Saiba como fazer gerenciamento de tempo e atividades da sua equipe

Construir uma carreira sólida e progredir dentro da empresa é o objetivo da maioria dos profissionais por aí. Mas como se destacar como um excelente gestor, trazendo resultados incríveis e consequentemente ganhando reconhecimento? Pois a resposta está em maximizar a produtividade do trabalho por meio do melhor gerenciamento de tempo possível.

De fato, muitos gestores são realmente bons no que fazem e dominam sua área. Na prática, porém, costumam não conseguir construir tudo o que planejam. Em grande parte dos casos, o problema principal está em não saber gerir adequadamente as demandas, mantendo o foco no que interessa e minimizando as atividades mais burocráticas. Que tal reverter esse cenário? Veja como agora mesmo!

Focando nos resultados

Definitivamente não é à toa que as empresas estipulam metas. É por meio delas, afinal, que as corporações projetam seus resultados e se preparam para eles, dimensionando pessoal, recursos e investimentos. E é claro que a gestão deve estar alinhada com os objetivos propostos. Pense bem: se a empresa define metas, tem que contar com seu corpo de gestores para que todos caminhem no mesmo compasso.

Pesando metas contra atividades diárias

Exatamente devido a esse alinhamento com as metas do negócio é que o profissional que busca crescer dentro da empresa depende diretamente dos resultados alcançados. Para tanto, sua visão precisa contribuir com o todo. O foco, portanto, deve estar nos resultados. Nesse contexto, acaba que a maioria dos profissionais incorre em problemas similares, como:

• Uns são excessivamente controladores e têm dificuldades em delegar atividades;

• Alguns são extremamente detalhistas, a ponto de se esquecerem que o ótimo é inimigo do_bom_, perdendo prazos em busca de uma perfeição que não se presta à rapidez que o negócio exige;

• Outros passam o dia solucionando problemas importantes, mas que não são o foco do seu trabalho, preocupando-se com burocracias e trâmites processuais que consomem um tempo que deveria ser despendido no alcance dos resultados.

A verdade é que a única maneira de alcançar o alvo é efetivamente mirando nele. Assim, as tarefas secundárias devem receber uma atenção proporcional à sua importância frente às metas da empresa. Só não entenda errado: elas não podem ser deixadas de lado, mas sua solução deve ser a mais prática possível, liberando o tempo para o que realmente importa.

Corrigindo os desvios de foco da equipe

Ninguém consegue ter controle sobre seu caminho quando não sabe aonde quer chegar. Portanto, atualize diariamente os dados de suas metas e estabeleça o que deve ser feito naquele dia, conferindo, ao final do expediente, se seus objetivos diários foram mesmo alcançados. Se o plano costumeiramente ficar aquém do esperado, é sinal de que você precisa, com urgência, redirecionar as forças da equipe em sua rotina de trabalho.

De fato, uma equipe improdutiva é um dos piores gastos que qualquer empresa pode ter. Nesse caso nada ideal, além de custear todos os salários e benefícios dos colaboradores, a empresa perde em não contar com um time que contribua com o alcance de suas metas. E se o argumento aqui é que o time passa o dia todo resolvendo problemas da empresa, vale repensar. Afinal, se você não alcança os resultados, isso de nada adianta.

Gestores buscam fatos e dados. Assim, é preciso provar, por A mais B, o quanto sua equipe evoluiu rumo ao alcance das metas. Caso contrário, por maior que seja o esforço profissional de todos, ele simplesmente não será visto, muito menos reconhecido como positivo.

Gerenciando o tempo para aumentar a produtividade

Uma maneira fácil de identificar como está o gerenciamento de tempo da sua equipe é mensurando, ao fim do dia, o que foi efetivamente produzido. E já podemos adiantar que, frequentemente, profissionais com problemas de gestão de suas atividades lidam com as mesmas características:

• Nunca têm tempo para nada;

• Passam o dia ocupados em problemas urgentes;

• Terminam sua jornada com a sensação de que não progrediram em suas metas.

Mas como um profissional pode, ao mesmo tempo, estar tão ocupado e sentir que não fez nada? Não parece paradoxal? Pois a resposta é simples: a sensação é essa por ele não ter feito nada a favor dos seus resultados. Apesar de ter passado o dia envolto em atividades muito importantes, sejam processuais ou burocráticas, que não poderiam deixar de ser feitas, acabou não construindo nada novo.

Correndo atrás dos resultados

Imagine que você é um construtor e tem uma meta de terminar um muro em 5 dias. Você define seu cronograma, calculando a metragem do muro, a quantidade de tijolos que vai precisar e dividindo tudo isso pelos 5 dias. Chega, assim, à sua meta. Supondo que você precise assentar 100 tijolos por dia:

• No primeiro dia, você assenta os 100 tijolos. Aliás, mais que isso! Você consegue colocar 150 e está adiantado em relação à sua programação.

