Como escolher o software de CLM corporativo certo para seu negócio

À medida que a tecnologia e as expectativas de seus clientes evoluem, encontrar a solução de gerenciamento de contratos certa está se tornando rapidamente a maneira mais fácil de reduzir os custos operacionais, aumentar a produtividade e ficar um passo à frente das expectativas dos clientes. 

Mas como encontrar o software certo de gerenciamento de ciclo de vida dos contratos (CLM) para seu negócio? As soluções corporativas de gerenciamento de contratos que são mais fáceis de implantar e de usar estão a seu alcance, você precisa apenas saber o que procurar. 

O que procurar em um software corporativo de CLM

Há diversos fatores a considerar ao buscar/avaliar a solução perfeita de CLM. Você precisa considerar as necessidades atuais de seu negócio e seu plano para o futuro, depois, ponderar isso em relação a uma longa lista de soluções de software de gerenciamento de contratos. 

Temos que admitir que avaliar todas as opções pode ser difícil. 

Para ajudá-lo a focar na direção certa, a seguir estão cinco fatores básicos que você deve procurar quando estiver selecionando uma solução de CLM. 

1. Automação e eficiência de ponta a ponta

Uma solução eficaz de gerenciamento de contratos simplifica cada etapa do processo de gerenciamento de contratos.  Modelos de contratos pré-aprovados, por exemplo, aceleram o processo de elaboração de contrato e eliminam oportunidades de ocorrência de erro humano, fornecendo texto reutilizável para documentos usados com frequência, como NDAs ou SOWs. Como resultado, os contratos precisam de apenas alguns ajustes para estarem prontos em vez de serem totalmente reescritos e novos documentos levam minutos para elaborar em vez de dias.

Muitas soluções de CLM oferecem até mesmo ferramentas do tipo arrastar e soltar que ajudam usuários não técnicos a configurar as partes mais complexas do processo de contrato, automatizando o direcionamento de contratos e a comunicação com todos os colaboradores na ordem correta. Ao automatizar essas etapas manuais repetitivas do processo, uma solução de CLM tira o peso do processo de gerenciamento de contratos e reduz drasticamente o tempo que seus funcionários usam nas tarefas administrativas. 

2. Um repositório de contratos central pesquisável

Localizar um único contrato em papel pode consumir o tempo de seus funcionários. Além disso, contratos arquivos de forma indevida ou perdidos continuam sendo um problema significativo nos ambientes de negócios que ainda são geridos por papel. Uma pesquisa da Docusign identificou que, na média, 32% dos profissionais gastam 30 minutos ou mais para encontrar um único contrato. 

O software de CLM fornece uma maneira mais fácil de armazenar e recuperar documentos. Repositórios de contratos pesquisáveis tiram os contratos dos arquivos físicos e colocam os mesmos em um local muito mais seguro e fácil de acessar: em um repositório seguro baseada na nuvem. 

Uma solução digital facilita a localização, o armazenamento e a organização de seus contratos e elimina os problemas associados ao armazenamento analógico (ou seja, em papel) de documentos. Mas os repositórios de contratos virtuais vão muito além de soluções simples de armazenamento e busca, permitindo organizar documentos por metadados, como tags, data de assinatura, data de geração, tipo de contrato e outros identificadores chave. Uma solução de CLM com um recurso de repositório de contratos em tempo real transforma a localização e o armazenamento de documentos em uma ciência exata e remove a incerteza manual dos procedimentos administrativos críticos. 

3. Uma solução para toda a empresa

Quando há sistemas díspares para funções importantes, como de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM), ferramentas de configuração, precificação, cotação (CPQ) e de assinaturas eletrônicas, fazer com que essas ferramentas funcionem juntas sem percalços pode ser frustrante. Uma solução de CLM integrada, por sua vez, oferece uma estrutura digital que integra o processo de contratos para toda a empresa, aprimorando a visibilidade e o tempo de conclusão para cada estágio do processo do ciclo de vida dos contratos. 

Soluções corporativas de CLM também empoderam sua organização para o crescimento futuro. Escolha uma solução que possa suportar o processo de contratos entre diversas funções e evite comprar produtos adicionais de ponto único que poderão não oferecer a integração entre as funções em todos os sistemas.  Lance sua solução de CLM onde pode ter o maior impacto inicial, seja em vendas, compras ou no jurídico, depois, faça a distribuição para outras áreas de sua organização. Um processo uniforme de gerenciamento de contratos aumenta a visibilidade entre as equipes e acelera a velocidade com a qual pode expandir sua capacidade operacional. 

