8 práticas recomendadas para gerenciar equipes remotas

É indispensável para o fluxo operacional que os gestores estejam sempre cientes do que ocorre na empresa. No entanto, seja por causa de trabalhos em campo, seja em home office, viagens ou qualquer outro cenário, nem sempre é possível estar próximo dos colaboradores a todo momento. Por isso, gerenciar equipes remotas é essencial.

Procedimentos online, softwares corporativos e outras ferramentas derrubam a muralha que delimita as atividades operacionais à presença física de funcionários. Porém, nem todos os profissionais se alinham corretamente a essa modalidade, sendo necessário adotar algumas práticas para extrair o melhor de cada talento envolvido.

Pensando nisso, elaboramos este conteúdo para que você faça uma gestão de equipes remotas exemplar. Continue lendo.

A importância de gerenciar equipes remotas

A tecnologia permitiu os vínculos de trabalho para longas distâncias. O acesso via rede está praticamente consolidado nas companhias. Com ele, profissionais de qualquer localidade do globo podem executar tarefas e projetos sem estar fisicamente na empresa.

Essa nova forma de trabalhar ganhou notoriedade com os avanços da internet e dos aplicativos. Com uma boa gestão de times remotos, você pode promover o envolvimento de toda a equipe, estabelecer uma relação colaborativa entre os colegas e permitir que metas e objetivos sejam alcançados.

Entretanto, essa atuação manifesta diversos desafios. Por causa disso, é importante desenvolver formas inteligentes de administrar talentos, de modo que as atividades sejam executadas com dinamismo, qualidade e eficiência.

8 dicas para gerenciar equipes remotas

Vamos às dicas para fazer um gerenciamento de equipe remota exemplar para o seu negócio.

1. Monte um plano de trabalho

Nesse planejamento, você orienta os funcionários enquanto eles atuam fora da empresa. Esse material — que pode ser disponibilizado virtualmente — deve incluir o novo formato de trabalho e a informação sobre a possibilidade de exercer tarefas fora do expediente comercial (quando for necessário), como é o caso de equipes de vendas no e-commerce.

O plano também precisa mostrar os cronogramas para projetos, reuniões, canais de comunicação com outros setores (como o administrativo, o financeiro e o RH), as informações para acessar o software interno da companhia, as normas de segurança para trabalho externo etc.

2. Marque presença

Os objetivos só serão atingidos se o líder estiver sempre presente e ciente do que ocorre remotamente. Ou seja, a presença da liderança impacta a produtividade de forma positiva e competitiva, uma vez que esse tipo de atuação pode impulsionar o desempenho das equipes. Para isso, além da relação diária com os membros do time, deixe uma forma de contato para tirar dúvidas e dar orientações sobre casos específicos ou urgentes.

3. Instigue uma boa comunicação

Na troca de mensagens diária, é comum sermos práticos e objetivos. Estamos atarefados o tempo todo, e os nossos colegas de trabalho, possivelmente, estão nessa mesma condição.

Apesar disso, com um time remoto, ser muito breve pode trazer problemas. A prática de detalhar instruções e encorajar questionamentos evita o surgimento de adversidades e discussões. Além disso, diminui as dúvidas e garante que as tarefas sejam entregues dentro do prazo.

Portanto, não deixe de explicar tudo. Permita que a equipe indague os processos também. Isso transparece compreensão e interesse, sinalizando que os colaboradores compreenderam tudo a respeito dos processos. Dessa forma, as funções não fogem do objetivo pretendido.

4. Descentralize a tomada de decisões

Autonomia para trabalhar é a chave para agilizar tudo. Em empresas engessadas, na rotina convencional de trabalho, é comum que os funcionários respondam aos superiores constantemente, o que acaba burocratizando a parte operacional.

Ocorre que, na atuação remota, esse repasse de decisões precisa ser mais flexível para que tudo flua com naturalidade, sem impedimentos exagerados. O recomendado é confiar na capacidade profissional do time todo (auxiliares, assistentes e analistas).

Dê aos profissionais mais liberdade para desempenhar funções e bater metas, sem supervisionar a todo instante. A propósito, isso ajuda a desafogar a rotina de gestores, que podem correr atrás de melhorias inovadoras e estruturais.

5. Organize treinamentos

Se você estiver procurando por talentos para trabalhar a distância, escolha profissionais proativos e que abracem a mesma visão e valores da instituição. Para isso, é importante deixar as expectativas claras desde o começo.

Realize um processo de treinamento uniforme, abordando assuntos como detalhamento de metas, execução de tarefas e descrições de cargos e responsabilidades de todos os membros do time.

6. Promova integração remota

Por mais que a equipe esteja distante, é fundamental que exista uma relação respeitosa e amigável entre todos. Isso favorece o contato interpessoal, ajuda no manejo de recursos e desperta o sentimento coletivo. Com esses fatores, a execução dos trabalhos fica mais simples e ágil.

A fim de estreitar vínculos entre as pessoas, conheça cada integrante, suas preferências pessoais, interesses na profissão, habilidades etc. Incentive os funcionários a também fazer esse tipo de interação com seus colegas, para que possam se conhecer melhor.

Além disso, ofereça facilitadores para que o grupo possa interagir com coisas que não estão relacionadas ao trabalho, como troca de mensagens, fotos, conquistas e experiências. Uma rede social da própria empresa pode ser um ótimo mecanismo para isso.

7. Estimule uma cultura de feedback

Em alguns momentos, os talentos não se sentem à vontade para fazer críticas (sobre a liderança e seus colegas) ou dar um retorno sobre o andamento das atividades. No entanto, isso é essencial e contribui para o desenvolvimento coletivo da equipe remota.

Por isso, é importante construir uma cultura de feedback. Para isso, faça reuniões online periódicas para dar um parecer aos seus subordinados, indicar pontos de melhora e fazer elogios. Também permita que o time avalie o trabalho como um todo, tanto no âmbito pessoal quanto no operacional. Depois, utilize essas informações para otimizar seu estilo de gerenciamento e o trabalho.

8. Invista em tecnologia

Para gerenciar equipes remotas, é importante estar antenado sobre tudo, mas sem exageros. Nesse sentido, a tecnologia pode facilitar essa função. Com as ferramentas corretas, é possível gerar, compartilhar e visualizar documentos, como apresentações e relatórios de desempenho.

Vale reforçar que o papel da tecnologia vai além de melhorar os contatos por meio de chats, áudios e vídeos. Ela também garante a elaboração de metodologias operacionais, cria updates ágeis e constantes sobre o andamento das tarefas, além de registrar todo o trabalho realizado.

Além do software de gestão organizacional, que contém dados integrados e salvos na nuvem para acesso de todos os usuários, vale cuidar da automatização de contratos de trabalho e de vendas. Por meio da assinatura eletrônica, é possível facilitar a vida de funcionários e clientes, eliminando a necessidade de deslocamento até a sede para fechar algum acordo ou negócio. Essa é uma maneira inteligente de gerenciar equipes remotas.

Nesse sentido, nós, da Docusign, podemos ajudar sua empresa. Temos a melhor maneira de assinar eletronicamente em praticamente todo dispositivo, sem barreiras físicas ou temporais, para agilizar transações de qualquer natureza. Entre em contato conosco para conhecer nosso catálogo de soluções e potencializar seu negócio.