Controle de ativos: por que você precisa e como fazer

No cenário empresarial atual, marcado por mudanças culturais e tecnológicas rápidas, o controle de ativos de TI se tornou indispensável.

Empresas enfrentam desafios complexos, como a necessidade de se adaptar às novas tendências, otimizar processos de assinatura de documentos, adotar tecnologias para impulsionar a transformação digital, melhorar a eficiência operacional e reduzir o tempo gasto em tarefas operacionais burocráticas.

Além disso, a demanda relacionada à integração entre processos é uma preocupação que afeta diretamente a eficácia das operações.

Pensando nisso, elaboramos este artigo a fim de explorar por que o controle de ativos de TI é crucial nesse contexto dinâmico e como implementá-lo de maneira eficiente para enfrentar desafios dessa natureza. Continue a leitura e confira!

O que é controle de ativos em TI?

É uma abordagem relacionada à maneira de acompanhar e administrar os recursos tecnológicos de uma organização de forma precisa e organizada. É fundamental para garantir que a empresa tenha uma visão clara de seus ativos de TI, o que é particularmente relevante em cenários que envolvem a utilização efetiva de ferramentas digitais.

Para ilustrar a importância do controle de ativos nesse contexto, considere uma instituição que depende de assinaturas eletrônicas para seus contratos.

Se não houver controle adequado dos ativos de TI, como computadores, tablets e dispositivos correspondentes, a companhia poderá enfrentar problemas. Por exemplo, se um aparelho estiver desatualizado ou com defeito e não for detectado a tempo, isso pode levar a atrasos em processos cruciais e prejudicar a eficiência operacional.

Outro exemplo prático está relacionado à coleta de dados. Suponha que uma empresa esteja realizando pesquisas de mercado com dispositivos móveis.

Se não houver controle adequado dos ativos de TI, pode ser difícil rastrear quais aparelhos estão sendo usados, quais estão disponíveis e quais precisam de manutenção. Essa negligência pode resultar em coleta de dados imprecisa, perda de informações valiosas e recursos desperdiçados.

Além disso, em situações em que a empresa precisa manter registros rigorosos para fins de conformidade regulatória, como proteção de dados pessoais, a ausência de controle de ativos pode resultar em lacunas na documentação e expor a empresa a riscos legais.

Como fazer controle de ativos?

Aqui estão algumas dicas detalhadas para ajudar a estabelecer um controle eficaz de ativos de TI.

Identifique e classifique os ativos

Comece por levantar todos os ativos de TI na organização, desde hardware, software, dispositivos móveis até licenças de software e componentes de rede. Classifique-os com base em critérios como importância, valor e função na organização. Essa prática beneficiará todo o gerenciamento.

Documente tudo

Mantenha registros detalhados de cada ativo, incluindo informações como número de série, data de aquisição, custo e localização. Atualize regularmente esses registros para favorecer mudanças, como movimentações, atualizações ou descartes de ativos.

Além disso, utilize ferramentas de inventário automatizado para facilitar o rastreamento. Isso reduzirá a margem de erro humano e economizará tempo.

Promova a segurança de ativos

Implemente medidas para proteger os ativos de TI, incluindo criptografia, firewalls e políticas de controle de acesso. Certifique-se de manter o software e os sistemas operacionais atualizados para elevar o nível de cibersegurança contra vulnerabilidades.

Considere a conformidade regulatória

Esteja ciente dos regulamentos e normas que se aplicam à empresa, como a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Certifique-se de que o controle de ativos esteja alinhado com essas normas e que você possa demonstrar conformidade quando necessário.

Controle o ciclo de vida de ativos

Desenvolva políticas que definam claramente como os ativos são coletados, utilizados, mantidos e descartados. Planeje a aquisição de ativos com base em sua vida útil esperada e em sua importância para a organização.

Realize o controle de custos

Acompanhe os custos associados aos ativos de TI, incluindo aquisição, manutenção e atualização. Procure oportunidades de economia, como a consolidação de servidores ou a renegociação de contratos de software.

Invista em treinamento e conscientização

Capacite a equipe de TI e outros colaboradores sobre a importância do controle de ativos. Promova a conscientização sobre boas práticas de uso e segurança de ativos de TI em toda a empresa, especialmente em departamentos que utilizam e dependem de tais recursos.

Promova análises regulares

Realize auditorias periódicas para garantir que o controle de ativos de TI esteja sendo executado de acordo com as políticas e padrões estabelecidos. Providencie ajustes conforme necessário para assegurar a eficácia desse tipo de gestão.

Integre com outros processos estratégicos

Integre o controle de ativos com outras práticas de gerenciamento, como controle de incidentes, gestão de mudanças e coordenação de projetos de TI. Assim, uma abordagem complementará o funcionamento da outra, harmonizando processos e equipes.

Registre os procedimentos

Desenvolva procedimentos documentados para cada aspecto do controle de ativos de TI, garantindo que todos na organização saibam como contribuir e seguir as diretrizes. Assim, haverá uma padronização adequada a respeito dessa estratégia.

Por fim, é válido mencionar que o controle de ativos de TI é uma prática multifacetada que envolve a identificação, documentação, segurança, conformidade, gestão de ciclo de vida, monitoramento de desempenho, controle de custos, treinamento, avaliação regular e integração com outros processos.

Seguir essas recomendações ajudará a estabelecer um controle eficaz de ativos de TI em sua empresa, aprimorando a eficiência operacional e a política de segurança da informação.

Quais são as vantagens de controlar os ativos de TI?

Controlar os ativos de TI em uma empresa oferece diversos benefícios valiosos que impactam positivamente a eficiência e a segurança das operações. Abaixo, detalhamos algumas dessas vantagens.

Otimização de recursos

Ao saber exatamente quais ativos de TI estão em uso e onde estão localizados, a empresa pode otimizar a alocação de recursos. Isso evita compras desnecessárias e garante que os recursos estejam sendo usados de maneira eficiente.

Segurança de dados

O controle de ativos pode proteger os dados da empresa, o que inclui a identificação de dispositivos que podem representar riscos de segurança e a implementação de medidas que blindam os ativos e os dados que eles contêm.

Por exemplo, um software de controle de ativos detecta um dispositivo não autorizado na rede da empresa. Essa identificação desencadeia um alerta e medidas são tomadas para remover o dispositivo e reforçar a segurança da rede.

Suporte eficiente

Com um controle adequado, o departamento de TI pode oferecer apoio de maneira mais eficaz. Afinal de contas, eles têm informações detalhadas sobre os ativos, o que facilita a solução de problemas, a tomada de decisões e a manutenção.

Como visto, o controle de ativos de TI é um elemento vital para o sucesso das empresas em um ambiente de negócios em constante evolução. É a chave para otimizar processos, garantir conformidade e aumentar a eficiência operacional.

Uma solução notável que pode fazer toda a diferença nesse contexto é a Docusign. Ela permite a digitalização completa do processo, desde a assinatura eletrônica de documentos até a coleta de dados que podem ser importados diretamente nos sistemas de gerenciamento de ativos.

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