Entenda o que é automação empresarial e faça do jeito certo

A automação empresarial envolve a aplicação de tecnologias, métodos, procedimentos altamente especializados e ferramentas digitais para agilizar processos e aumentar a eficiência do negócio, sempre apostando na redução da interferência humana durante a caminhada. Sua implementação está diretamente associada à otimização de recursos e tarefas em prol de melhorias em toda a cadeia produtiva.

E é fato: graças aos avanços tecnológicos de softwares, bem como ao desenvolvimento da inteligência artificial e da robótica, a automação empresarial está cada vez mais presente em todo tipo de negócio, reinventando completamente os ambientes de trabalho. Com essa ajuda, tudo se torna mais enxuto e a ocorrência de erros cai significativamente, conferindo mais objetividade às atividades desenvolvidas. Não parece ideal?

Neste post, vamos explicar um pouco mais sobre o que é automação empresarial e como ela pode otimizar processos, reduzindo custos, agilizando a sua execução e aprimorando a sua efetividade. Além disso, vamos mostrar como implantar esse conjunto de processos de automatização, especialmente no mercado financeiro e por que investir nele de forma a aumentar a produtividade do negócio. Confira!

O que é automação empresarial?

Como o próprio nome já sugere, a automação empresarial consiste em automatizar processos dentro de uma organização, ou seja, substituir atividades manuais por mecanismos automáticos baseados no uso de recursos computacionais. Isso é possível a partir da integração da tecnologia ao dia a dia dos negócios, que vai desde as tarefas mais simples até as mais complexas.

Por meio de softwares, sistemas de gestão, gerenciadores de tarefas e plataformas online, a automação ajuda não apenas os colaboradores que executam processos de rotina como também gestores e líderes. Aplicando a automação, a empresa logo notará uma significativa redução no tempo de execução de procedimentos burocráticos. Diminuem também os erros e o desgaste da equipe, economizando recursos.

A automação empresarial tem como objetivo principal, portanto, aumentar a eficiência na realização de atividades internas, que passam a ser realizadas com o suporte de dispositivos tecnológicos. A sua operacionalização é rápida e demanda pouco treinamento dos colaboradores, uma vez que é feita com base na simplificação, na aceleração e na melhoria contínua das tarefas.

Que tarefas podem ser automatizadas?

Hoje em dia, a automação já está presente em todos os setores corporativos e segmentos de mercado. No entanto, existem determinadas áreas em que a automação já está mais difundida, o que, em geral, faz com que as suas ferramentas e métodos estejam mais aprimorados. Confira agora mesmo alguns exemplos de tarefas que podem ser automatizadas em qualquer organização!

Gestão de contratos

Seja para formalizar acordos com fornecedores ou para fechar vendas B2B, praticamente todas as empresas precisam de contratos para operar atualmente, tornando o uso desse instrumento administrativo cotidiano. Por serem juridicamente válidos e rapidamente acessados pelas partes envolvidas, os contratos elaborados digitalmente conferem maior eficiência a uma negociação.

E os pontos positivos não param por ai. Por mais que nem todo mundo se dê conta, automatizar a gestão de contratos não só já é possível e cada vez mais comum, como traz uma série de vantagens para as organizações. Entre esses benefícios, estão:

• a redução de custos e da burocracia;

• a otimização do tempo da equipe;

• a facilidade na prestação de contas;

• a antecipação de receitas;

• a diminuição de inadimplência;

• a organização de documentos;

• a eficiência operacional;

• a segurança nos contratos;

• o menor risco de extravio de documentos

Ao contar com uma boa plataforma de assinatura e gestão eletrônica de documentos, a empresa consegue agilizar transações de qualquer tipo. Dessa forma, torna-se possível, por exemplo, usar a assinatura eletrônica e a assinatura digital em todos os contratos formalizados pela companhia, além dos demais documentos emitidos por ela.

