Guia rápido de melhores práticas para gestão de contratos

Fazer a transição da organização para um sistema que faça a gestão de contratos excelente pode ser uma forma de melhorar os processos de contratos por meio da automação. Os benefícios são visíveis: melhoria da eficiência, aumento da produtividade e redução do risco são apenas alguns exemplos.

No entanto, a transição para uma solução de gerenciamento de ciclo de vida dos contratos (CLM) também é um projeto importante que requer muita elaboração. Projetos de grande porte como esse podem ser difíceis de gerenciar e, quando executados de forma incorreta, podem não apresentar os benefícios desejados. Um fornecedor líder de CLM será um parceiro ativo na implementação técnica, mas obter ampla aceitação e adoção na organização exige um planejamento cuidadoso.

Para ajudar você a se preparar para a transição para o CLM, da idealização até a adoção, compilamos as experiências de centenas de organizações em oito melhores práticas divididas em duas categorias: planejamento e implementação.

Conheça a seguir as oito etapas de preparação para a implementação e o uso contínuo de um sistema de gestão de contratos que abranja toda a empresa.

Planejamento

1. Identificar os processos atuais e visualizar o estado futuro

Está comprovado que o CLM pode melhorar significativamente os processos de negócios. Mas para isso, você precisará mapear os processos atuais e desenvolver um entendimento claro do estado atual do fluxo de trabalho da sua organização. Com esse mapeamento em mãos, você consegue identificar lacunas e ineficiências nos fluxos de trabalho de forma mais efetiva. Com essas informações, você conseguirá definir o estado futuro desejado e como o CLM beneficiará sua organização.

2. Definir o sucesso do projeto

É comum ficar empolgado com a automatização dos processos. No entanto, definir o sucesso do projeto desde o início é uma melhor prática essencial ao implementar o CLM. Métricas bem-definidas são fundamentais para demonstrar o ROI e podem, eventualmente, atender como base para expandir o CLM para outras áreas da empresa. Definir e detalhar o estado futuro ideal também podem ajudar a estimular a equipe executiva quando chegar a hora de conseguir a adesão ao projeto.

As métricas de sucesso do projeto podem variar de acordo com os valores da organização e com os pontos problemáticos que precisam ser corrigidos. Os exemplos de KPIs a serem medidos incluem:

● Orçamento e prazo da implementação. Essas métricas são muito úteis para medir o sucesso específico da implementação do CLM. Cumprir o prazo e o orçamento é essencial para reforçar o valor do CLM.

● Melhorias na velocidade. Monitorar a geração, a iteração e o tempo de assinatura de contratos antes e depois da implementação do CLM também é uma forma fácil de demonstrar o sucesso do projeto.

● Receita. É um ponto muito simples, mas que nem sempre é considerado: para a obtenção do ROI do projeto, a receita deve ser superior ao custo da implementação. Vincular horas a dólares ajudará a demonstrar a economia básica que o CLM pode gerar.

● Risco. A automatização do processo de geração e negociação de contratos remove muitas oportunidades de erro humano. Comparar dados históricos sobre erros dispendiosos de contratos elaborados incorretamente pode ajudar a quantificar a redução do risco.

3. Começar de forma pequena

Depois de mapear os processos atuais da organização e definir o sucesso do projeto, pode ser tentador querer resolver todos os problemas encontrados de uma só vez. Entretanto, fazer muitas mudanças de forma muito rápida na implementação pode colocar a adoção em risco.

Em vez disso, identifique um ou dois casos de uso de alto impacto e baixo risco para priorizar. Comece o plano de implementação com esse caso de uso mais restrito e identifique seus KPIs.

A implementação de um único caso de uso também facilitará a adoção e a capacitação da organização. Em vez de reaprender vários processos de negócios de uma só vez, os funcionários terão uma introdução controlável ao CLM. Quando o sucesso for demonstrado, a expansão do CLM para outros casos de uso será bem mais fácil.

