De ontwikkeling van het contractmanagementproces

Technologische vooruitgang maakt diverse aspecten van ons leven steeds beter en eenvoudiger. Het hoge ontwikkelingstempo zorgt er echter ook voor dat bedrijfspraktijken die vandaag gangbaar zijn morgen ouderwets overkomen. Om te laten zien hoe waardevol de juiste CLM-software (Contract Lifecycle Management) kan zijn voor je bedrijf, zetten we eerst een stapje naar achteren. We vertellen je wat meer over de geschiedenis van het contractmanagementproces, bespreken welke belangrijke rol eSignature daarin speelt en werpen ook alvast een blik op de toekomst. 

De ontwikkeling van het contractmanagementproces 

Decennialang werden contracten opgesteld, bewerkt en ondertekend met behulp van analoge methoden – een dure, trage en inefficiënte manier van werken. In de loop der tijd werd het proces steeds meer gedigitaliseerd. Typemachines werden vervangen door computers en contracten werden gemaild, gefaxt of gescand. 

Toen kwam eSignature, een technologie die één van de grootste tijdverspillers bij de afhandeling van contracten wegnam en dit proces tot een paar seconden werk terugbracht. Vroeger kon het wel dagen of zelfs weken duren voordat een sales- of inkoopcontract werd ondertekend en teruggestuurd door de klant: om de handtekeningen op papier te krijgen, moest je persoonlijk afspreken met de ondertekenaars of het document per post opsturen. Vertragingen deden zich voelen in het hart van het bedrijf, dat zijn flexibiliteit, inkomstenstromen en groei ernstig beknot zag worden. 

Door overeenkomsten elektronisch te ondertekenen, kun je eenvoudig gemiddeld 32 euro per document besparen. Je boekt hierdoor niet alleen kostbare tijdwinst, maar bespaart ook kosten voor het afdrukken, scannen, faxen en per post verzenden van documenten. Strategisch gezien zijn dit veranderingen waar je gemakkelijk aan kunt wennen – en daarna wil je nooit meer terug naar de oude situatie. 

Het begin van het einde (van productiviteitsverlies) 

Toen papier nog de boventoon voerde in het bedrijfsleven, werd er heel wat tijd (en een behoorlijk aantal bomen) verspild. De opkomende digitalisering deed organisaties beseffen dat een flinke productiviteitswinst mogelijk was. Stukje bij beetje werd het contractmanagement naar een hoger plan getild – iets wat niet onopgemerkt bleef in de hogere echelons. 

De eerste grote verandering in het contractmanagementproces had te maken met de archivering van documenten. CRM-software (Customer Relationship Management) en cloudgebaseerde opslagplaatsen werden de standaard om documenten en klantgegevens op te slaan en op te halen. De cyberspace werd gevuld met virtuele archiefkasten, terwijl hun fysieke tegenhangers langzaam maar zeker begonnen te verdwijnen. Deze nieuwe archiveringssystemen betekenden absoluut een stap voorwaarts ten opzichte van handmatig contractmanagement. 

Maar toch werd er nog steeds tijd verspild. Salesmedewerkers moesten klantgegevens uit het CRM kopiëren en in offertes en contracten plakken, waardoor het risico van menselijke fouten op de loer lag. Nadat een klant zijn handtekening had gezet, was vaak nog aanvullende informatie (bijvoorbeeld een inkoopordernummer) nodig om de dienst te kunnen verlenen. Bovendien was het hele proces na één verkeerde pennenstreek weer terug bij af. 

Volgens Gartner zijn juridische afdelingen ongeveer de helft van hun tijd kwijt aan het opstellen, inhoudelijke afstemmen, controleren en goedkeuren van contracten – tijd die beter kan worden besteed aan het meedenken over een groeistrategie, ondervangen van risico's en aanboren van nieuwe inkomstenstromen.

Snellere bedrijfsprocessen na elektronische ondertekening

Elektronische handtekeningen zijn ideaal om de goedkeuring te versnellen, maar dit is slechts één onderdeel van het contractmanagementproces. In werkelijkheid kan er bij elke stap in de levenscyclus van overeenkomsten tijd en moeite worden bespaard om beter de vaart in het proces te houden. 

