HRテックを活用して人事部のデジタル化を推進する方法

「デジタルHR」は人事業務領域の生産性の向上を図り、組織の働き方改革を支援するなど、ビジネスの成長には欠かせない要素となっています。人事業務にテクノロジーを導入することで、ワークフローそのものを合理化するだけでなく、新入社員のオンボーディング（*1）をよりよいものにし、従業員の満足度を高めることができます。さらに、日々の些末な業務から人事担当者を解放することで、人事部門が活躍できる可能性は無限に広がります。

本記事では、デジタルHRについてより詳細な情報と、効果的な導入方法について解説します。

デジタルHRとは？

「デジタルHR」とは、デジタル技術やデータを活用して、人事プロセスを改善し、生産性向上を図ることを意味します。デジタルHRを語る上で忘れてはならないのが「HRテック」です。これは、AI（人工知能）やクラウド、モバイル、ビッグデータ解析などの最先端テクノロジーを活用して、人事課題の解決を目指し、業務効率や生産性の向上を支援するサービスやソリューションのことで、HRテックの導入により、人事担当者の管理業務を刷新し、さらには紙の使用量を減らすことができます。

既にお使いのシステムとHRテックのソリューションを連携させることで、人事部門はコミュニケーションの円滑化、契約業務の合理化、組織管理の「見える化」を実現し、直感的に使えるエンドツーエンドのワークフローを形成することができます。デジタルHR、つまりHRテックを活用した人事プロセスの自動化は、優秀な人材を確保し、社員を適切に評価し、定着させるために欠かせない要素となります。

なお、「HR Techガイド」では、HRテックに関する最新情報を紹介しています。ぜひ参考にしてみてください。

デジタルHRでワークフローを改善

従業員の仕事に対する満足度を高めるためには「意味がない」「無駄である」と思うような作業を軽減することが重要です。日々の業務からできるだけ繰り返し作業を減らせば、より重要な業務に取り組む時間を増やすことができます。人事部におけるデジタルトランスフォーメーション（DX）は、コストを削減し、従業員の成長を促し、部署間の連携を深めることにつながります。デジタルHRはビジネスを変革し、必要不可欠なものになりつつあります。

また、リモートで従業員とコミュニケーションをはかったり、コンプライアンスの周知、健康・衛生管理のサポート、各種手続きなど、コロナ禍においてデジタルHRはビジネスを継続する上で重要な役割を果たしています。

デジタルHRのメリットとは？

多くの組織において人事部門は、膨大な量の従業員に関する書類をマニュアル作業で処理しています。会社が成長し、規模が拡大するにつれ、人事部門には複雑で繰り返し行われるプロセスを自動化できるシステムが必要になります。求人への応募プロセスや、雇用契約、人事異動通知書への署名捺印、勤務評定、目標管理など、そのすべてはデジタル化することができます。

それでは、デジタルHRのメリットをいくつかご紹介しましょう。

マニュアル作業を軽減し、作業効率を向上

HRテックを活用して既存のプロセスを改善することで、人事部門の効率は飛躍的に向上します。＜2020年＞ドキュサインが実施したHRトレンドに関する調査（英語）の結果、人事部門は常に事務処理に時間を追われており、より重要な作業が後回しになりがちである事が分かりました。このような事務作業を自動化することで、人事担当者の時間を確保し、さらにはリソースとコストの削減もできるようになります。

採用を促進し、オンボーディングを支援

採用とオンボーディングをデジタル化することは、候補者の採用プロセスにおける体験の向上につながります。デジタル化により採用プロセス全体の合理化とスピードアップが可能になり、リモートで採用活動をすることもできるようになります。また、人事部門が候補者に関する情報の管理を徹底し、個人情報等を保護するのにも役立ちます。

