業務効率UP！Microsoft 365で電子署名を使う方法

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Microsoft 365とDocusign eSignature（ドキュサインの電子署名）を連携すれば、OutlookやWordから離れることなく、文書の送信や署名・捺印が可能。ダウンロード、印刷、スキャン、ファックスなどの作業は不要となり、時間を大幅に節約できます。

Docusign eSignature for Microsoft Outlook
Docusign eSignature for Microsoft Word

ドキュサインの電子署名（製品名：Docusign eSignature）は、Microsoft 365 などビジネスシーンで広く使われている 400 以上のアプリケーションと統合しています。例えば、Outlook や Word 上で（署名・捺印が必要な）文書を送信できるので、印刷、スキャン、ファックスなどの作業が不要となり、時間を大幅に節約できます。また、文書をダウンロードしたり印刷する必要がないので、迅速かつ容易に署名・捺印することができます。

本記事では、Outlook や Word でドキュサインの電子署名を利用する方法と便利な最新機能を紹介します。

Docusign eSignature for Microsoft Outlook

Docusign for Outlook アプリ（無料）を使えば、簡単に Microsoft Outlook と連携できます。これにより、Outlook から離れることなく、送信メールに電子署名フィールドを追加したりお手持ちの文書に署名・捺印することが可能です。

ログイン状態を維持

Docusign for Microsoft は、Microsoft 365 またはドキュサインのどちらからでもログインできます。一度ログインしたら、その情報を再入力する必要はありません。Docusign for Outlook アプリの追加後、ドキュサインにアクセスする方法は2通りあり、 1) メールを作成して、［アプリ］から Docusign を探す、または 2) 添付ファイルを含むメールを表示し、自動で表示される［Docusign］のボタンをクリックします。

受信者の回覧順を編集

複数人の署名・捺印または承認が必要な場合、文書の回覧順を指定できます。アプリ内で受信者をドラッグ＆ドロップするだけで、簡単に希望する順番に並び替えられます。

複数テンプレートの選択（メール作成時）

新規メッセージを作成したり返信する際にドキュサインを開くと、署名が必要な文書をアップロード、またはフィールドがあらかじめ設定された既存のテンプレートを選択できます。テンプレートを選択した場合、一度に複数のテンプレートを送信することも可能です。

受信者情報の取り込み（Azure AD）

受信者を追加する際、組織内の連絡先情報を自動で取り込みます。Microsoft 365 のログイン情報でドキュサインにログインしている場合、名前を入力し始めると、Azure Active Directory から連絡先が自動で入力されます。

署名済みの文書を自動返信

オプションとして、Outlook 内で署名が完了すると、署名済みの文書（リンク経由）が自動的に返信されます。これにより、これまで以上に迅速かつ容易に添付ファイルに署名して返送することが可能になります。かつては、添付ファイルを印刷して、紙に署名・捺印して、スキャンして、送り返していたことが、まるで嘘のように感じるでしょう。

Docusign eSignature for Microsoft Word

Outlook と同じように、Word 上でもドキュサインの電子署名を利用できます。まずは、 Docusign for Word アプリ（無料）をインストールしてください。

受信者の回覧順の編集

Word から直接、複数の受信者に文書を送信する場合、簡単に文書を受け取る順番を変更することができます。アプリ内で、ドラッグ＆ドロップで受信者を希望の順番に並べるだけです。

テンプレートの一致を確認

テンプレートはドキュサインの最も便利な機能のひとつで、利用頻度の高い文書を、あらかじめフィールドが組み込まれた状態で送信できます。文書がドキュサインのアカウントに保存されている既存のテンプレートと一致した場合、ユーザーに通知が送られ、フィールドや受信者の役割など既存のワークフローを活用して時間を節約することができます。