Minimize os erros no RH em 9 passos

O setor de recursos humanos é extremamente importante para o crescimento e desenvolvimento de toda empresa. Sendo assim, quaisquer erros no RH podem impactar diretamente a produtividade e eficiência dos colaboradores.

Mas afinal, existe uma forma de minimizar essas falhas e garantir que o departamento atue de forma mais eficiente e produtiva? A resposta é sim. Investindo na digitalização do RH e buscando automatizar processos, você garante uma melhor comunicação interna e agiliza as atividades.

Veja abaixo quais outros passos podem ajudar a conter as falhas do setor: 

1. Crie listas de tarefas consistentes

Assim como outros setores, o RH também precisa de uma boa gestão operacional para que a equipe alcance a produtividade esperada. Uma dica interessante para melhorar o desempenho do time é criar listas de tarefas.

Desenvolva um documento listando quais atividades devem ser feitas, quanto tempo cada uma deve tomar, quais os recursos necessários e qual o prazo estimado. Com esse tipo de planejamento, é possível delegar funções e garantir que não haja duas pessoas fazendo o mesmo trabalho enquanto outras tarefas ficam esquecidas.

2. Evite a centralização de informações

Outro erro comum no RH, e que pode gerar falhas, é a centralização das informações. Isso acontece porque muitas vezes os processos estão em um único local, dificultando o acesso de outras pessoas da equipe.

Esse tipo de problema pode gerar ainda outras falhas na comunicação, fazendo com que seja necessário refazer tarefas, o que impacta diretamente a produtividade do time. A solução para o problema, portanto, é um sistema de gestão integrado - em que toda a equipe consiga acessar dados, processos, documentos, alterações e inserções na nuvem.

3. Dê preferência à qualidade, ao invés de velocidade

Quando a equipe está com prazos apertados, é comum que mais erros passem batidos por falta de checagem. Isso é ainda mais frequente nos casos em que o time não está suficientemente entrosado e treinado, o que afeta diretamente o rendimento.

Sendo assim, cabe ao líder realizar treinamentos constantes e elaborar uma lista de prioridades, garantindo que exista tempo útil para que as tarefas urgentes sejam realizadas a tempo, sem perder a qualidade do serviço.

4. Treine sua equipe para dar feedbacks

Um dos desafios do RH é motivar todos os funcionários da empresa. Sendo assim, é fundamental que a equipe esteja preparada para identificar pontos de melhoria nos colaboradores e realizar sessões de feedback.

A falta de retorno pode abrir brechas para  que toda a produção da empresa seja afetada, pois os funcionários não têm ciência de que algo deve ser modificado em relação à qualidade do serviço prestado. Assim, os feedbacks são uma excelente ferramenta para o crescimento profissional dos colaboradores, além de garantir melhores resultados para a empresa.

5. Automatize os processos operacionais

Outro erro bastante comum no setor  e que compromete diretamente os resultados é o controle manual de dados por meio de planilhas. Embora muitas pessoas acreditem que esse tipo de organização é segura, as planilhas não apontam erros, são estáticas e não ajudam a fazer o cruzamento de dados.

Isso quer dizer que, utilizando esse tipo de ferramenta, você tem mais chances de esquecer informações ou mesmo digitar dados errados. Processos automatizados, por outro lado, auxiliam de forma significativa, apontando erros e inconsistências, registrando as últimas alterações por data e fornecendo todos os dados necessários em uma única tela, o que facilita o dia a dia do departamento pessoal.

6. Utilize dados para atuar de forma estratégica

Acompanhar os dados coletados periodicamente é a única forma de criar uma linha do tempo e compreender quais ações devem ser tomadas de forma estratégica.

Imagine, por exemplo, que a equipe de RH esteja fazendo o acompanhamento de produtividade de determinado time. Nesse caso, é preciso monitorar os resultados mês a mês para analisar as falhas existentes e pensar em ações pontuais para resolver o problema.

É importante, portanto, que o departamento pessoal estabeleça metas de acompanhamento e mantenha a periodicidade na coleta de dados, possibilitando análises mais estratégicas e eficientes.

7. Acompanhe os indicadores de desempenho

Para que qualquer empresa tenha sucesso, é fundamental que os resultados se mantenham altos. Nesse caso, cabe ao setor de recursos humanos o acompanhamento desses indicadores de desempenho.

É preciso mensurar a performance dos colaboradores para que os gestores consigam tomar decisões importantes, como novas contratações, treinamentos ou desligamentos. Além disso, os indicadores de desempenho também evidenciam  os níveis de satisfação dos funcionários, as taxas de turnover, índices de absenteísmo e retornos em investimentos.

8. Mantenha uma boa comunicação

A comunicação interna é fundamental para que a equipe de RH consiga funcionar com consistência, solucionando problemas dos funcionários e executando as tarefas necessárias. Muitas vezes, as falhas de comunicação e a falta de um sistema integrado prejudicam o andamento das atividades, fazendo com que o time cometa erros que poderiam ser evitados.

Vamos dar como exemplo as planilhas. Por falta de integração, é possível que mais de um profissional faça a mesma alteração em determinado dado, o que pode prejudicar os colaboradores e custar caro para a empresa.

9. Invista em tecnologia

Fazer uma transformação digital no seu departamento de RH é a melhor forma de evitar erros e agilizar processos. Com uma boa automatização, é possível minimizar a burocracia utilizando, por exemplo, assinaturas eletrônicas e um sistema digital do ciclo de vida dos contratos.

Além disso, com  as ferramentas certas, é possível melhorar a comunicação interna e obter dados e indicadores de desempenho de forma mais simples, melhorando a tomada de decisões e garantindo ações mais estratégicas.

A ocorrência de erros no RH pode trazer diversos prejuízos para a empresa, levando a gastos desnecessários e afetando  a produtividade no setor. Para evitar que esse tipo de problema aconteça, a dica é apostar na automatização do departamento.

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