• No segundo dia, percebe que falhou na colocação do cimento em algumas partes e tira a manhã para corrigi-las, já que está adiantado. À tarde, continua com os ajustes. Ao fim do dia, não assentou novos tijolos, mas a primeira parte está muito boa. Se no terceiro dia você colocar mais 150 tijolos, sua meta volta ao esperado.

• No terceiro dia, você nota que o terreno próximo ao muro precisa de carpina e, em vez de retomar a construção do muro logo cedo, começa a retirar as ervas ao redor. Essa atividade cansa mais que o esperado e toma todo o dia em vez de apenas o começo da manhã. Resultado: mais um dia perdido.

Se essa analogia se encaixa na sua rotina quando faz um paralelo com suas atividades diárias, está na hora de perceber o quanto a falta do gerenciamento de tempo está prejudicando sua produtividade. Assim, ao final do mês, você terá mais um resultado bem menor que o esperado. Depois de meses e mais meses da repetição desse cenário, você pode chegar à conclusão (equivocada) de que sua equipe não é boa o suficiente ou que é preciso aumentá-la.

Encontrando saídas para alcançar as metas

Pare e pense: como é possível resolver isso? Identificar o problema é metade do caminho. A outra metade consiste em realmente saná-lo. Para isso, você precisa começar a abrir sua mente para novos caminhos, que envolvem as mudanças culturais que os negócios atuais pedem. Foi-se o tempo em que era preocupação do gestor lidar com burocracias e documentação. Essas tarefas (necessárias, mas que pouco contribuem diretamente para os resultados) demandam saídas eficazes, contando com apoio tecnológico e ferramentas inovadoras.

As pequenas atividades operacionais que tomam bastante tempo têm que ficar limitadas a apenas uma pequena parcela do dia e, preferencialmente, a apenas um membro da equipe, se possível. Delegue essas responsabilidades de acordo com o perfil de cada colaborador, trabalhando a produtividade da sua equipe de forma estratégica e minimizando o tempo gasto com atividades secundárias. O segredo está em manter o foco nas metas o tempo todo!

Estabelecendo metas alcançáveis

Para ganhar destaque como gestor, você tem que dar ênfase às metas propostas pela empresa. Quanto a isso não restam dúvidas. Mas internamente, na gestão da sua equipe, é igualmente importante manter metas individuais e ter seus próprios indicadores.

As corporações costumam definir suas metas para o período e fracionar cada uma delas de acordo com a contribuição dos setores para seu alcance. Assim, a empresa tem uma meta geral e metas por departamento, que precisam se alinhar ao resultado global esperado. Da mesma forma, isso se reflete na sua equipe: você recebe a definição de metas da empresa, estipula os indicadores e objetivos individuais de seus colaboradores e acompanha o resultado, dia após dia.

E para que isso realmente gere resultados positivos, analise o quanto essas metas são alcançáveis. Afinal, 2 dos erros mais comuns na definição dos objetivos de uma empresa ou de um setor são:

• Determinar metas estratosféricas, impossíveis de alcançar, desmotivando completamente a equipe. Quem se esforçaria por um objetivo impossível? Com isso, você perde comprometimento e credibilidade junto aos colaboradores.

• Estipular metas muito fáceis, não desafiando absolutamente ninguém. Se a meta é possível de ser alcançada na primeira semana, sua equipe passa o restante do mês sem saber aonde deve chegar.

Entenda, portanto, que as metas precisam ser ao mesmo tempo desafiadoras e alcançáveis para darem o ritmo correto à equipe. Não se esqueça que, no mercado atual, em que as empresas se movimentam a toque de caixa, você deve lidar rapidamente com a solução das pequenas pedras no meio do caminho, para que elas não atrapalhem a corrida pelos resultados.

Identificando as prioridades da equipe

Por mais que nem sempre seja simples identificar as prioridades da equipe, há um pensamento que deve funcionar como o alicerce de todo o resto. Por isso, diferencie:

• O que contribui para os resultados propriamente ditos — as ações diretas para consolidar bons números;

• O que é obrigação, mas que consome um tempo que deveria ser dedicado ao alcance das metas.

