7 dicas de como organizar seus documentos de recursos humanos

A estruturação adequada de uma empresa é um dos pré-requisitos para o alcance do sucesso no mundo corporativo. Afinal, a excelência na produção e a obtenção de lucratividade estão associadas à ordenação e à sistematização dos processos. Por isso, saber como organizar arquivo de documentos é uma necessidade.

Devido à sua importância administrativa e jurídica, os documentos de Recursos Humanos estão entre os elementos do negócio que precisam estar sempre em ordem. Levando em conta esse cenário, é importante organizar documentos de RH de forma a propiciar agilidade, segurança e eficiência ao processo de arquivamento que é executado.

Neste post, vamos dar 7 dicas de como os funcionários que cuidam dessa documentação podem ser instruídos para organizá-la, conferindo sistematicidade ao armazenamento e evitando que esses arquivos se deteriorem ou se percam com o passar do tempo.

Também trataremos da importância da tecnologia para essa organização. Confira agora mesmo!

Qual é a importância da organização no RH?

O setor de Recursos Humanos de uma empresa é responsável por cuidar dos procedimentos relativos à contratação e demissão de funcionários, além de possibilitar que o empregado usufrua de seus direitos trabalhistas, como férias e folgas. Em geral, também cabem ao RH a definição de horários de trabalho, o fomento a programas de qualificação profissional e a operacionalização de processos de promoção.

Com responsabilidades de grande importância e tantas atividades a serem desempenhadas, organizar deve ser a palavra de ordem nessa área corporativa. É a organização que permite ao RH o cumprimento de prazos trabalhistas e fiscais, bem como o correto arquivamento de documentos diversos, entre os quais estão as fichas cadastrais, os termos de rescisão, os contratos de trabalho e os comprovantes de pagamento.

Como organizar arquivo de documentos de RH?

A seguir, recomendamos 7 práticas essenciais para a organização eficiente dos documentos de RH. Continue a leitura e reestruture de uma vez o setor!

1. Identifique as demandas organizacionais

O primeiro passo para organizar de forma adequada os documentos de Recursos Humanos de uma empresa consiste na identificação de demandas organizacionais específicas.

Trata-se da necessidade de verificação dos aspectos legais — sobretudo de natureza fiscal e trabalhista — e das particularidades do negócio antes de iniciar as atividades práticas de organização documental.

Nessa perspectiva, é preciso conhecer a legislação referente aos tipos de documentos utilizados nos procedimentos de Recursos Humanos, o que ajuda a evitar a ocorrência de erros no processo de arquivamento de documentos.

O conhecimento das especificidades da empresa, tendo em vista o seu segmento de atuação, contribui para a definição de eventuais documentações extras que devem ser armazenadas, favorecendo a gestão de documentos.

2. Saiba por quanto tempo os arquivos precisam ser mantidos

É preciso ter atenção quanto ao período durante o qual cada tipo de documento deve ser arquivado, cuidado este que resguarda legalmente a empresa de eventuais problemas e evita o acúmulo de arquivo morto.

Assim, pedidos de demissão, avisos prévios e termos de rescisão de trabalho têm que ser guardados durante 2 anos. Já o cadastro geral de empregados e desempregados deve ser arquivado por 3 anos.

Devem ser arquivados por 5 anos: recibos de pagamento, cartões ou livros de ponto, atestados médicos, arquivos referentes a créditos tributários — como IR —, autorizações de descontos não previstos na legislação, acordos de compensação e de prorrogação de horas, relação de contribuição e guia de recolhimento sindical, bem como comprovantes de entrega da Comunicação de Dispensa do funcionário.

Os documentos relacionados à Receita Federal e ao INSS precisam ser guardados por um período entre 5 e 10 anos. Os comprovantes de pagamento PIS/PASEP e salário-educação devem ser armazenados por 10 anos.

O Perfil Profissiográfico e o seu comprovante de entrega ao funcionário, exames médicos (admissional, periódico, de afastamento e de retorno ao trabalho, demissional) e informações do programa de Prevenção de Riscos Ambientais têm que ser mantidos por 20 anos.

Os documentos relativos ao FGTS precisam ser armazenados durante 30 anos. Há ainda os documentos que devem ser guardados por prazo indeterminado, como a Relação Anual de Informações Sociais (RAIS), os contratos de trabalho e o livro de registro de funcionários, assim como os livros de ata da CIPA e de inspeção do trabalho.