Automação de marketing

Antigamente, praticamente todos os contatos que uma empresa tinha com o público antes de efetuar as suas vendas aconteciam por meio das grandes mídias offline — como televisão e jornal impresso. Já as transações comerciais em si ficavam totalmente a cargo dos vendedores, que utilizavam ferramentas tradicionais baseadas, principalmente, em papel, caneta e telefone. Hoje, no entanto, a situação mudou por completo.

Com o crescimento exponencial das mídias digitais que vem ocorrendo ao longo dos últimos anos, o consumidor está cada vez mais presente na internet, seja para consumir conteúdo virtual gratuito ou para comprar online produtos e serviços. Nesse cenário, as marcas têm a oportunidade de impactar milhares de pessoas ao mesmo tempo usando um só conteúdo digital, site ou página.

Ainda que estejam expostos a mídias com alcance coletivo, esses indivíduos querem se sentir especiais, receber um tratamento personalizado, de acordo com as suas expectativas e necessidades. É aí que entra a automação de marketing, personalizando enquanto automatiza o relacionamento com potenciais clientes. Por meio da automação de marketing, as empresas podem:

• personalizar e-mails com os nomes dos destinatários;

• enviar o tipo certo de conteúdo para cada perfil de cliente;

• disparar sequências de e-mails;

• testar diferentes opções de páginas, e-mails, anúncios e assim por diante;

• analisar os resultados dos testes e otimizar as mensagens a serem enviadas;

• gerenciar leads — potenciais clientes.

Entenda: da mesma forma que a automação empresarial usa recursos tecnológicos para otimizar processos em toda a empresa, a automação de marketing usa ferramentas digitais para automatizar tarefas de marketing. Trata-se da utilização de recursos tecnológicos para tornar as estratégias de marketing mais efetivas.

Automação comercial

Agora que você já conhece alguns tipos de automação, fica mais fácil presumir qual é a função da automação comercial, certo? A verdade é que essa é uma das formas mais importantes de automação dentro de uma empresa, pois impacta diretamente o faturamento, a rentabilidade e a competitividade do negócio diante dos seus concorrentes.

Assim como os outros formatos de automatização corporativa, a automação comercial é implementada a partir do uso de uma série de ferramentas digitais. No entanto, o seu foco está em atividades relacionadas de forma mais estreita a processos de compra e venda de produtos e serviços, como:

• controle do faturamento: acompanhamento dos números e geração de relatórios estratégicos;

• controle das despesas: identificação de oportunidades de otimizações e cortes de gastos;

• vendas: monitoramento das interações com potenciais clientes, gestão de leads com direcionamento para diferentes vendedores, automação de vendas por meio de canais de atendimento digitais, integração das plataformas de atendimento, gestão de bancos de dados com respostas para as dúvidas apresentadas por clientes;

• tomadas de decisão: gestão de promoções e preços de acordo com os estoques de produtos, negociação de prazos, análises de relatórios de vendas.

Como você pode ver, a automação comercial permite que a empresa funcione de forma mais ágil e fluida, com a otimização de procedimentos e aumento da efetividade. Isso vale tanto para os processos do dia a dia como para as tomadas de decisão mais pontuais e complexas, já que os líderes passam a contar com informações precisas e atualizadas.

Em que contexto a automação está inserida?

Delimitada entre os anos de 1760 e 1840, a Revolução Industrial foi marcada pela substituição dos processos de produção até então artesanais, logo, manuais, por equivalentes mecanizados, proporcionando uma produtividade imensamente maior. Entre as inúmeras consequências disso, podemos destacar o crescimento populacional.

Antes de 1760, o planeta não tinha nem 1 bilhão de habitantes em mais de 10 mil anos de civilização. Hoje, já somos mais de 7 bilhões, graças a, entre outros fatores, uma oferta maior de recursos, que reduziu a mortalidade em todo o mundo. Além disso, em termos gerais, a qualidade e a expectativa de vida das pessoas melhorou significativamente.

Por ter transformado não só o trabalho, mas alterado completamente a vida das pessoas, a Revolução Industrial é considerada um marco na história. E pode ser que estejamos vivendo os primeiros anos de uma nova revolução, que também está modificando e modernizando o trabalho, sabia? Estamos falando da revolução digital, também chamada de revolução da informação ou terceira revolução industrial.