É preciso entender que, por mais que certas atividades sejam obrigações das quais não podemos fugir, elas constituem efeitos colaterais com os quais você também precisa ter estratégia para lidar, mas que nunca podem ser mais importantes que o alcance das metas. Com isso claro, é hora de partilhar com a equipe, que constrói o resultado palmo a palmo. Afinal, de nada adianta você entender essa diferença com clareza se seus colaboradores não internalizam as mesmas preocupações. Para isso, tome medidas eficazes, como:

Mire firme nos objetivos

A primeira regra que você tem que estabelecer diz respeito à objetividade do time. E a verdade é que a eficiência operacional da equipe depende diretamente da rapidez de seus processos. Enquanto os colaboradores se apegam a atividades operacionais que demandam muito tempo e trazem pouco (ou nenhum) resultado, o alcance das metas parecerá uma montanha a escalar. Por isso, suas metas precisam estar ao alcance visual da equipe a todo momento, bem como os resultados parciais alcançados.

Controle o fluxo de atividades

Uma forma de manter seu pessoal focado nas atividades prioritárias é contando com a ajuda da tecnologia. Se você não é adepto das novas tendências, reveja já esse posicionamento. Com o advento da era digital, em que todos os recursos se conectam da melhor maneira possível, as múltiplas plataformas permitem acesso praticamente imediato e sempre atualizado às informações mais importantes. E contar com todos os recursos possíveis para maximizar a eficiência, desburocratizar processos e imprimir rapidez à execução das tarefas acessórias é ponto fundamental no alcance de resultados positivos.

Alguns desses recursos permitem o controle do fluxo de atividades entre membros do time. Antes, esse formato de trabalho era típico de softwares maiores e mais caros, como o Microsoft Project, por exemplo. Mas graças à popularização dos apps, hoje há várias plataformas que permitem acompanhar de perto essa integração. Aplicativos como o Trello e o Asana servem para integrar as atividades da equipe, inclusive repassando tarefas para outros membros de acordo com a fase em que a execução está. E você pode acompanhar o desempenho e a produtividade de todos, garantindo o cumprimento dos prazos, eliminando gargalos em seus procedimentos operacionais e integrando os processos.

Organize seus processos

Por falar em processos, o ideal é buscar a padronização. Conhecidos pela sigla POP, de Procedimento Operacional Padrão, essas são formas de:

• Normatizar a execução das atividades;

• Equiparar o conhecimento sobre as normas estabelecidas;

• Estabelecer um padrão de qualidade para as tarefas.

Isso também evita que a equipe se disperse do foco, ficando presa a detalhes em meio ao processo. Afinal, com o POP, os colaboradores sabem que possuem limites e regras para o começo, o meio e o fim de cada atividade.

Desburocratize as atividades secundárias

Para garantir eficiência e poupar recursos, é preciso desburocratizar as atividades inerentes às funções da equipe. A eficiência organizacional passa por minimizar as atividades de reporte e as reuniões improdutivas, focando diretamente na execução e na gestão dos compromissos e das metas do time.

Para tanto, busque métodos que desburocratizem as atividades relacionadas a seu objetivo, simplificando-as ao máximo. E não se preocupe, porque ainda que seja preciso investir tempo e recursos em prol dessa simplificação, o retorno do investimento é seguro. Você ganha em tempo de execução, além de:

• Antecipar resultados e, por conseguinte, suas receitas;

• Direcionar seus profissionais a atividades mais importantes;

• Organizar documentos, processos e fluxos de trabalho.

Tenha um dashboard de acompanhamento

Como o foco constante precisa ser nas metas, é mais que essencial tornar visível a todos o retorno de suas ações. Para isso (e se possível), mantenha um quadro visível em um ambiente normalmente frequentado pela equipe mostrando o status de cada meta e indicador, para que eles possam acompanhar seu próprio desempenho e buscar o alcance dos resultados esperados. Esse dashboard deve ser atualizado com frequência para refletir a realidade.

Faça reuniões periódicas

As reuniões precisam ser produtivas, concisas e ter duração previamente estabelecida para não acabarem se tornando maçantes e sem sentido. Para tanto, determine sua periodicidade, marque início e fim e seja pontual em ambos os limites. Nada mais de conversas infrutíferas! Encontros simples, claros e diretos vão provocar o efeito desejado: convocar todos à ação. De posse dos resultados, cada colaborador precisa apresentar suas iniciativas para o alcance das metas, dar previsões e partilhar informações importantes. Aproveite a ocasião para identificar quem está preso a tarefas secundárias e ajude a agilizá-las, fazendo com que os processos tenham a continuidade necessária.

Organizando tarefas e eliminando burocracias

Por mais que nosso país seja bastante conhecido pela burocracia de seus processos, quando uma atividade requer atenção a detalhes, assinaturas e trâmites prolongados, é natural que muitos se oponham, apresentando dificuldades em atender a essas questões. E realmente há uma parcela de razão nesse tipo de comportamento. Tarefas desburocratizadas evoluem mais rápido por terem uma execução mais prática. E isso gera um resultado que toda empresa busca: minimizar custos e antecipar receitas.

