMS de documento disponível para assinatura;
• autenticação para confirmar a identidade de quem está assinando o documento.

Quais são as principais aplicações da assinatura digital?

A assinatura digital é um dos principais tipos de assinatura eletrônica, uma vez que oferece uma diversidade de aplicações em contextos diferentes.

Vamos conferir algumas das principais, a seguir.

Login em sistemas governamentais

Muitos portais dos governos federais, estaduais e municipais exigem o uso de assinatura digital para autenticação de documentos e obrigações legais que devem ser cumpridas.

Por exemplo, o acesso ao e-CAC e ao eSocial — duas importantes plataformas da área fiscal e tributária — contam com seu uso para a autenticação da emissão de obrigações nessas áreas. Isso porque, como a assinatura digital utiliza um sistema mais complexo de garantia de autenticidade, seu uso promove maior segurança contra eventuais tentativas de fraudes.

Vale lembrar que, desde agosto de 2023, a Receita Federal também passou a aceitar a assinatura eletrônica avançada nos processos internos do e-CAC.

Emissão de nota fiscal

A nota fiscal é um dos documentos tributários mais importantes. Em muitas regiões, deve ser feita obrigatoriamente com o uso de assinatura digital.

As razões são as mesmas do item anterior: dada a sua importância para o controle do fisco, há uma maior demanda de segurança para sua emissão, garantindo a autenticidade de quem a está produzindo.

Geração de contratos de prestação de serviços

Os contratos de prestação de serviços não necessariamente exigem o uso de assinatura digital. Muitos negócios contemplam a possibilidade de utilizar outros tipos eletrônicos, como autenticação por Token, login e senha, entre outros.

Contudo, muitos gestores exigem que os contratos digitais sejam firmados por meio de assinatura digital. Normalmente, trata-se de escolhas internas de segurança e compliance.

Se o seu negócio não tiver um software de assinatura digital — ou eletrônica com essa possibilidade —, sua empresa poderá perder uma ótima oportunidade de crescimento com um contrato interessante.

Utilização na área de saúde

Com a pandemia, os processos de transformação digital na área de saúde aceleraram consideravelmente. Ao mesmo tempo, a demanda por maneiras de oferecer uma maior segurança aos documentos emitidos também aumentou.

Na área de saúde, a emissão de receitas, laudos e atestados médicos por meio da assinatura digital — principalmente nos casos de atendimento por telemedicina — é uma forma de minimizar riscos de falsificações.

Dessa forma, acrescenta-se mais uma camada de confiança de que aquele documento foi emitido de fato por um profissional de saúde devidamente certificado.

Uso para documentos jurídicos

Outra possibilidade de uso da assinatura digital é no campo jurídico, indo além da geração de contratos. Nesse caso, ela pode ser usada para:

• realização de petições;
• consulta de processos, autos processuais e trâmites jurídicos.

Como escolher o melhor software de assinatura digital?

Contar com um software de assinatura digital para a sua empresa poderá oferecer diversos benefícios, entre eles:

• incorporação da transição digital;
• redução de falhas que podem levar ao comprometimento de contratos — por meio dos modelos pré-definidos, é possível ter uma versão já avaliada pelo setor jurídico, necessitando apenas inserir os dados novos via formulário;
• agilidade aos processos de fechamento de negócios;
• maior confiança dos parceiros.

Mas o que deve ser observado nesse momento? Algumas dicas para escolher a melhor opção são:

• conferir se o fornecedor é experiente nesse mercado;
• verificar se há integração com sistema ERP;
• ver se há suporte de especialistas em caso de problemas;
• analisar se a empresa fornece outras opções de soluções que podem trabalhar em conjunto com esse serviço.

Ao longo deste conteúdo, você viu como é possível obter uma série de benefícios com a adoção de um software de assinatura digital, e como os ganhos podem ser ainda maiores com uma solução de assinatura eletrônica. Além disso, pode saber mais sobre suas principais aplicações, assim como algumas dicas para escolher a melhor alternativa para o seu negócio.

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