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4. Conseguir a adesão do nível executivo

Você tem um entendimento claro do estado atual e uma boa definição do estado futuro. Você definiu o sucesso do projeto e identificou os KPIs. Você identificou um caso de uso de baixo risco e alto impacto para começar. Agora é hora de abordar a equipe executiva para conseguir a adesão ao projeto.

Às vezes, é uma boa ideia pedir perdão em vez de pedir permissão. Esse não é o caso. Garantir a adesão da equipe executiva antes da implementação é fundamental para o sucesso de um sistema de CLM.

Para isso, comece com um caso de negócios definido e quantificável para CLM. Também é necessário ter uma mensagem consistente com a equipe executiva. Mensagens inconsistentes podem fazer com que membros da equipe façam premissas incompatíveis e podem interromper ou até mesmo extinguir o programa antes de seu início.

Quando há um alinhamento na equipe executiva, as considerações sobre orçamento e tempo de treinamento são gerenciadas com mais facilidade. Essa adesão também reflete em toda a organização, tornando a adoção na empresa mais rápida, completa e com maior probabilidade de sucesso.

Implementação

5. Estabelecer a governança

Depois de conseguir a adesão da equipe executiva, designe uma equipe interna para supervisionar a implementação e a execução contínua do CLM antes de iniciar a implementação. Essa equipe atenderá como especialistas internos e preencherá a lacuna de conhecimento entre a organização e o fornecedor de CLM. A melhor prática para criar essa equipe é selecionar membros de diferentes áreas da organização. Com uma equipe de liderança diversificada, o alinhamento de alto nível sobre regras e processos será mais robusto, o que facilitará o alinhamento organizacional.

6. Capacitar e treinar a equipe

A pessoa responsável pela adoção do CLM talvez não tenha problemas para usar a solução no primeiro dia da implementação. No entanto, para quase todas as outras pessoas na organização, o primeiro dia será o primeiro contato com a ferramenta. Por isso é muito importante ter um plano para treinar os funcionários sobre como usar o CLM no contexto específico de suas funções. Criar a documentação e facilitar a comunicação com a equipe de suporte interno ajudará na capacitação e promoverá uma adoção mais rápida e eficiente.

7. Priorizar e migrar contratos

O CLM não é apenas para contratos novos. Para aproveitar o sistema ao máximo, é importante migrar os contratos existentes em papel. Esse processo pode ser intimidante, mas o fornecedor de CLM certo ajudará você a criar um plano de digitalização.

O plano de digitalização geralmente começa com a identificação do local onde os documentos estão armazenados fisicamente. Em seguida, é necessário priorizar as categorias de documentos para digitalizar. A melhor prática recomenda começar com contratos ativos e quaisquer documentos obrigatórios para conformidade. Após a migração desses contratos, você deve migrar os contratos inativos. Pode não parecer necessário migrar contratos inativos, mas o CLM certo tornará os dados neles contidos pesquisáveis e rapidamente recuperáveis.

8. Fazer muitos testes

O projeto de implementação do CLM não termina após as etapas de adoção e uso. A equipe interna de especialistas em CLM deve analisar e testar o sistema exaustivamente para garantir o uso eficiente. Um sistema automatizado como o CLM oferece benefícios imediatos e visíveis em relação ao sistema com papel, mas sempre há oportunidades de melhoria do processo.

Se oportunidades de melhoria forem encontradas durante a fase de teste, a equipe de especialistas poderá reconfigurar o sistema com base no que for identificado. E então o processo recomeça: a equipe deve continuar testando para garantir que a reconfiguração surtiu o efeito desejado.

Testes rigorosos e contínuos reduzirão o risco por meio da identificação e correção de áreas problemáticas. Eles também reduzirão o tempo de implementação de novos casos de uso.

Aplicação dessas melhores práticas

Essas oito etapas oferecem uma base sólida para planejar e executar com eficiência a implementação de um sistema de CLM. Ao adotar uma abordagem cuidadosa e metódica de planejamento e implementação, você conseguirá estabelecer o CLM na sua organização para aprimorar os processos e economizar tempo e dinheiro.

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