従業員体験を向上

自動化されたワークフローは既存のプロセスを進化させます。人事部門は、採用や従業員の研修、昇格など、数多くの重要な業務を抱えています。人事プロセスのデジタル化は、人事担当者だけでなく、従業員全体にも多くの恩恵をもたらします。

人材育成やパフォーマンスの向上を促進する人事プロセスのデジタル化は、会社の競争力を維持するためには不可欠です。ドキュサインの委託によりForrester社が実施した調査「合意・契約管理システムの現状（2020年）」では、回答者の約3分の1が、昨年1年間に非効率な雇用契約プロセスが原因で、潜在的な候補者を失ったと回答しています。

たとえば、人事システムと手続き（依頼）フォームを連携させることで、プロセス全体のスピードアップを図り、情報セキュリティを高めることができます。人事業務のデジタル化は、従業員体験の向上にとても重要な要素となります。従業員が処理しきれないほど多くの情報が溢れる環境では、プロセスを簡素化する等、よりよいユーザーエクスペリエンスを提供することが何よりも重要になります。

エラーのリスクを軽減

デジタルツールはシステムとプロセスをつなぎ、データ入力の重複や、繰返し発生する作業を減らすことができます。また、契約書を作成する際の情報やデータを手動で入力する必要もなくなり、エラー発生のリスクを軽減できます。

紙の使用量を削減

人事業務をデジタル化することで、組織で消費される紙の量を大幅に減らし、環境に配慮しながらコストを削減することができます。それに伴い、紙代、印刷や郵送にかかるコストはもちろん、契約書を手作業で作成する時間も節約できます。デジタルHRによって、人事プロセス全体のペーパーレス化を促進します。

契約管理を合理化

この数年間で、人事管理ソフトは、手作業のプロセスを軽減し、時間や労力を節約するために不可欠なツールとなっています。人事部門の契約管理では、雇用契約書や誓約書、給与改定通知など人事文書の配布、署名プロセスを合理化することができ、従業員体験の向上に直結します。

デジタルHRを導入するには？

成功に欠かせない鍵となるのは、効果的にデジタルHRを導入する方法を知ることです。まずは、人事部のタッチポイントを見直し、具体的にどの業務がデジタル化による恩恵を受けやすいか判断するところから始めてみましょう。

人事プロセスをデジタル化する際、どのように準備すべきかの一例をご紹介します。

• 目的と達成したいゴールを明確にする。

• 現行の業務やそのプロセスを分析し、デジタル化の恩恵を受けやすいケースを選定する。機能的なメリットと、組織の成長やユーザーエクスペリエンス向上を実感しやすいメリットの両方を検討するのがよいでしょう。

• 明確なビジョンを想定し、それを組織と共有する。

• チームを編成し、リーダーを任命する。

• 適切なテクノロジーを選択する。

• HRテックを活用してワークフローを自動化する。

• 人事担当者や従業員をトレーニングする。

• 導入後、新しいプロセスとツールの状況をモニターし、継続的にフィードバックを収集する。

例えば、「新入社員へのオファーレターをデジタル化する」といったように、人事プロセスのデジタル化に向けた最初の一歩は小さなものかもしれません。しかし、この一歩を踏み出すことがとても重要です。

デジタルHRを導入する際は、デジタル化の恩恵を受けるであろう、すべての業務を洗い出し、導入の優先順位をつけましょう。優先順位の決定要素として、導入にかかる時間や労力、得られるメリットを比較することも重要です。

プロセスの最適化に活用できるHRテックは？

タレントマネジメント（人材管理）

タレントマネジメント・システムを用いて、従業員それぞれが持つタレント（能力や資質、才能）やスキル、活動内容（社外研修やラーニングプログラムへの参加等）などの情報を一元管理することで、最適な人材配置および人材開発を行うことができます。また、データに基づいた評価決定を行うことができ、離職率やパフォーマンス、さらにはそれが企業の財務パフォーマンスとどのようにリンクしているか、統計的に測定する際に役立てることができます。分析結果は従業員のエンゲージメントや生産性を向上させるための施策に活用できます。