Moderne bedrijfssoftware biedt bijvoorbeeld oplossingen die veel méér bieden dan alleen gestroomlijnde goedkeuringen of verbeterde opslag. Denk bijvoorbeeld maar eens aan het opstellen van contracten. In het verleden was Microsoft Word de standaardtool waarmee het juridische team en de salesafdeling documenten opstelde. Contracten werden voorbereid op de desktop en vervolgens handmatig binnen de organisatie heen en weer gemaild: van het ene naar het andere team en van de ene naar de andere persoon. Het was lastig om wijs te worden uit de wirwar aan opmerkingen en versieconflicten waren aan de orde van de dag. De traditionele processen voor contractopstelling zorgden voor diverse problemen, zoals: 

• Vertragingen bij het sluiten van deals

• Hogere kosten 

• Hoge mate van inefficiëntie 

• Omzetverlies 

• Slechte klantervaring

• Hoger risico

Tegenwoordig kan de contractopstelling volledig worden gesynchroniseerd en geautomatiseerd, waarbij de teamleden de voortgang kunnen volgen en contracten via één centraal dashboard kunnen openen, bewerken en opslaan. 

Dankzij sjablonen en vooraf goedgekeurde clausules in een centrale clausulebibliotheek kunnen ook medewerkers die niet tot het juridische team behoren, snel en zelfstandig contracten opstellen. Dit verkort de wachttijd en zorgt ervoor dat je juridische afdeling zich kan concentreren op taken met een hogere prioriteit. Bovendien vergemakkelijkt het contractmanagementplatform het beoordelings- en becommentariëringsproces, waardoor de inhoudelijke afstemming sneller kan plaatsvinden en overeenkomsten sneller kunnen worden afgehandeld. 

Deze veranderingen in het contractmanagementproces hebben geleid tot: 

• Hogere efficiëntie 

• Lagere kosten

• Snellere omzetrealisatie

• Betere dienstverlening aan klanten

• Meer digitale mogelijkheden 

• Betere metingen, rapportages en kwalitatieve resultaten 

Met de juiste contractsoftware kun je de workflow in elke fase van het contractmanagementproces verbeteren. Zo zorg je ervoor dat contracten sneller van de salesafdeling naar de juridische afdeling en vice versa worden gestuurd en wordt de goedkeuring, beoordeling, ondertekening en verzending van salescontracten binnen je organisatie gestroomlijnd. Met de juiste CLM-oplossing kun je je meest waardevolle medewerkers inzetten op de plek waar ze het hardst nodig zijn. 

De toekomst: slimme documenten en kunstmatige intelligentie

Contract Lifecycle Management maakt papierafhankelijke overeenkomsten overbodig en betekent al een behoorlijke stap voorwaarts, maar het kan natuurlijk altijd beter. 

Ondanks de snelle ontwikkelingen toonde het 'State of Contract Management Report 2019' van Docusign aan dat de meeste bedrijven goedkeuring, clausulebeheer en workflow nog steeds zien als de grootste struikelblokken in het contractmanagementproces. Naarmate het contractmanagement complexer wordt, kunnen bedrijven niet meer zonder software die de volledige afhandeling van overeenkomsten in goede banen leidt, zoals Docusign CLM. Bovendien zullen toekomstige technologische ontwikkelingen, zoals slimme contracten en machine learning, je bedrijf inzichten en strategische gegevens opleveren die noodzakelijk zijn om de razendsnelle ontwikkelingen in het hedendaagse bedrijfsleven bij te benen. 

Volgens softwaredatabase Siftery gebruikt een gemiddeld bedrijf in zijn dagelijkse activiteiten maar liefst 37 verschillende tools. Als je één oplossing kiest voor de afhandeling van je overeenkomsten, heb je nog maar één toepassing nodig voor het aanmaken, bewerken, delen, bijhouden en goedkeuren van overeenkomsten. Zo kan je bedrijf niet alleen sneller en efficiënter werken, maar houd je ook je klanten tevreden. Bovendien is zo'n oplossing schaalbaar en groeit deze dus mee met je bedrijf. 

Ontdek vandaag nog hoe Docusign CLM de afhandeling van overeenkomsten binnen je bedrijf kan stroomlijnen.