Slimme tools voor inkoopafdelingen
Het beheer van inkoopovereenkomsten is complex, en inkoopteams krijgen tegenwoordig door een werkveld dat constant verandert te maken met allerlei uitdagingen. In dit artikel belichten we enkele obstakels waardoor inkoopteams hun werk niet efficiënt kunnen doen en bespreken we de meerwaarde van slimme inkoopoplossingen voor een organisatie. Een van die oplossingen is de DocuSign Agreement Cloud - ontwikkeld voor innovatieve inkoopteams die graag flexibeler willen werken.
Eenvoudig toegang krijgen tot overeenkomsten en contracten
Er zijn maar weinig organisaties die al hun contracten bewaren op één algemeen toegankelijke plaats. Contracten worden maar al te vaak her en der opgeslagen in meerdere oplossingen. Daarnaast maken sommige oplossingen voor inkoop en contractopslag het lastig om informatie te delen en synchroniseren.
In een onderzoek dat Forrester Consulting in januari 2020 uitvoerde in opdracht van DocuSign, gaf slechts 6% van de inkoopmanagers aan overeenkomsten op te slaan op een locatie waar ze makkelijk door technologische tools kunnen worden doorzocht en geanalyseerd.
Dit leidt tot lastige situaties wanneer contracten moeten worden bijgewerkt wegens nieuwe zakelijke of wettelijke vereisten of wanneer risico's in bestaande contracten moeten worden geanalyseerd. Met DocuSign Insight kun je al je documenten samenvoegen tot één doorzoekbare database. Insight bevat geïntegreerde OCR-functies (Optical Character Recognition) waarmee zelfs foto's van documenten kunnen worden geconverteerd naar doorzoekbare overeenkomsten. Hiermee is het mogelijk om overeenkomsten uit je hele organisatie als het ware te bundelen en inkoopteams toegang te bieden tot en inzicht te geven in al die overeenkomsten. Zodoende kunnen teams belangrijke contractuele bepalingen snel opsporen om een antwoord te vinden op zakelijke en juridische vragen.
Nauwkeurig en betrouwbaar contracten genereren
Het is voor elke organisatie van essentieel belang dat contracten nauwkeurig zijn. Handmatige gegevensinvoer kan soms leiden tot fouten, ontbrekende informatie of inconsistenties. Medewerkers moeten kunnen vertrouwen op de informatie die is opgeslagen in een centraal systeem. Als een contract afkomstig is van een derde partij die werkt met een eigen sjabloon, bevat het mogelijk andere terminologie en clausules. Als een organisatie overeenkomsten van meerdere bedrijven heeft, kunnen de zoekresultaten minder betrouwbaar zijn. In DocuSign Insight worden overeenkomsten geanalyseerd door middel van AI-verwerking, waarbij gebruik wordt gemaakt van een combinatie van NLP (Natural Language Processing, natuurlijke taalverwerking), latente semantische indexering en andere machine learning-technologie.
Door gebruik te maken van AI kunnen inkoopteams overeenkomsten doorzoeken en filteren op basis van concepten in plaats van enkel trefwoorden. Hierdoor is het mogelijk zelfs contracten te vinden wanneer zeer specifieke zoektermen geen resultaten opleveren. Overeenkomsten die worden gegenereerd met DocuSign CLM en DocuSign Insight kunnen worden gemaakt op basis van sjablonen die consistente en eenvoudig doorzoekbare documenten opleveren. Door gebruik te maken van een AI-oplossing beperk je het risico op vergissingen, vergroot je de nauwkeurigheid en zorg je dat inkoopteams minder tijd kwijt zijn aan handmatige taken. De teams kunnen bovendien de inhoud van contracten veel makkelijker analyseren.
Rapportage over contractvoorwaarden
Rapportage is een cruciaal onderdeel van het dagelijkse werk van inkopers – zij moeten de impact van hun werk kunnen aantonen en hun functie als strategische zakelijke leiders uitdragen. Het team moet verslag kunnen uitbrengen over de impact van eigen processen, prestaties kunnen meten en sterke en zwakke punten kunnen aanwijzen. Regelmatige rapportage is een absolute noodzaak voor succesvolle inkoopteams. Insight bevat aangepaste dashboards met ingebouwde technologie voor datavisualisatie waarmee je sterke rapporten kunt maken. De technologie stelt teams in staat makkelijk rapporten te genereren en belangrijke bepalingen te markeren zonder dat het hiervoor hoeft te kunnen programmeren of een intensieve training hoeft te volgen. Dankzij deze functionaliteit kunnen zij snel trends herkennen en afwijkingen opmerken.
Wil je meer weten over de hedendaagse inkoopuitdagingen en hoe je die het hoofd kunt bieden met DocuSign Insight? Download dan onze whitepaper over 'Een moderne workflow voor inkoopovereenkomsten'. Hierin lees je hoe inkoopteams met de juiste technologie kunnen uitgroeien tot de drijvende kracht achter elke organisatie.
