Como melhorar a comunicação interna? Confira essas dicas

A comunicação interna deve ser uma das prioridades dos Recursos Humanos. É a partir dela que mantemos todos os colaboradores na mesma página, de modo que os processos se tornam mais coesos, os procedimentos padronizados e as rotinas otimizadas.

Imagine que um cliente entra em contato com a empresa para tirar uma dúvida e cada setor passa uma informação diferente. Ou, ainda, que os atendentes levam muito tempo buscando dados, já que não têm fácil acesso a documentos. Essa situação certamente levaria a um descontentamento, concorda?

Uma comunicação interna eficiente é decisiva para evitar esses problemas e muitos outros. Continue a leitura para entender melhor a importância dessa ferramenta e como melhorá-la na sua empresa!

O que é comunicação interna?

É a comunicação interna que integra todas as ações dos colaboradores da empresa. Trata-se de estruturar meios para que haja uma transmissão e um compartilhamento facilitado de informações entre os diferentes setores. 

Essa troca inclui tanto a comunicação horizontal, isto é, entre equipes e departamentos, como a vertical, entre superiores e subordinados. Quando todos na empresa conseguem conversar rapidamente e sem ruídos, todos os processos são otimizados.

Além disso, um bom fluxo de comunicação interna ajuda a colocar todos os colaboradores na mesma página, de forma que todos fiquem mais alinhados com a cultura, os valores e os procedimentos da empresa. O resultado é que todas as ações se tornam mais coesas, o que é percebido por clientes e pelo mercado em geral. 

Qual é a importância da comunicação interna?

Veja só alguns dos principais motivos pelos quais vale a pena investir em uma comunicação interna mais otimizada!

Fortalece a cultura da empresa

Quando todos falam a mesma língua, os profissionais ficam alinhados em torno dos mesmos objetivos e são estimulados a desenvolver relacionamentos interpessoais mais próximos. Quando há muitas barreiras entre departamentos, a distância entre as pessoas diminui o espírito de cooperação. 

Reduz problemas nos processos

Se os setores não conversam entre si, há mais risco de problemas nos processos e procedimentos pela despadronização. Isso leva a inconsistências que geram retrabalho, tornando as operações truncadas. Uniformizar as informações e, em consequência, as ações, leva a uma experiência melhor para clientes e parceiros.

Aumenta a produtividade

Um dos impactos mais positivos de investir na comunicação interna é o aumento da produtividade. Afinal, com colaboradores mais alinhados, engajados e comprometidos com os objetivos da empresa, é natural que haja melhores resultados em suas tarefas.

Além disso, o fluxo de informações mais otimizado ajuda a reduzir o tempo gasto para encontrar dados e arquivos, o retrabalho em caso de despadronização de processos e os erros por falta de entrosamento entre as equipes. Tudo isso leva a mais eficiência nas rotinas da organização. 

Como melhorar a comunicação interna?

Melhorar a comunicação interna gira em torno de dois ingredientes principais: transparência e desburocratização. O primeiro deles se refere à clareza das mensagens da empresa, o que vai desde os valores até os procedimentos. 

Em outros termos, trata-se de ter todos os colaboradores e líderes falando a mesma língua. Esse ponto exige uma mudança cultural, de modo a alinhar as equipes em torno dos mesmos discursos, objetivos e modos de agir.

Já o segundo ingrediente tem um teor mais prático: desburocratizar a comunicação é fornecer os meios necessários para que as informações possam ser compartilhadas de forma ágil e livre de ruídos. 

Lembra-se do exemplo da introdução? Pois bem, se todos os colaboradores têm acesso aos dados dos clientes de forma rápida, há muito menos risco de que o cliente tenha que aguardar muito por uma solução ou que ouça respostas diferentes de cada atendente. 

De olho nesses pontos, veja só algumas boas práticas para melhorar a comunicação interna: 

• centralizar documentos — um dos maiores exemplos de como fazer isso é centralizar dados em um repositório digital, favorecendo a busca de informações e arquivos integrados;

• simplificar o diálogo — em vez do preenchimento de formulários ou agendamentos de horários para troca de informações entre equipes e líderes, é importante ter espaços abertos e caminhos fluídos para conversas;

• implementar canais de comunicação — para reduzir as barreiras de contato entre os diversos setores e colaboradores, vale a pena investir em canais descomplicados e ágeis, tais como softwares de gestão, e-mails e intranet;

• valorizar a transparência — sempre que houver uma mudança que impactará a rotina de trabalho dos colaboradores, seja boa ou ruim, é importante que todos sejam comunicados com transparência e de forma acessível;

• fortalecer o relacionamento — por fim, é importante criar ações para um convívio melhor entre os colaboradores, como reuniões sociais, eventos, happy hours, viagens corporativas, entre outras. 

Qual é a importância dos processos digitais nesse sentido?

Os processos digitais são fundamentais para melhorar a comunicação interna. Afinal, são tecnologias como os canais eletrônicos e os repositórios digitais que permitem a fluidez da troca de informações e a integração de dados e arquivos.

Para que você tenha uma ideia da importância disso na gestão de documentos, por exemplo, a pesquisa da Docusign 2022, com mais de 1.300 profissionais da área de contratos, mostra que:

• 46% dos entrevistados não conseguem localizar o arquivo desejado;

• mesmo quando a busca é bem-sucedida, leva-se em média 45 minutos para localizar um documento;

• para encontrar informações específicas em um contrato, os profissionais precisam de cerca de 1 hora e 24 minutos de busca.

Esses desafios podem ser solucionados com a implementação de repositórios digitais para a centralização de documentos e recursos de busca avançados. 

E não é só isso: com processos digitais, também é possível melhorar o engajamento dos colaboradores e o diálogo entre superiores e suas equipes, trabalhando o aspecto da transparência na comunicação interna. Por exemplo, newsletters digitais, aplicativos e redes sociais corporativas entram na lista de ferramentas bem-vindas.

Conseguiu entender a importância da comunicação interna e como melhorá-la na sua empresa? Como vimos, a troca descomplicada de informações e o fácil acesso a documentos centralizados faz toda a diferença na operação e no fortalecimento da cultura organizacional. 

Se gostou do post, veja também nosso guia do Docusign eSignature para o departamento de RH!