A automação pode ser considerada um passo além da mecanização do trabalho introduzida lá atrás, justamente na Revolução Industrial. O detalhe é que, enquanto na mecanização os operadores conseguem mais eficiência com o uso de máquinas, na automação, a interferência e o esforço humanos nas atividades são reduzidos ao máximo.

Assim, com a automação, os processos corporativos tornam-se mais dinâmicos e menos suscetíveis a potenciais falhas corriqueiras cometidas pelos trabalhadores. Ao serem automatizadas, as atividades desenvolvidas na empresa tornam a cadeia produtiva enxuta, ajudando a identificar e eliminar gargalos que possam interferir em sua eficiência

Pode anotar aí: a automação empresarial é uma tendência inevitável. E não é para menos! Afinal, ela não só aumenta a eficácia de processos e reduz a ocorrência de erros como também reduz custos. Isso sem contar que, além de substituir o trabalho manual, computadores e máquinas conseguem executar tarefas que não poderiam ser realizadas por pessoas.

Por que a automação é necessária?

Se você ainda está se perguntando por que exatamente é necessário automatizar o trabalho, saiba: essa pergunta deve ser respondida pela própria empresa! Mas podemos adiantar que, geralmente, os benefícios de qualquer tipo de automação empresarial são claramente notados em forma de aceleração na entrega de valor — o que pode ser mensurado de inúmeras maneiras.

Antes mesmo de iniciar a automatização de qualquer parte do seu trabalho, porém, a empresa precisa entender por que a sua situação atual não é tão eficiente como poderia ser. E isso pode acontecer de diversas formas, como com a descoberta de softwares especializados ou a percepção de que a concorrência está, de alguma maneira, entregando mais valor com menos custos.

Depois dessa fase, o negócio precisa se abrir para as mudanças que a automatização de tarefas proporcionará. Essa abertura significa, inicialmente, especificar quais as ferramentas digitais que serão utilizadas e, em seguida, traçar as novas rotinas de trabalho baseadas na utilização das tecnologias implantadas. Toda essa trajetória está associada às demandas operacionais da empresa.

Assim como aconteceu com a introdução das máquinas na Revolução Industrial, a transformação proporcionada pela automação empresarial vai além de uma simples alteração na forma de trabalho. Na verdade, ela muda as relações entre processos e colaboradores, muito possivelmente alterando toda a dinâmica do negócio. É preciso, portanto, compreender os impactos trazidos pela tecnologia e ser flexível em relação a essas mudanças.

Portanto, uma vez identificadas as necessidades específicas de um negócio quanto aos formatos de automatização, será preciso se preparar para eles, o que favorecerá o sucesso da sua implantação. Esse planejamento envolve não só a aquisição das ferramentas e o treinamento de pessoal, mas também a reorganização da companhia quanto a sua forma de operar interna e externamente.

Quais são os principais benefícios?

Aumento da eficiência

Com a automação empresarial, inconsistências e falhas humanas em processos diminuem, uma vez que menos tarefas são feitas manualmente. Por esse mesmo motivo, a automação traz padronização de procedimentos, reduzindo o retrabalho e otimizando o tempo de cada funcionário na empresa. Consequentemente, a qualidade dos processos aumenta.

Em linhas de produção, por exemplo, a montagem automatizada de peças apresenta uma qualidade superior quando comparada à montagem por mão de obra humana. E o mesmo vale para outros processos, tanto produtivos quanto administrativos, como a elaboração de planilhas, a confecção de contratos, os levantamentos de dados e até as suas respectivas análises.

Inovação

Ao se modernizar, a empresa passa a contar com a geração de informações claras e objetivas sobre os seus processos operacionais. Dessa forma, fica mais fácil identificar eventuais problemas e buscar soluções inovadoras para saná-los, assim como ter insights para gerar novas ideias, melhorando ainda mais o funcionamento da companhia.

