O que são dados divergentes e como resolver esse problema?

Não importa qual o tamanho do negócio, para que ele alcance e mantenha sucesso, precisa contar com processos bem estruturados e organizados, de forma a atender às suas necessidades internas e demandas externas.

Esse objetivo só pode ser conquistado quando a companhia dispõe de informações corretas sobre a sua cadeia operacional, suprimentos, produção, logística, colaboradores, finanças, qualidade dos produtos oferecidos e serviços prestados, clientes e até mesmo concorrentes. Dessa forma, uma das principais ações da empresa deve ser evitar os dados divergentes.

Mas o que são dados divergentes? É bem provável que você já tenha se deparado com essa expressão ou, pelo menos, que tenha passado por algum tipo de situação que envolveu essa modalidade informacional.

Para esclarecer de vez esse conceito, neste post, vamos explicar o que ele significa, enfatizando os impactos da sua presença em documentos, inclusive contratos. Além disso, vamos mostrar como é possível escapar dos dados divergentes e, em consequência disso, evitar o surgimento de uma série de problemas. Continue a leitura e confira!

O que são dados divergentes?

Dados divergentes são informações equivocadas em relação a um determinado parâmetro, ou seja, que não correspondem a um conteúdo informacional previamente estabelecido. Como o significado básico da expressão sugere, trata-se de dados que divergem de algo que foi informado inicialmente, não apresentando autenticidade, consistência e veracidade no que diz respeito ao seu teor original. Nessa perspectiva, os dados divergentes são informações inválidas e não têm utilidade para a empresa.

Existem diversas formas de inconsistências informacionais, assim como diversos motivos pelos quais elas ocorrem, aspectos esses que tornam os dados divergentes muito comuns e frequentes no universo corporativo. A seguir apontamos alguns dos principais tipos de dados divergentes, tendo em vista a área empresarial em que eles geralmente ocorrem.

• na cadeia operacional — uma ocorrência comum é o repasse incompleto de comandos e trâmites de produção e prestação de serviços entre os funcionários;

• na manutenção do estoque — um exemplo corriqueiro é o levantamento incorreto do montante de suprimentos necessários para o funcionamento da empresa;

• na produção — podem ser as informações imprecisas sobre procedimentos e quantitativos de materiais que são demandados no processo de produção;

• na gestão de pessoas — alguns tipos são o cadastro equivocado de dados curriculares dos funcionários nas fichas funcionais e os cálculos incorretos de horas trabalhadas;

• no controle de finanças — é possível haver erros de registro de entrada e saída no fluxo de caixa, bem como a especificação incorreta de valores necessários para as operações da companhia;

• na tramitação de documentos — algumas ocorrências frequentes são a inserção incorreta de informações em contratos e até mesmo a emissão de assinaturas que não coincidem por completo com documentos de identificação;

• na negociação — um exemplo é a transmissão equivocada de valores de produtos ou serviços e de condições de pagamentos feita pelos funcionários aos clientes;

• no controle fiscal — um exemplo comum é a inserção na nota fiscal de informações incorretas sobre o comprador e os valores dos produtos ou serviços adquiridos.

Todos esses formatos de dados divergentes geram dores de cabeça consideráveis para o negócio, de modo que precisam ser evitados. Assim, enquanto o uso desse tipo de informação na cadeia operacional tende a causar baixas na produtividade dos colaboradores, bem como desperdício de tempo e dinheiro, na negociação, podem trazer consequências negativas para a relação entre cliente e companhia, chegando até mesmo a manchar a imagem da empresa.

Mas é na tramitação de documentos que estão os maiores impactos causados nas corporações pela utilização de dados divergentes em seus processos administrativos e financeiros. Uma situação problemática é esse tipo de inserção em contratos que, além de conterem dados sensíveis (números de CPF, CNPJ, identidade e telefone, bem como endereço e e-mail, por exemplo), são constituídos por cláusulas e termos que adquirem valores jurídicos logo que são firmados.

Nessa perspectiva, se qualquer uma dessas informações é inserida de maneira equivocada ou com inadequações, o documento pode não alcançar os efeitos desejados. Isso acontece, por exemplo, quando dados de contratante e contratado estão inconsistentes ou incompletos, bem como cláusulas e termos contratuais estão redigidos de modo impreciso ou com possibilidade de interpretação diferente das condições que foram acertadas no processo de negociação.

Até mesmo a validade jurídica de um contrato que contém dados divergentes pode ser questionada, chegando a não ser considerado um instrumento com efeitos legais para o estabelecimento do acordo firmado entre as partes. Uma das principais razões para o surgimento desse tipo de problema é a emissão de assinaturas inconsistentes, que, ao impactar a integridade de dados dos signatários, não conferem a autenticidade devida aos usuários.

Como evitar dados divergentes nos documentos?

O trabalho com dados divergentes é extremamente prejudicial para a empresa, como mostramos no tópico anterior. Além disso, tendo em vista a existência do Regulamento Geral de Proteção de Dados, as empresas precisam evitar o uso de qualquer tipo de informação inconsistente ou equivocada em seus cadastros de clientes e funcionários.

Dessa maneira, o primeiro passo para acabar com esses problemas é eliminar a utilização de documentos em papel e suas respectivas digitalizações, uma vez que eles favorecem a divergência informacional.

Eliminadas as impressões e digitalizações, é preciso investir na automação de processos. Há diversas ferramentas que contribuem para extinguir os dados divergentes dos documentos. Uma delas é o contrato eletrônico, que, ao tramitar virtualmente, permite a revisão sistemática de todas as informações contidas e, em casos de inadequações, a sua imediata correção. Outra solução são as plataformas de gerenciamento de contratos, como a oferecida pela Docusign, que automatiza os procedimentos e é capaz de identificar inconsistências informacionais automaticamente.

Outro recurso indispensável para manter a integridade das informações nos documentos elaborados digitalmente é a assinatura eletrônica, que confere a autenticidade da identidade dos signatários ao mesmo tempo em que impede a violação do arquivo assinado. Simples, prática e fácil de ser implementada, essa ferramenta possibilita que os seus usuários assinem contratos de forma segura, já que a solução conta com a proteção de mecanismos de criptografia.

A existência de dados divergentes em um negócio pode comprometê-lo de forma significativa, a ponto de interferir negativamente em seu funcionamento e lucratividade, bem como levar a ações judiciais por parte de clientes e fornecedores. Para evitar esses problemas, é fundamental que a empresa invista em tecnologias que facilitem a identificação de inconsistências e permitam a sua rápida correção, sem a geração de ônus ou inconveniente.

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