O que é razão social e porque ela é importante para sua empresa

Se você é empresário ou lida diariamente com pessoas jurídicas, com certeza já ouviu o termo razão social. Embora seja uma característica essencial a qualquer empresa, existem muitas pessoas que ainda não sabem o que significa. Assim como toda pessoa física tem seu nome próprio, a razão social funciona como a denominação que distingue uma empresa de outra.

Embora, algumas vezes, seja confundida com o nome fantasia, outra informação importante na identificação de empresas, a razão social tem algumas funções diferentes. Quer tirar todas as suas dúvidas sobre o tema? Acompanhe este post!

O que é razão social?

O processo de abertura de empresas exige várias informações que vão caracterizar a pessoa jurídica. Capital social, atividade exercida e nome são apenas alguns exemplos do que precisa ser definido para que o empreendimento seja registrado. Entre todos esses dados, está a razão social.

De forma resumida, pode-se entender a razão social como um termo que torna a pessoa jurídica única no mercado. Ou seja, é o nome jurídico da empresa, que, juntamente ao CNPJ, será uma das maneiras de identificá-la entre as outras organizações existentes.

A razão social também pode ser conhecida como nome comercial, denominação social ou firma empresarial. Não é uma regra, mas pode ser parecida com o nome fantasia, que é o título mais popular de uma empresa, normalmente mais conhecido pelos seus clientes.

Qual a sua importância?

Assim como o nome é fundamental para identificar uma pessoa física, a razão social é indispensável para se distinguir uma organização das demais. Isso significa que, da mesma forma que toda pessoa física tem o CPF relacionado ao seu nome, no caso da pessoa jurídica, ela tem seu CNPJ ligado à sua razão social.

Mesmo que não seja o nome mais utilizado para se referir a uma empresa, a designação escolhida como razão social estará firmada em seu contrato social. Toda nota fiscal emitida pela instituição será registrada de acordo com sua razão social, e não com o nome fantasia. Por isso, apesar de você conhecer uma empresa por uma alcunha, pode encontrar outro nome ao conferir a nota de seus pedidos ou as compras feitas na fatura do cartão de crédito.

Qual a diferença entre razão social e nome fantasia?

Para responder essa pergunta, vamos fazer uma comparação bem simples. Digamos que a razão social de uma pessoa jurídica está para o nome e sobrenome de uma pessoa física, assim como o nome fantasia de uma empresa está para o apelido de um indivíduo.

Por exemplo: embora o apelido de alguém seja Zezinho, o nome oficial dessa pessoa, que consta em seus documentos, é José da Silva. O mesmo acontece com as empresas: apesar de uma padaria ser conhecida por Pão de Ouro (o seu nome fantasia), seu nome oficial, que está relacionado ao seu CNPJ, é Silva e Silva Panificadora LTDA.

Normalmente, o nome fantasia é utilizado para fazer a divulgação da empresa, por ser mais popular e ser facilmente gravado pelo público. Não à toa, ela acaba ficando mais conhecida por ele, e não por sua razão social.

Porém, diferentemente do nome comercial, o nome fantasia não tem obrigatoriedade de ser definido pelo empresário. Nesse caso, seja em documentos oficiais, seja em outro tipo de comunicação, o que vai distinguir o negócio será a própria razão social.

Como registrar a razão social de uma empresa?

Tudo vai depender da natureza do seu negócio. Isso porque cada porte de empresa exige um formato de razão social diferente. Para explicar como funciona o registro em cada caso, vamos dividir as informações em MEI (microempreendedor individual), ME (microempresa) e EPP (empresa de pequeno porte).

MEI

Normalmente, a razão social do microempreendedor individual é definida pelo nome do proprietário do negócio, juntamente ao número do seu CPF. Quem determina essa lógica de nomenclatura é a própria Receita Federal, mas a razão social escolhida pode ser modificada, caso o MEI se enquadre como ME futuramente.

Dessa forma, o MEI não define a firma empresarial que preferir, ficando restrito ao formato informado acima. No entanto, para outros portes de empresa, as determinações são outras.

ME e EPP

No caso de microempresas e empresas de pequeno porte, o empresário pode escolher a razão social que preferir para denominar seu negócio. No entanto, existem algumas recomendações que devem ser levadas em consideração. Uma delas é que o nome comercial escolhido deve ter relação com a atividade que a empresa exerce.

Outra característica que deve estar presente na razão social é o nome completo do empresário. Nesse caso, é possível utilizar uma abreviação do nome, mas garantindo que o último sobrenome seja sempre escrito por extenso. Por fim, a razão social deve ainda levar a natureza jurídica do negócio, ou seja, deve informar se a organização é conhecida como:

• EI (empresário individual);
• Ltda. (sociedade limitada);
• S.A. (sociedade anônima);
• EIRELI (empresa individual de responsabilidade limitada).

É importante lembrar que, tanto nos casos de ME e EPP quanto no caso de MEI, não existe a possibilidade de registrar uma razão social já relacionada à outra empresa no mesmo estado. Portanto, antes de fazer a escolha, vale a pena pesquisar para garantir que o nome escolhido será exclusivo.

Por que contar com assinatura eletrônica na sua empresa?

A razão social é fundamental para identificar seu negócio em meio a tantos outros. O mesmo acontece no caso da assinatura eletrônica. Isso porque ela pode ajudar a garantir a validade da assinatura da empresa em contratos e outros documentos em que ela entre como uma das partes signatárias.

Além disso, por ser totalmente digital, facilita processos que dependem da assinatura dos sócios e outros membros envolvidos no documento em questão, otimizando e agilizando procedimentos, como o fechamento de negócios.

Ambas as vantagens podem beneficiar qualquer tipo de negócio. Seja no ganho de tempo dos vendedores, seja na prevenção contra fraudes, a assinatura digital pode ser uma grande aliada para evitar possíveis riscos financeiros nas organizações.

A razão social é parte essencial do registro da sua empresa e deve ser formulada de acordo com a natureza do seu negócio. Além disso, é importante considerar as diferenças em relação ao nome fantasia da organização.

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