3. Estabeleça critérios e procedimentos de organização

Para ter eficiência no arquivamento de documentos no ambiente empresarial, é preciso estabelecer critérios e procedimentos de organização. Isso requer a definição das categorias que vão balizar o processo organizacional e a especificação das etapas, bem como estratégias que devem ser seguidas para efetuar o arquivamento.

Os critérios de guarda de documentos são variáveis. Eles podem, por exemplo, basear-se no tipo de documento — ficha cadastral, contrato trabalhista, atestados médicos, formulários de férias, histórico funcional, contracheques etc. —, com o agrupamento de todos os funcionários em uma mesma tipologia.

Outra possibilidade é a classificação individual por ordem alfabética, que reúne a totalidade de documentos de um mesmo colaborador. Também é fundamental que sejam estipulados os procedimentos referentes à organização de documentos de Recursos Humanos que levam em conta a periodicidade, o local e o formato de armazenamento.

Em conjunto ao estabelecimento de critérios, a definição desses procedimentos é importante porque auxilia na padronização dos mecanismos organizacionais utilizados pelos profissionais que atuam no setor de gestão de pessoas.

4. Informe a sua equipe sobre os processos organizacionais

Depois de conhecer as questões legais, identificar as necessidades da empresa e definir os critérios e os procedimentos para a organização de documentos, é preciso que a equipe da área de Recursos Humanos receba as devidas informações.

É somente por meio da comunicação apropriada desses processos que os colaboradores entenderão como organizar arquivo de documentos de RH. A criação e o seguimento de padrões organizacionais para a guarda de documentos dependem desse diálogo.

O sucesso do repasse dessas informações aos colaboradores decorre, em grande medida, da forma como a comunicação será efetuada. Por isso, o ideal é que as orientações sejam claras e objetivas, de forma a evitar qualquer possibilidade de mal-entendido que possa levar a falhas. Além disso, as indicações de procedimento devem ser registradas e transmitidas oralmente e por escrito.

5. Use a tecnologia a seu favor

Como mostramos, a legislação brasileira prevê que diversos documentos relativos ao RH seja armazenados por diferentes períodos. Logo, o setor precisa se organizar para realizar essa guarda de maneira segura. É então que surge a tecnologia com a finalidade de oferecer o suporte necessário, de modo a otimizar a busca e evitar danos e perdas.

Com a automação de processos, o RH pode implementar a digitalização de documentos, mantendo os arquivados nos locais apropriados e com fácil acesso para os usuários autorizados. O uso de sistemas em nuvem protege e dinamiza o processo de armazenamento, além de facilitar a execução de procedimentos de integração de informações em casos de consultas rotineiras e até auditorias.

6. Implemente a assinatura eletrônica

Com tantas tecnologias eficientes disponíveis no mercado, é um desperdício não utilizá-las. Entre as diversas ferramentas que podem ajudar nas rotinas do setor de RH está a assinatura eletrônica. Ela pode ser utilizada em diferentes tipos de documento e para as mais variadas finalidades, eliminando a assinatura à caneta.

Por ser um recurso seguro, com validade jurídica e de uso simples, a assinatura eletrônica funciona como um instrumento de grande utilidade para a organização documental. Isso porque a sua adoção permite a informatização dos documentos de Recursos Humanos que podem, então, passar a ser emitidos e armazenados em meio digital.

Desde uma assinatura de carta de oferta até um aviso de férias ou solicitação de vale-transporte, tudo pode ser feito via uma plataforma de assinatura eletrônica e ficar armazenado na nuvem para consultar onde e quando você precisar.

7. Crie e cultive uma cultura organizacional

A efetividade da organização dos documentos de Recursos Humanos está relacionada de modo direto à criação e à manutenção de uma cultura organizacional na empresa.

Ou seja, trata-se da necessidade de implementação de processos que favoreçam uma rotina administrativa em que os colaboradores saibam como organizar arquivo de documentos de RH de forma apropriada. Tudo isso, é claro, com base nas categorias e procedimentos que foram padronizados.

Quais são os riscos de não ter documentos organizados?

Não seguir os procedimentos indicados sobre como organizar arquivo de documentos de Recursos Humanos traz uma série de consequências para a empresa. A seguir, confira os principais riscos de não organizar os documentos adequadamente.

Perdas de documentos

Quando os arquivos não são organizados da forma adequada, dificilmente alguém vai se dar conta da falta de algum documento até que precise dele. A essa altura, será muito difícil identificar como e em que momento aconteceu o extravio, o que tornará sua recuperação praticamente inviável.

