【ドキュサインの管理方法】組織による複数アカウントの管理

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ドキュサインの仕組みとその活用方法をご紹介！ドキュサインの電子署名を利用する上で知っておいていただきたいのが、契約と管理の単位となる「アカウント」。そして、もう一つ重要な概念が「組織」です。アカウント、サブアカウント、組織を管理・設定することで、組織の規模などに応じて柔軟に管理権限を含めた運用が可能となります。

複数アカウントの利用
組織
まとめ

前回のブログでは、ドキュサインの「アカウント」について解説しました。アカウントはドキュサインの契約と管理の単位になり、他のSaaSではテナントと呼ばれることもあるかもしれません。今回は、もう一つ重要な概念、「組織」について解説したいと思います。

複数アカウントの利用

組織のお話をする前の前提として、企業でドキュサインの利用が進むと、複数アカウントの利用を検討することになるかもしれません。複数のアカウントを利用すると、それぞれのアカウントの中でユーザー（管理者）、エンベロープなどを独立して管理することになります。

この時点ではアカウントをまたいでのエンベロープの共有などは行えず、エンベロープ管理をそれぞれのアカウント内に閉じることになります。人事部などの秘匿性の高いエンベロープを別の部署と独立して管理したい場合など、セキュリティレベルや設定が異なるアカウントを運用したい場合などに適しています。

なお、アカウントを追加で契約する他に、（ドキュサインの）契約の単位となるアカウントをサブアカウントに分割することもできます。この場合、エンベロープの消費数は各サブアカウントで共有しますが、その他ユーザーやエンベロープは独立したアカウントとして各サブアカウントでの管理となります。サブアカウントの作成をご希望の場合は、弊社営業担当までお問い合わせください。

組織

規模が大きい運用になりますと、組織を構成することで、一つの組織の中に、複数のアカウントをまとめて管理することが可能になります。組織を構成することで、各アカウント間の管理を分割しつつ、一つのインターフェイスで統一的に管理することが可能になります。

組織にはまず組織管理者を設定することで組織管理が可能です。以下が Docusign Admin の組織管理の画面です。

組織管理者は、組織に所属するアカウントを設定します。組織管理の画面から一元的に組織の管理が可能となり、アカウントに対するユーザーの設定が行えます。組織内のアカウントにおいては、アカウントをまたいだエンベロープの所有権の転送もできます。

組織内のアカウントに関しては、アカウント毎の設定をエクスポートしたりアカウント間での設定の比較が行えます。アカウント毎の契約エンベロープ数に関してもエクスポート可能です。

またシングルサインオン（SSO）利用時には組織管理は必須となります。シングルサインオンでは、ログインするユーザーのメールドメインをマッピングする必要があります。組織に対して複数のドメインをマッピングすることは可能ですが、一つのメールドメインが複数の組織にマッピングすることはできません。

まとめ

このようにドキュサインの電子署名（Docusign eSignature）では組織の規模などに応じて柔軟に、管理権限を含めた運用が可能で、小さな組織から大きなエンタープライズの組織まで対応することができます。ただし、日本企業で人事異動など多い場合は、ユーザー権限の付け替えなどの運用負荷も上がりますので、この辺りの運用はなるべく必要最低限に抑えた方が無難なことが多いのでご注意ください。