5 erros da gestão documental que você não pode cometer

Com o crescimento acelerado, é comum que muitas empresas enfrentem problemas de gerenciamento de documentos, principalmente por não terem ferramentas e tecnologias adequadas.

Uma gestão documental eficaz e segura é essencial para que as empresas evitem erros comuns e aumentem a eficiência e a produtividade de suas atividades. Sem uma estratégia confiável de gerenciamento de documentos, as empresas enfrentam tudo, desde problemas de comunicação até perda de dados.

Pensando nisso, trouxemos este artigo com os 5 principais erros da gestão documental para você não cometer. Confira!

Qual a importância da gestão documental?

A gestão documental pode ser definida como um conjunto de processos que garantem a produção, o armazenamento e o uso adequado de todos os documentos dentro de uma empresa. Essa é a atividade responsável pela gestão global de todos os documentos, desde a sua geração até os momentos em que a empresa necessita deles.

Com o passar dos anos, é natural que o volume de documentos produzido pela empresa cresça exponencialmente. Isso pode gerar problemas como lentidão de processos, falta de espaço e até perda de informações importantes, o que torna a gestão documental absolutamente necessária para o funcionamento sustentável de uma organização. 

Com essa abordagem, os dados considerados ativos da empresa podem ser preservados e transformados em um recurso competitivo.

Quais são os 5 erros da gestão documental que você não pode cometer?

1. Não ter uma política consistente

Esse é um dos erros mais comuns nos negócios. Primeiro, é preciso definir a forma correta com que os colaboradores devem lidar com os documentos da empresa. Em seguida, vem a decisão de quais arquivos devem ser mantidos, por quanto tempo podem ser armazenados e quando devem ser destruídos.

A criação de uma estratégia sólida de gerenciamento de documentos formaliza todos esses procedimentos e garante que sua empresa cumpra todos os requisitos legais e regulatórios relevantes.

A formalização de uma política de gestão documental é o primeiro passo para medidas eficazes de segurança da informação. Você pode criar seu próprio plano de retenção ou atualizar um plano existente para evitar que essa falha se arraste ainda mais. No entanto, procure orientação de uma empresa ou especialista em gestão de documentos que apresente casos de clientes de sucesso em seu portfólio.

2. Não centralizar os documentos

Tendo em vista que os dados gerados pelos negócios são cada vez maiores e, se mal organizados ou gerenciados, podem afetar a certeza da tomada de decisão para todos, o acesso centralizado às informações de uma empresa é fundamental para uma gestão mais eficaz.

Por meio da centralização, além de evitar perda de dados, extravio de arquivos e outros problemas que podem comprometer o funcionamento geral de uma organização, diversas melhorias podem ser alcançadas no uso das informações relevantes. 

Sendo assim, manter o acesso centralizado e automatizado às informações possibilita o planejamento estratégico e as decisões mais adequadas às necessidades do negócio, pois os gestores podem analisar rapidamente dados importantes para aplicar medidas voltadas ao crescimento da empresa, como a abertura de uma loja.

3. Não investir na segurança dos arquivos

As empresas modernas processam grandes quantidades de informações, mas, muitas vezes, não têm visibilidade real de como elas são armazenadas e acessadas, o que pode levar a possíveis violações de segurança.

O acesso aos arquivos precisa ser controlado para que apenas pessoal autorizado possa visualizá-los. Quando não se tem esse controle dos documentos, pessoas não autorizadas poderão acessar os documentos da sua organização. Isso pode constituir uma violação de segurança.

Restringir quem pode acessar, arquivar e copiar registros corporativos ajuda a eliminar erros humanos. Por isso, certifique-se de que todos os seus registros sejam devidamente manuseados e descartados por funcionários que tenham acesso ao conteúdo de todos os documentos que manuseiam. Quanto mais limitado o número de pessoas com acesso aos arquivos, melhor.

4. Não investir em tecnologia

A maneira mais eficiente de organizar arquivos é por meio de ferramentas tecnológicas. Com elas, é possível integrar todos os documentos da empresa em uma única plataforma. Além disso, os documentos digitalizados podem ser separados por categorias e outros filtros para facilitar a pesquisa e o acesso.

Além de simplificar as tarefas do dia a dia, investir em tecnologias traz muitos outros benefícios. A tecnologia padroniza processos, automatiza backups para minimizar a perda de dados, facilita a compreensão dos funcionários e possibilita um fluxo de informações mais seguro e eficiente.

Há também a opção de armazenamento eletrônico na nuvem. Nesse modelo, em vez de usar um software, os funcionários acessam os documentos em uma plataforma online. Além de poder acessar arquivos remotamente de qualquer dispositivo conectado à internet, a maior vantagem dessa opção é que o espaço para armazenamento de arquivos é praticamente ilimitado.

5. Não usar assinatura eletrônica

Se as assinaturas eram importantes antes, tornam-se ainda mais importantes à medida que o mundo se torna mais digital. E com o número de documentos e trabalho aumentando cada dia mais, é necessário se adaptar.

Para simplificar o processo de fechamento de contratos, documentos e negociações para empresas, foram criadas as assinaturas eletrônicas, que nada mais são do que registros digitais que certificam o que duas ou mais partes acordaram.

Esse tipo de assinatura tem o mesmo efeito legal que uma assinatura à caneta, mas com a vantagem de não depender de reuniões presenciais ou da necessidade de papel. A ferramenta pode reduzir custos e proporcionar maior segurança, sem falar na agilidade.

Como a Docusign pode ajudar?

A Docusign conta com diversas ferramentas que podem ajudar na gestão da sua empresa, como a produção, o armazenamento e a assinatura eletrônica para documentos.

O eSignature, por exemplo, é o produto de assinatura eletrônica da Docusign, e sua função é facilitar e agilizar a conclusão de transações. Isso porque, com ele, é possível assinar documentos a qualquer hora e em qualquer lugar, desde que a pessoa tenha acesso à internet. A ferramenta pode ser adquirida sozinha ou com qualquer outro produto da empresa.

Agora que você já viu alguns dos erros mais comuns a serem evitados na gestão de documentos em sua empresa, é hora de analisar, identificar se está cometendo algum e corrigi-los.

Corrigir a maneira como sua empresa gerencia seus arquivos e faz a gestão documental pode levar a uma ótima experiência para você, seus funcionários e seus clientes. Dedicar um tempo para reparar inadequações pode simplificar suas operações.

Como mencionamos, a Docusign conta com diversas ferramentas para ajudar na gestão de documentos e da sua empresa. Ficou interessado? Então, que tal experimentar a Docusign gratuitamente por 30 dias? Clique aqui e teste agora!