Agilizando, por exemplo, o processo de assinatura de contratos, o faturamento se antecipa. Para empresas e equipes que trabalham em projetos que exigem autorização, vistoria e aceite do cliente, essa antecipação no fechamento de ciclos facilita (e muito) a correção de erros e a conclusão das atividades.

A verdade é que otimizar o tempo de trabalho é mais que um simples diferencial competitivo no mundo moderno. Já se transformou em uma questão de sobrevivência frente a um mercado extremamente dinâmico e exigente. Nessa realidade, nenhum tipo de processo longo ou complicado demais é visto com bons olhos.

Usando a tecnologia a seu favor

Para a otimização de tempo e a simplificação das atividades, é imprescindível usar a tecnologia a seu favor. Além dos e-mails, que se tornaram uma das principais ferramentas de comunicação e têm, sim, validade jurídica, recursos como os gerenciadores de tempo e de atividades entre a equipe são ótimas ferramentas para melhorar o desempenho e o resultado da sua equipe.

As assinaturas eletrônicas constituem um instrumento pra lá de positivo trazido pela tecnologia, pois são juridicamente aceitas e eliminam o fluxo desnecessário de papéis e impressões. Surgem com isso uma drástica redução de tempo, bem como antecipação de receitas e, consequentemente, a minimização de custos.

Além disso, as análises de qualidade e de desempenho, a mensuração de indicadores e outras inúmeras informações imprescindíveis à gestão, que antes demandavam muito tempo e traziam um risco de erros considerável em função da sua atualização manual, hoje podem ser obtidas por meio de ferramentas proporcionadas pela evolução tecnológica. Alguns dos avanços mais importantes proporcionados pela era digital na gestão empresarial são:

• Big Data, com seu potencial de análise e tratamento de grandes quantidades de informação, servindo como base para a gestão de carteiras de clientes e análises estatísticas extremamente precisas;

• Redes sociais, que permitem infinitas possibilidades no que diz respeito ao marketing digital, diminuindo o custo de ações de divulgação, tornando-as mais assertivas por meio das ferramentas disponíveis e aumentando enormemente o alcance a um público antes geograficamente distante e inacessível;

• Segurança da informação, cujos recursos permitem a guarda e a proteção adequadas dos dados mais importantes da empresa — seu banco de clientes, informações financeiras e tudo que serve como base para seu funcionamento;

• Dispositivos móveis, que trouxeram um novo conceito à palavra mobilidade e que se tornaram tão inerentes ao dia a dia em sociedade que é praticamente impossível conceber o mundo como o conhecemos sem sua presença constante.

Não tem como fugir: as inovações tecnológicas estão mais que presentes em nossa rotina, de forma que não há como negar sua importância. Você imagina sua vida sem telefone celular, mesmo que ele não seja um smartphone? O mais inteligente é, portanto, adaptar-se às novas tecnologias, acompanhá-las e usar cada uma delas a seu favor.

Entendendo o papel do líder nesse processo

Diante de tantas possibilidades para fazer de sua equipe uma fonte constante de resultados positivos e metas alcançadas, o líder é o grande centralizador de toda essa dinâmica. É seu papel conduzir o time a uma nova dimensão de trabalho, implantando as últimas atualizações tecnológicas disponíveis, afastando os colaboradores da perda de tempo envolvida nas tarefas burocráticas e mantendo seu foco nos resultados.

Implantar ações de melhoria e desburocratização (tais como a assinatura eletrônica e o gerenciamento de fluxo de atividades, como já citamos) são inovações que precisam partir de você, como gestor. Mostre a seu time e à empresa o diferencial profissional que possui ao direcionar a equipe, dando o compasso do trabalho. E mais: é ele quem, diante dos superiores, apresenta os fatos e dados esperados, que mostram a eficácia da equipe, a antecipação das receitas e a redução de custos provocada pelo trabalho em conjunto.

Gerir um time de forma inovadora e estratégica traz resultados ao líder e à equipe. À equipe, pois mantém seu foco e aproveita o máximo de suas potencialidades, ajudando inclusive a formar novos gestores. Ao líder, que constrói a base de sua carreira e se prepara para novos desafios. Quando um time é eficiente, o poder do seu líder é enaltecido antes que o de seus próprios membros.

Entendida a importância de conduzir sua equipe pelo caminho de maior eficiência e produtividade possível? Como você pode ver, são ações que não são difíceis de serem implantadas nem estão distantes da sua realidade! Então não se esqueça: promover o melhor gerenciamento de tempo possível em sua empresa e equipe, gerando resultados positivos e provando seu valor profissional são tarefas próprias de um líder. E os benefícios são incontestáveis.

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