Como armazenar documentos: 4 ações para garantir a organização

Saber como armazenar documentos de maneira otimizada é fundamental para manter a organização interna e prevenir diversos riscos para o negócio. No entanto, para alcançar esse tipo de gestão, é importante ter um bom planejamento e seguir alguns passos indispensáveis.

Entre os principais cuidados para manter a gestão dos arquivos de uma empresa, nada melhor do que investir no armazenamento de documentos online. Por meio dessa estratégia, é possível facilitar o acesso, tornar as buscas mais práticas e aumentar a segurança.

Para ajudar você a entender melhor como caprichar na gestão de documentos na empresa, montamos este artigo com 4 dicas para garantir a organização e o armazenamento de conteúdos digitais. Acompanhe e saiba mais!

O que é a gestão de documentos?

A gestão de documentos nada mais é do que uma série de processos que garantem a organização, a eficácia e a agilidade na hora de guardar arquivos. Essa é uma tarefa importante para a empresa, tendo em vista a necessidade de armazenar conteúdos fiscais, relatórios, comprovantes, recibos, contas, entre vários outros.

Existem diferentes maneiras de fazer a gestão de documentos. Por isso, planejá-la adequadamente dentro de uma empresa ajudará a fazer a melhor escolha do espaço, dos padrões, das técnicas e das ferramentas utilizadas para aprimorar o processo.

Vale a pena destacar também que a gestão de documentos não propõe apenas a otimização do armazenamento, como também a facilidade da busca. Encontrar arquivos e informações de maneira prática e rápida favorece a rotina interna, evita falhas e diminui os riscos de um negócio.

Por que a gestão de documentos é importante?

Independentemente do ramo de atuação de uma empresa, é necessário lidar, em algum momento, com o manuseio, a apresentação e o armazenamento de documentos. Esses conteúdos podem ser importantes em curto, médio e longo prazos.

Dessa forma, a gestão de documentos é necessária para manter a organização e o acesso a informações valiosas para a empresa. A partir de boas práticas para armazenar, recuperar, procurar, catalogar e proteger conteúdos importantes sobre o negócio, é possível ter:

• atuação em conformidade com as leis;

• realizar os procedimentos tributários adequadamente;

• aumentar a produtividade interna;

• elevar o controle de acesso a informações confidenciais;

• agilizar a tomada de decisão;

• otimizar processos e o espaço de armazenamento;

• economizar gastos com armazenamento, perdas, refação e descartes. 

É interessante salientar que não são todas as empresas que dão a devida atenção a esse cuidado. Desse modo, fazer uma boa gestão de documentos, além de trazer uma série de vantagens para a organização empresarial, pode ser um diferencial competitivo.

Como armazenar documentos com eficiência?

Como visto, criar estratégias para aumentar a eficiência na hora de armazenar os documentos vai fazer toda a diferença para a rotina e a gestão de uma empresa. Para isso, existem alguns cuidados indispensáveis.

A seguir, confira 4 dicas para melhorar a gestão de documentos e garantir uma maior organização e sucesso ao armazenar os arquivos.

1. Reúna todos os documentos em um só lugar

O primeiro passo é concentrar tudo o que a empresa precisa gerenciar e manusear em um só lugar. Ao reunir os documentos em um espaço único e de acesso adequado aos profissionais do negócio, é possível manter o foco e a organização.

A partir disso, basta criar um catálogo e uma classificação adequada dos documentos, a fim de que seja ainda mais fácil encontrá-los dentro do espaço de armazenamento. Com isso, todos os profissionais da empresa saberão onde encontrar o que precisam para realizar o trabalho.

Vale a pena destacar que esse espaço de armazenamento pode ser físico ou digital. Tudo vai depender do planejamento da empresa e do nível de modernização. Manter os documentos salvos com o apoio da computação em nuvem, por exemplo, vai otimizar todo o processo, elevar a proteção dos dados e tornar o acesso mais prático.

2. Crie um padrão

É importante padronizar o armazenamento dos documentos. Com isso, a organização interna é preservada. Criar um esquema único da empresa para a escolha de nome de arquivos e de pastas, por exemplo, permite que todos os novos conteúdos sejam armazenados com o mesmo padrão de etiquetas.

A forma de organização dentro do espaço físico também ajuda na hora de guardar ou de procurar os documentos. Ordem numerada, lista alfabética, códigos: todas essas são formas inteligentes de catalogar e classificar os arquivos.

3. Use a tecnologia para gerenciar documentos

Mesmo que a sua empresa deseje manter o armazenamento dos documentos em um lugar físico, ter o apoio da tecnologia é uma escolha inteligente. Com sistemas digitais, é possível facilitar toda a gestão, manter os dados concentrados em um só lugar, criar guias para acessar os arquivos de acordo com os padrões criados, entre outras vantagens.

É claro que a tecnologia pode ajudar ainda mais na gestão de documentos. Com o armazenamento em nuvem, as assinaturas eletrônicas, os sistemas de segurança e o controle no compartilhamento, é possível arquivar documentos de forma eficiente com muito mais praticidade no ambiente de trabalho. 

4. Faça backups

Outro passo que não pode faltar para saber como armazenar documentos eficientemente é o backup. Esse é um processo que garante que os conteúdos foram salvos adequadamente e que têm uma etapa extra de segurança, em caso de perdas ou falhas no sistema.

Os backups são necessários para manter a privacidade e a proteção dos dados por erros de gestão documental ou por manuseio causados pelos profissionais, aos quais toda rotina organizacional está suscetível. Além disso, fazem toda a diferença em caso de problemas como queda de energia, dificuldades técnicas nas máquinas ou instabilidades nos sistemas.

Um exemplo da importância do backup foi o apagão de dados da CNPq. Os backups permitiram que todos os conteúdos fossem recuperados na plataforma e informações de anos da ciência brasileira não se perdessem definitivamente.

Quais são as vantagens da Docusign?

Com a Docusign, você tem a oportunidade de armazenar os seus documentos com muito mais praticidade, eficiência e economia. As nossas soluções oferecem diversas facilidades para proporcionar agilidade nos negócios e segurança para todos os setores da empresa.

Além disso, você pode gerir seus documentos de forma eletrônica e integrada, além de evitar a perda de informações, atrasos na comunicação, problemas por isolamento, entre outros fatores que aumentam os gargalos operacionais. Tudo isso com facilidade de uso pelos profissionais.

Em outras palavras, com a Docusign a sua empresa pode ter acesso a ferramentas que colaboram para:

• diminuir os gastos corporativos;

• economizar tempo;

• aumentar a produtividade;

• garantir a segurança;

• elevar a receita;

• promover escalabilidade.

Como visto, saber como armazenar documentos faz a diferença na longevidade de um negócio. Por esse motivo, investir em estratégias e ferramentas para manter a organização interna é um cuidado importante para ter o suporte necessário para atingir os objetivos de crescimento da empresa.

Quer saber mais sobre como melhorar a gestão de documentos no seu negócio? Confira mais informações sobre o armazenamento em nuvem e tire todas as suas dúvidas!