Diminuição de custos

Cá entre nós, um dos grandes objetivos de toda empresa é reduzir os custos operacionais, não é verdade? Afinal, quando os gastos diminuem, a lucratividade aumenta, sobrando mais dinheiro no caixa. E um dos desdobramentos naturais da automação empresarial é justamente a redução nos custos operacionais!

Isso acontece porque a automação traz melhorias para o processo produtivo, poupando recursos — incluindo recursos humanos, que podem ser alocados em setores com maior necessidade. Também são reduzidos custos com impressoras, papel, arquivamento documental e envio de correspondência, pois boa parte das operações com documentos passa a ser feita digitalmente.

Modernização

A automação empresarial dá novos ares para a rotina de qualquer organização, tornando-a mais tecnológica e moderna. E esses fatores são muito bem-vistos por parceiros comerciais, por clientes e até mesmo por potenciais colaboradores. Afinal de contas, um ambiente moderno e tecnológico tende a atrair mais talentos.

Vale ressaltar que tudo isso impacta de forma significativa na imagem que a empresa transmite ao mercado, passando mais credibilidade e confiança, principalmente aos seus clientes. Diante de tudo isso, a automação rapidamente passa a ser um enorme diferencial competitivo tanto do ponto de vista produtivo quanto em termos de marketing.

Depois de identificar os pontos de falha da empresa e compreender os benefícios da automatização, é possível seguir para a próxima etapa. Pronto para efetivamente automatizar o trabalho?

Como colocar a automação em prática?

Se você ainda pensa que a automação empresarial só acontecerá no futuro, chegou a hora de rever os seus conceitos. Hoje em dia, muitas empresas já adotam pelo menos uma forma de automação no seu ambiente de trabalho. Com isso, conseguem vantagens competitivas e resultados melhores que os da concorrência.

Vale lembrar que, por mais que as tecnologias nessa área estejam em desenvolvimento e evolução constante, já é sim possível usar a automação a favor do seu negócio em praticamente qualquer área e qualquer que seja o porte da empresa. Veja como colocar a automação em prática!

Mapeamento de atividades

O primeiro passo para se obter qualquer tipo de vantagem com a automação empresarial é mapear as atividades e rotinas exercidas no ambiente de trabalho. Em geral, aquelas tarefas que envolvem repetição e padrões definidos costumam ser mais propensas à automação. Aí entram, por exemplo, o envio de e-mails padronizados de respostas para clientes e o arquivamento de documentos digitalizados.

Com base nesse mapeamento, é possível identificar entre os processos operacionais da empresa aqueles que podem ser automatizados. E o segredo está em focar na automação de um único processo por vez, começando pelo mais simples, o que facilita inclusive o gerenciamento do impacto que a automatização trará para o negócio.

Escolha de tecnologias

Com as tarefas devidamente mapeadas e tendo eleito uma prioridade entre elas, é hora de partir para a próxima etapa: a pesquisa por ferramentas tecnológicas de automação que possam atender à demanda da empresa.

Já existem atualmente inúmeras soluções largamente empregadas na automatização do trabalho, como softwares ERP ou CRM e chatbots para prestar atendimento a clientes. Em uma escala mais industrial, também podemos citar máquinas que fabricam carros praticamente sozinhas, inclusive checando a qualidade ao fim da linha de produção.

Se a empresa identifica que seus processos de gestão de documentos envolvem repetição e consomem muitos recursos humanos, pode, por exemplo, decidir automatizar parte dessa área com softwares especializados. Esses programas conseguem coletar, armazenar, organizar e classificar os documentos do negócio, eliminando o trabalho manual de checagem e manuseio de uma quantidade enorme de informações.

Como fazer automação empresarial no mercado financeiro?

Não são apenas os processos administrativos rotineiros, as tomadas de decisões e a cadeia produtiva que se beneficiam da automação empresarial. As finanças da companhia também passam a ser mais bem geridas com a utilização de ferramentas tecnológicas que otimizam os seus cálculos, controlam o seu fluxo de caixas, emitem relatórios e criam sinalizadores automáticos importantes.