Ter os documentos armazenados apenas de forma impressa e sem uma boa organização também expõe a empresa ao risco de perda total de dados em casos de desastres naturais ou provocados por pessoas. Uma eventual enchente ou um incêndio pode danificar completamente os papéis, fazendo com que seja impossível até mesmo identificar o que se perdeu.

Custos desnecessários

A desorganização dos arquivos de RH leva ao acúmulo desnecessário de documentos impressos, muitos deles que nem precisam ficar armazenados por um longo tempo. Nessa situação, é preciso dispor de um espaço significativo para armazenamento — ou seja, mais área de escritório sem função produtiva —, além de gastar mais com impressões quando os documentos poderiam ser guardados em formato digital.

Outra consequência negativa da falta de uma boa gestão de documentos de Recursos Humanos é o tempo que se gasta cada vez que há a necessidade de localizar um arquivo. Alguém é obrigado a percorrer pilhas e mais pilhas de papel, prejudicando sua produtividade e correndo o risco de atrasar o trabalho de outros setores que dependem do documento a ser encontrado.

Vazamento de informações

Não saber como organizar arquivo de documentos de RH também pode resultar no vazamento de informações confidenciais sobre a empresa, funcionários e até sobre candidatos dos processos de recrutamento e seleção. Como indica a Lei Geral de Proteção de Dados, a empresa tem a obrigação de zelar por dados pessoais de terceiros.

As implicações de falhas no tratamento desses dados podem variar desde sofrer as penalidades da lei — como advertência, multa e outras sanções — até danos à reputação da empresa. Afinal, nada como um vazamento de dados sensíveis para fazer com que clientes deixem de confiar na marca.

Dificuldades para cumprir normas

Como vimos, a empresa pode ter problemas se não guardar os documentos por um determinado período. Além disso, os documentos de Recursos Humanos contêm informações importantes que geralmente são necessárias para a empresa se defender em processos trabalhistas. Se esses dados desaparecem, a companhia fica desprotegida e corre o risco de ser penalizada, inclusive tendo um prejuízo financeiro.

A não observância das regras sobre como organizar arquivo de documentos de RH abre margem para falhas que depois não podem ser remediadas, como o descarte acidental de documentos sem backup que deveriam ser armazenados por mais tempo. Consequentemente, a empresa fica impossibilitada de comprovar situação regular diante de uma fiscalização.

Por que vale a pena investir em tecnologia para organizar documentos?

É inegável que estamos na era digital, caracterizada pela grande acessibilidade informacional e pelo uso massivo de recursos tecnológicos para as mais diversas finalidades. E a área de Recursos Humanos não pode ficar fora disso. Muitas empresas já operam com o RH digital, um moderno modelo de gerenciamento de tarefas administrativas baseado na informatização.

A implementação de tecnologias traz diversos ganhos para o setor. Com os documentos eletrônicos, há a redução considerável do uso de papel e a consequente diminuição de custos. A utilização de sistemas e dados integrados otimiza os processos de seleção e treinamento de funcionários, assim como permite o acompanhamento individual do desempenho profissional dos colaboradores.

Como a Docusign pode auxiliar na organização de documentos?

A Docusign é especialista em prover soluções que otimizam todo o ciclo de vida de um documento, impactando as operações produtivas, administrativas e comerciais de empresas de variados segmentos e portes. Inclusive, ela é líder de mercado em assinaturas eletrônicas, recurso fundamental para a autenticação, validação e segurança de documentos produzidos em meio digital.

E há outras ferramentas que dão mais eficiência ao RH. O Agreement Cloud da Docusign é um sistema de integrações e produtos que automatiza a elaboração, a tramitação e a gestão de documentos eletrônicos. Já com o Docusign CLM, o RH pode informatizar todo o ciclo documental necessário para a contratação de funcionários, tornando o processo bem mais organizado e enxuto.

Neste post, mostramos como organizar arquivo de documentos de Recursos Humanos de maneira eficiente. Ao seguir as dicas indicadas, o gestor tem a oportunidade de fornecer a base necessária para que os seus funcionários possam otimizar o trabalho e, ao mesmo tempo, garantir que o processo de arquivamento seja ágil, legal, seguro e correto.

Então, este conteúdo foi útil para você saber mais sobre como a organização de documentos é importante para o seu negócio? Entre em contato com a Docusign e fale com um dos nossos especialistas para começar a usar a tecnologia na organização do RH da sua empresa!