ドキュサインと決済サービスを連携し、不動産賃貸の契約更新手続を一気通貫でデジタル化

1982年設立の株式会社コスギ不動産は、賃貸不動産の総合管理や不動産の売買・賃貸、仲介業務をワンストップで提供する、熊本の総合不動産会社です。管理戸数は1万6千戸にのぼり、民間住宅以外にも、公営賃貸住宅の指定管理業務も受託しています。創業以来、地元熊本に根ざした不動産会社として、地域の発展とともに成長してきました。

将来を見据えて積極的にITに投資

同社では代表取締役社長である小杉周司氏の方針のもと、これからの時代を見据えて積極的にテクノロジー投資を行なっています。「不動産業界は長らくアナログ業界と言われてきましたが、ここ最近は『不動産テック』という言葉が生まれるなど、IT 改革が進みはじめています。弊社でも AI を導入し、賃貸物件の問い合わせに24時間365日対応できるようにしたり、ペーパーレス化への取り組みも進めています」と小杉氏は話します。

小杉氏は社長就任以来、社内での決定アプローチをトップダウンからボトムアップに変え、若い世代の意見を積極的に取り入れることを実践しています。積極的なテクノロジーへの投資もその一貫で、デジタルに慣れ親しんだ若い社員が大きく貢献しています。

日本初！ドキュサインとHUBeesを連携し、契約更新から請求・支払を一気通貫でデジタル化

同社の IT 施策のひとつとしてあがったのが、電子署名の導入です。契約や申込みなどがスマホやタブレットでできることから、昨今、電子署名を導入する不動産管理会社は増えています。しかし、同社で行なったのは、単に電子署名を導入して契約更新業務をペーパーレス化するのではなく、電子署名と決済サービスを連結させ、契約更新から請求、支払いまで一連のプロセスをデジタル化しました。

「保険業務はすでにデジタル化していましたが、不動産業務でのデジタル化の取り組みはまだまだでした。ただ近い将来は必ず不動産業界でもデジタル化が進むと考えています。従って、せっかく行うなら電子署名を導入して単なる契約更新（のデジタル化）だけで終わらせず、決済サービスと連携させて更新事務手数料の請求・支払いまで全てデジタル化しようと考えました」と、同社 執行役員 賃貸管理部部長の太田浩一氏は語ります。

そのツールとして選択したのが、世界で1番使われている電子署名サービスであるドキュサインと、株式会社メタップスペイメントが提供する日本初の不動産賃貸に特化した決済サービス「HUBees（ハビーズ）」です。「選んだ理由は、電子署名と決済サービスが連携して、かつ問題なく稼働するのがこの2つだけだったからです」と大田氏は続けます。

コンビニに行く必要がなくネットで完結するので顧客満足度は向上

同社の賃貸管理本部 管理2課課長の林田昌治氏は、「ドキュサインと HUBees を使えば、この一連の作業をスマホやパソコンで行うことができます。お客様（賃借人）が賃貸契約の更新をドキュサインの電子署名で締結した後、ドキュサイン（のシステム）が自動でお客様に更新事務手数料の請求書を送ります。その請求に対してお客様は HUBees を利用して手数料を支払います」と説明します。

林田氏は続けます。「お客様はネットでそのまま決済手続きができるので、便利になったと喜んでいただいています。今までは郵送で届く振込用紙を持ってコンビニなどに行って支払っていましたが、これがなくなりました。すでに多くの方がドキュサイン＋ HUBees で決済されています。今年（2019年）の8月に導入してから、約半数の方々がこれを使っており、未更新の割合も1〜2%まで減りました」。

また顧客の満足度向上だけでなく管理者側のメリットも大きい、と同社賃貸管理本部 賃貸保険係主任の田代葵氏は話します。「入金の確認が直ぐにできるようになったのが、非常に便利です。以前は更新契約はしてくれても手数料が未払い、という方も結構いらっしゃいました。その場合には督促状を送るのですが、郵送なので手間もコストもかかっていました。しかし、ドキュサイン＋ HUBees を使えば、更新契約後1〜2時間すれば支払い結果が分かるので、非常に便利です」。

お客様のほとんどがスマホで契約・支払い

同社がシステムの導入を検討したのが2019年の2月頃。実装してテストし、運用を開始したのが8月。その間に、お客様への告知案内も行なっているので、比較的短期間で本導入することができました。

「お客様のほとんどは、スマホで更新契約・決済手続きをしていらっしゃいます。ドキュサイン＋ HUBees を利用いただく旨、お願いすると、ほぼ100％受け入れてもらえます。ユーザーの年齢層が主には20〜50代でデジタルに慣れている方が多いことも影響しているかもしれませんが、みなさんやっぱりデジタルで簡単に行いたい、と思っているのですね」と田代氏は続けます。

最後に、林田氏は同社のデジタル化のビジョンについて、次のように語ります。「現在1 万6千戸管理していますが、ゆくゆくは全てドキュサイン＋ HUBees にしたいですね。また将来的には駐車場の賃貸にもドキュサイン＋ HUBees を使ってみたいと考えています」。