AI（人工知能）

「AI採用」という言葉があるように、書類選考や面接、適性検査などにAI（人工知能）を導入する企業が増えてきています。採用基準の明確化や人件費の削減などが期待でき、たとえば、履歴書などの書類から過去の合格者のパターンをAIに学習させ、応募者を絞り込むことができます。また、AIは大量にある雇用契約書等の人事書類を迅速に検索する際にも活用されています。

モバイル

従業員がスマートフォンなどのモバイル端末で作業できるようになれば、従業員と人事部門とのコミュニケーションを活性化することができます。モバイル端末を利用したサービスとして、勤怠管理システムや電子署名サービスなどがあります。たとえば、電子署名サービスを使えば、従業員が出張中やテレワーク中でも、いつでもどこからでもモバイル端末で契約書に署名をすることができます。これにより、手続きの効率化、迅速化、そして従業員体験の向上が期待できます。

なお、ドキュサインの電子署名はレスポンシブ機能を採用するなど、モバイル端末でも使いやすいようデザインされています。また、iOS/Android対応のモバイル・アプリを使えば、文書の準備、署名、管理といった一連の流れをスムーズに実行することができます。

Docusign Agreement Cloud

人事部門の業務は、採用、入社手続き、従業員の管理、退職手続きなど多岐にわたり、その業務の25%以上の時間を文書管理に費やしていると言われています。ドキュサインの人事・採用向けソリューションは人事書類のデジタル化を推進し、人事担当者は「紙」ではなく「人」により多くの時間を割くことができるようになります。たとえば、株式会社リンクアンドモチベーションは、雇用契約や社内の人事申請業務にドキュサインの電子署名を採用し、業務効率を向上させています。

Docusign Agreement Cloudは、Salesforce、SAP Success Factor、Workday、kintoneなど350以上のアプリケーションに対応しており、既にお使いの人材管理支援システム（HCM)と採用管理システム（ATS）と簡単に連携することが可能です。

人事部門がより戦略的にHRテックを活用するには？

人事部門は、組織の成長を促すカルチャー作りに貢献することができます。組織の将来を左右する長期的なゴールの達成には、戦略的な人事が欠かせません。HRテックはそれらを円滑に行うためのサポートができるのです。

従業員のエンゲージメントとコミットメント

HRテックによりコミュニケーション、研修、プロセスの効率性を改善することで、従業員のコミットメントとエンゲージメントを向上させることができます。エンゲージメントの高い従業員は離職する可能性が低く、プロセスの改善は従業員の定着率向上にもつながります。

生産性

HRテックは組織のプロセスを改善します。プロセスやコミュニケーションが改善されれば、従業員のエンゲージメントも高まり、結果的に組織全体のパフォーマンスと生産性の向上が促されます。HRテックは人事部門にとっての障害物を取り除き、「事務作業」よりも「戦略的な業務」にもっと多くの時間を割くことが可能となります。

将来への適応力

デジタルトランスフォーメーション（DX）は、あらゆる分野の未来を作り、多くの組織に変革を推進する能力をもたらしています。HRテックを活用することで、将来的な採用計画を立て、ゴール達成に必要となる人材の適材配置に備えることができます。また、マニュアル作業を自動化し、リスクを軽減させることで、従業員の作業効率を高めます。人事担当者は時代遅れで「面倒な」業務から解放され、企業の価値やカルチャーを作るという、より意味のある仕事に集中できるようになります。

ドキュサインの電子署名は数ある人事書類をデジタル化し、契約や合意、承認といったプロセスを効率化します。また、ペーパーレスでコストの削減も期待できます。ホワイトペーパー「人事部のデジタルトランフォメーション」では、電子署名で採用と入社手続きをデジタル化する方法やメリットをご紹介しています。電子署名を活用して、煩わしい紙の書類から解放されましょう。