Vertrouwen in een papierloze werkomgeving?

Negen op tien ondernemers zijn ervan overtuigd dat het opbouwen en onderhouden van klantvertrouwen hen in de toekomst een groot voordeel ten opzichte van de concurrentie zal opleveren. Maar hoe ontwikkelt dit vertrouwen zich in een tijd waarin veel meer organisaties overstappen op digitale transacties en papieren overeenkomsten en transacties links laten liggen? Uit de enquête van de Edelman Trust Barometer 2021 (die onder 33.000 respondenten uit meer dan 27 landen werd gehouden) blijkt namelijk dat vertrouwen van de consument in de technologiesector en technologie is gedaald. De gemiddelde score op de barometer toont weliswaar dat 70% van de consumenten nog steeds vertrouwen heeft in de technologiesector, maar deze score is in vergelijking met de edelman Trust Barometer uit 2020 met ruim 6 procentpunten gedaald.

Technologie en consumentenvertrouwen

In 17 landen bereikte het vertrouwen in technologie een historisch dieptepunt - waaronder in het Verenigd Koninkrijk, Frankrijk en Duitsland - en technologie is niet langer de meest vertrouwde sector in het Verenigd Koninkrijk, Frankrijk, Nederland en Duitsland. Consumenten hebben per definitie een gecompliceerde relatie met technologie, maar het vertrouwen lijkt door de pandemie nog meer te zijn gezakt. Uit het rapport van de Edelman Trust Barometer blijkt dat de grootste zorgen en angsten bestaan rond het verlies van iemands baan door vergaande automatisering, maar zorgen hebben ook betrekking tot hackers en cyberaanvallen. 53% vreest dat de pandemie het tempo zal versnellen waarin bedrijven werknemers gaan vervangen door AI en robots. In Frankrijk, het Verenigd Koninkrijk en Duitsland nam de ongerustheid het meeste toe.

De 2020 PWC Consumer Intelligence Series Trusted Tech Survey suggereert ook dat er een disbalans bestaat tussen de perceptie van techbedrijven op consumentenvertrouwen en de kijk van de consument op techbedrijven. Slecht 12% van de consumenten en gebruikers van technologische producten zegt namelijk dat hun vertrouwen in techbedrijven in de afgelopen twee jaar is toegenomen - met name op het gebied van proactieve dataprotectie. De discrepantie wordt duidelijk wanneer duidelijk wordt dat techbedrijven claimen dat het consumentenvertrouwen met 55% is toegenomen. Dit betekent niet dat het verlies van consumentenvertrouwen niet meer te herstellen is. Toen de respondenten van de enquête gevraagd werd wat bedrijven moeten doen om hun vertrouwen in technologie weer te doen groeien, was het antwoord duidelijk: wees transparant en bewijs dat je als technologiebedrijf eerlijk bent:

• Integreer proactief privacy en beveiliging in producten en diensten (39%)

• Betrek beveiligingsexperts bij het ontwerp van elk product (36%)

• Versleutel consumenteninformatie en bedrijfsdatabases (38%)

Als vooruitstrevende bedrijven die privacy, veiligheid, transparantie en controleerbaarheid kunnen bieden die de consument van hen vraagt, is de consument bereid serieus na te denken over de mogelijkheid om “papierloos te werken”. Daarnaast wordt cyberveiligheid een steeds belangrijker onderdeel van het opbouwen van klantvertrouwen.

Vertrouwen opbouwen met veilige digitale tools

Tijdens de pandemie nam het gebruik van elektronische handtekeningen exponentieel toe. Door lockdowns werd het onmogelijk om op locatie een natte handtekening te zetten en werkten veel mensen, zonder toegang tot printers, op afstand of vanuit huis. Naast standaard elektronische handtekeningen, die gebruikmaken van gecodeerde veiligheidsmaatregelen zoals dubbele authenticatie en audit trails, bieden veel platforms ook elektronische handtekeningen met een hoger veiligheidsniveau aan, respectievelijk de geavanceerde- en gekwalificeerde handtekeningen. De toename van het gebruik van elektronische handtekeningen is een indicatie dat het vertrouwen in dit product toeneemt, mede doordat mensen door het dagelijks gebruik gewend zijn geraakt aan de technologie. Volgen een studie van Neopost France heeft meer dan 74% van de respondenten reeds gebruikgemaakt van elektronische handtekeningen. 58% van de deelnemers geeft aan dat zij elektronische handtekeningen net zo rechtsgeldig vinden als een natte handtekening - en 2 op de 3 zegt elektronische handtekeningen volledig te vertrouwen. 65% van de respondenten gaf aan dat het gebruik van elektronische handtekeningen tijdwinst oplevert.

Hoe begin je met elektronische handtekeningen binnen jouw organisatie?

Met Docusign eSignature kunnen organisaties contracten, goedkeuringen en andere overeenkomsten sneller afhandelen. Soms zelfs in minuten, wat vroeger dagen zou hebben geduurd. Door eSignature kun je veilig en vrijwel van elk apparaat overeenkomsten verzenden en ondertekenen. Tot 80% van de overeenkomsten wordt in minder dan een dag afgerond, 44% wordt in minder dan 15 minuten voltooid. 

Wil je een systeem met elektronische handtekeningen binnen jouw organisatie uitrollen, dan is het belangrijk om de zakelijke belanghebbenden samen te laten werken, bijvoorbeeld de juridische afdeling en het IT-team. Daarna begin je met het definiëren van bedrijfsdoelen en de use-cases voor elektronische handtekeningen. Platforms voor elektronische handtekeningen, zoals Docusign eSignature, integreren moeiteloos met systemen die je organisatie iedere dag gebruikt, zoals Salesforce, Google of SAP.

Beveiliging en naleving worden zeer serieus genomen binnen oplossingen voor elektronische handtekeningen. Door met klanten te delen dat aan deze beveiligingsvereisten wordt voldaan, vergroot het vertrouwen van de klanten in jouw organisatie. Je kunt elektronische handtekeningen testen binnen een kleinere online omgeving, voordat je het uitrolt in je gehele organisatie.