A partir do uso de softwares especializados, a empresa é capaz de realizar cálculos de lucratividade, custos com despesas e pagamentos de impostos,  por exemplo, com exatidão. O controle de todo o montante que entra e sai do caixa da companhia se torna muito mais ágil e eficiente, possibilitando que os gestores tenham dados financeiros robustos para tomarem decisões.

Com o emprego desses programas computacionais, a corporação pode gerar relatórios detalhados, com base nos quais são analisadas variáveis como os lucros, os prejuízos e os investimentos em um determinado período. Também é possível criar sinalizadores automáticos de inadimplência, gastos elevados com fornecedores e baixo saldo em caixa, por exemplo, o que permite um controle financeiro em tempo real.

Como automatizar do jeito certo?

A verdade é que a automação pode impactar a empresa das mais diversas maneiras. Para que esse processo funcione bem, o ideal é que seja tratado como um projeto completo, com objetivos bem definidos e até, se possível, com a escolha de um gerente que fique responsável pela transformação, do início ao fim.

Lembre-se de que, como dissemos, a automação altera rotinas e geralmente interfere até na forma como a empresa gera valor. Diante disso, a presença de um gerente apoiado por um método bem estabelecido pode preparar a organização para as mudanças, impedindo que um movimento muito brusco cause danos.

Esse profissional também deve acompanhar todas as fases de implementação da solução, preferencialmente contando com alguma ferramenta para a medição dos resultados. Afinal, se o objetivo da automação empresarial é produzir mais em menos tempo, com custos menores e reduzindo as chances de erros, é fundamental analisar se tudo isso está mesmo sendo conquistado e se há espaço para melhorias. A ideia é que esse monitoramento se transforme em rotina, permitindo que os processos evoluam continuamente.

Por que investir na automação empresarial?

Além dos benefícios que já listamos, investir na automação empresarial não só vale a pena, como é fundamental para a companhia, por dois principais motivos: produtividade e competitividade. Ao otimizarem processos e tornarem as operações mais eficientes, as ferramentas tecnológicas elevam a quantidade e a qualidade de produção de um negócio, um fator básico para o seu funcionamento.

Com a produtividade elevada, as empresas têm maiores chances de serem mais competitivas, pois podem se destacar entre os seus concorrentes. É bom lembrar que, para se manter forte no mercado, um negócio precisa funcionar com efetividade e oferecer serviços e produtos com eficiência aos seus clientes, o que é possibilitado com o uso de tecnologias.

Soma-se à produtividade e à competitividade o fato de que a utilização de procedimentos manuais está se tornando cada vez mais obsoleta. Empresas que disponibilizam canais de comunicação online, serviços de compra e venda digitais e outros formatos de interação virtual com os seus clientes e fornecedores estão um passo à frente das demais.

Como aumentar a produtividade pela automação?

Poupando tempo, evitando falhas e integrando. Além de elevar a eficiência, trazer soluções inovadoras e diminuir custos, a automação poupa tempo. Nesse contexto, períodos que antes eram dedicados a tarefas operacionais, em geral, manuais e repetitivas, podem ser direcionados para o desenvolvimento de atividades mais estratégicas, o que contribui para aumentar a produtividade dos colaboradores.

Na prática, a presença da tecnologia nos mais diversos setores abre caminho para uma cultura organizacional focada na atividade-fim do negócio. Como os sistemas digitais são mais eficientes no cumprimento de certas tarefas, evitando falhas operacionais, alguns colaboradores podem ser mais bem aproveitados, realocando-os para setores com maior necessidade de mão de obra.

O uso de dispositivos automatizados também permite maior integração de processos e de colaboradores, já que, por meio delas, os procedimentos tornam-se padronizados e sincronizados entre si. Além disso, com o uso de ferramentas associadas à internet, a comunicação entre funcionários e com clientes fica muito mais fluída e produtiva.

Na era digital, a automação empresarial já não pode mais ser encarada como uma escolha operacional. Trata-se de um conjunto de processos tecnológicos necessários para o sucesso da companhia, uma vez que, quanto maior é a eficiência de um negócio, mais ele produz com efetividade e é capaz de competir com os seus concorrentes no mercado.

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