4. Análise de contratos 

Gerenciamento de risco é uma parte fundamental do ciclo de vida de cada contrato. A revisão de riscos manual dos contratos drena recursos e introduz a oportunidade de erro humano. Sem um repositório de contratos central ou uma solução automatizada de gerenciamento de riscos, é difícil identificar contratos existentes que incluem texto arriscado. A contratação de assistência jurídica externa ou a aquisição de ferramentas complementares custam muito e diminuem a capacidade de sua organização responder de forma eficaz aos riscos. 

Soluções de CLM de alta qualidade oferecem análise nativa de contratos, o que facilita a identificação e mitigação de riscos em todos os departamentos. Busque uma solução de CLM que possa calcular o risco durante o processo de negociação, direcionar contratos com base nas pontuações de risco e posicionar seu negócio para que tome decisões de negociação mais inteligentes. 

5. Uma solução que atenda às necessidades de sua organização

Para encontrar a solução corporativa de CLM certa para seu negócio, é necessário ter um certo nível de autoconhecimento. A seguir estão alguns pontos a serem considerados ao selecionar um software corporativo de gerenciamento de contratos. 

• Tamanho da organização: Quanto mais funcionários e departamentos você tiver, fica mais difícil para a sua organização permanecer conectada. À medida que seu negócio cresce, é importante encontrar uma solução de CLM que possa escalar com seu crescimento.

• Acesso departamental: A implantação de CLM pode iniciar em vendas como uma solução para um problema específico, mas todos os departamentos podem se beneficiar de uma solução corporativa de gerenciamento de contratos. Conceda a toda a sua organização o acesso necessário para a familiarização com o software para que quando você estiver pronto para expandir sua equipe também esteja. 

• Complexidade do processo de vendas: Embora todas as unidades de vendas se beneficiem de processos digitais simplificados de gerenciamento de contratos, aquelas que têm processos de vendas altamente técnicos ou complexos (modelos de receita de assinaturas, conjuntos de serviços, aprovações de preços, etc.) são as mais beneficiadas pela automação das tarefas administrativas. 

• Preocupações legais/de conformidade: Se você trabalhar em um setor com regulamentações como HIPAA, KYC/AML ou FedRAMP, a capacidade de avaliar riscos instantaneamente em seus contratos pode mudar tudo.

Os fluxos de trabalho e a estrutura interna existentes de seu negócio também determinarão qual CLM é melhor para você. Por exemplo, muitas organizações priorizam a facilidade de uso ao selecionar uma solução de CLM. Em vez de gastar recursos tentando dominar uma solução de software complexa, procure uma solução de CLM com interface intuitiva e controles fáceis de usar pelos usuários.

Encontrar uma solução de CLM que escale com seu negócio

À medida que novas regulamentações e tecnologias surgem, uma CLM corporativa inovadora fornecerá as ferramentas necessárias para sobreviver em um ambiente de negócios que está evoluindo rapidamente. Com o software de CLM certo, você pode evitar a compra de nova tecnologia ou a atualização de sua solução de ponto único a cada poucos anos. 

A seguir estão alguns fatores inovadores a serem considerados ao selecionar seu software corporativo de gerenciamento de contratos. 

Inovação consistente

Uma solução de CLM que evolui com seu setor e implanta continuamente nova tecnologia ajuda a prepará-lo para qualquer futuro. Em vez de empregar uma coleção de produtos de software de ponto único de gerenciamento de contratos que se tornam rapidamente obsoletos, encontre uma solução corporativa de CLM que valorize a inovação.

Por exemplo, à medida que os prestadores de serviços financeiros deixam de usar a Taxa de Oferta Interbancária de Londres (LIBOR) como referência para definição das taxas de juros, estima-se que haja US$ 240 trilhões em contratos existentes que possam precisar ser renegociados ou de avaliações profundas dos riscos. Algo que é procedimento operacional padrão hoje pode se tornar um risco rapidamente amanhã. Ter uma solução desenvolvida para identificar e mitigar riscos de forma proativa, como essa, permite levar sua organização adiante sem esforço.

Soluções prontas para uso

Até mesmo algumas das soluções vendidas prontas mais avançadas podem requerer treinamento profundo ou personalização cara antes de estarem prontas para a implementação. O software de CLM certo para a sua organização deve fornecer soluções que estão prontas para a implementação da forma como são vendidas. Por exemplo, a Docusign oferece pacotes de análise que são pré-programados para analisar e oferecer insights para casos de uso específicos, como: 

• LIBOR

• Catástrofes/força maior

• Brexit

• Privacidade de dados

• Conformidade com GDPR

• Conformidade com LGPD

• NDAs

• Fusões e aquisições

Como encontrar tudo o que você precisa em um único lugar

Para encontrar a solução corporativa de CLM certa para seu negócio, é necessário equilibrar de forma cuidadosa as necessidades de sua organização com as questões macro de todo o setor, como novas regulamentações ou inovações tecnológicas.