Tipos de software más importantes para tu empresa

La transformación digital ha generado importantes cambios a nivel organizacional, principalmente en virtud del desarrollo de diferentes tipos de software. Pero, en definitiva, ¿qué tan importante es contar con recursos tecnológicos?

En primer lugar, los software orientados al uso corporativo aceleran la ejecución de diferentes procesos, minimizan las tareas manuales y proporcionan una mayor eficiencia operativa. 

¡Y esto está estrechamente relacionado con la productividad!

Los sistemas aportan rapidez y calidad a las dinámicas internas de varias maneras:

• Disminuyendo el tiempo de respuesta en la atención al cliente;

• Agilizando y optimizando la calidad de los procedimientos financieros;

• Ampliando el alcance de las campañas de marketing;

• Controlando los inventarios en aras de asegurar la adecuada provisión;

• ¡entre muchas otras!

Así pues, contar con herramientas tecnológicas de primer nivel promueve una modificación radical en las prácticas corporativas, así como en sus resultados.

Sin embargo, para alcanzar este excelente nivel, es imprescindible poner atención a las nuevas tendencias y conocer cuáles son los tipos de software más apropiados ante el contexto de la empresa, tanto presente como futuro.

Para ayudarte a identificar las mejores herramientas, a continuación te brindamos una lista con los 8 software más prometedores en la actualidad, considerando diferentes áreas y objetivos.

¡Ponte al día contando con nuestro contenido!

1. Enterprise Resource Planning (ERP)

En líneas generales, la solución ERP consiste en un sistema de gestión integrado que permite el fácil acceso a los datos de una empresa bajo un proceso confiable y seguro. 

Mediante la información recabada, es posible hacer diagnósticos y proyecciones, así como adoptar soluciones mucho más profundas para disminuir los costos e incrementar la productividad de los equipos.

Básicamente, esta tecnología ayuda a los gestores a mejorar los procesos internos y a integrar las tareas y procedimientos de diferentes sectores como marketing, recursos humanos, ventas e inventario.

Como centraliza la información en una única plataforma, el flujo de datos corporativos es más fluido, por lo que se comparte con mayor facilidad. 

Asimismo, la centralización de los datos en una base íntegra y única ayuda a eliminar los datos duplicados, logrando optimizar la fiabilidad de la información. Y, en definitiva, esto conlleva a la generación de insights valiosos que favorecen una toma de decisiones acertada y precisa.

Ahora que conoces un poco más de la herramienta, fíjate cuáles son sus principales aplicaciones en una empresa:

• Administración de las cuentas a pagar y a recibir;

• Monitoreo de las ventas;

• Acompañamiento de los pedidos de compras;

• Detección del nivel de productividad de los colaboradores;

• Facilitación de la gestión de los datos en diferentes departamentos;

• Aumento del control de los procesos;

• Control de inventario y de los costos;

• Minimización de los errores en diversas áreas.

2. Customer Relationship Management (CRM)

Si quieres llevar el vínculo con tus clientes al siguiente nivel, necesitas contar con un poderoso software empresarial del tipo CRM. 

Conocido en español como sistema de Gestión de Relaciones con Clientes, se trata de una herramienta diseñada para ayudar a la empresa a ofrecer a los clientes una experiencia fantástica y completa mediante la gestión de 3 áreas clave: comercial, marketing y atención al cliente.

Para lograr este nivel de eficiencia, proporciona un panorama completo acerca de todas las interacciones entre la marca y sus clientes, así como datos relevantes acerca de los consumidores.

De esta manera, posibilita realizar un seguimiento detenido de las ventas, así como identificar las necesidades no atendidas, priorizando las oportunidades y optimizando la comunicación entre los equipos.

Así pues, podemos decir que los software CRM han sido diseñados con el afán de erradicar los silos de la información del público, colocando a las personas en el centro de las estrategias corporativas y, de esa forma, obtener una visión más amplia de los datos de los clientes.

A grandes rasgos, las ventajas más notables de este tipo de sistema son:

• Incrementar el volumen de ventas y, por consiguiente, de ingresos;

• Optimizar la coordinación de los equipos y recursos;

• Mejorar el retorno de la inversión en las campañas de mercadeo;

• Potencializar las campañas de ventas y acciones de marketing;

• Atender el cliente de forma precisa ofreciendo exactamente lo que busca y anhela;

• Fidelizar a los clientes y hacer que compren cada vez más;

• Favorecer la toma de las mejores decisiones.

3. Programa de gestión de equipos

Los sistemas de gestión de equipos son programas orientados a la centralización de los datos, de modo que todos los integrantes de un grupo de trabajo puedan acceder a la información de manera sencilla, remota y sin inconvenientes. 

Al lograr este nivel de eficiencia, los profesionales pueden realizar un seguimiento de actividades más riguroso, puesto que el sistema permite estructurar, organizar y administrar los recursos y las actividades del equipo considerando un nivel de prioridad y jerarquía.

Esto conlleva a un incremento exponencial en el cumplimiento y en la atención a los plazos.

Asimismo, un programa de gestión de equipos laborales posibilita implementar flujos de trabajo en aras de simplificar los procesos y trabajar de manera más eficiente.

Teniendo en cuenta su objetivo principal, el software de gestión de equipos cumple las siguientes funciones:

• Definir fechas de entrega;

• Controlar la etapa que se encuentra cada tarea;

• Avanzar en un proyecto o propósito de forma continua;

• Detectar obstáculos que puedan poner en riesgo la comunicación, integración y eficiencia del equipo;

• Potencializar la capacidad de respuesta frente a crisis.

En efecto, un sistema de gestión de equipos promueve un ambiente colaborativo entre los integrantes de un proyecto, posibilita encontrar apoyo ante cualquier adversidad o problema y permite ejecutar un trabajo enfocado en objetivos.

Entre los beneficios más notables de contar con este tipo de programa, destacamos los siguientes:

• Facilita la definición y asignación de tareas, minimizando así la probabilidad de incumplimiento, pérdida de recursos, ocurrencia de errores y sanciones.

• Promueve la comunicación fluida y bidireccional con tiempos de respuesta cada vez más cortos, independientemente de la localización de los integrantes del equipo.

• Facilita la adecuación de la empresa a los entornos económicos emergentes.

• Favorece el desarrollo de estrategias de manera más eficaz y rápida en virtud de la centralización de los datos y del control de las tareas mucho más estricto.

• Mejora la administración de los recursos del equipo.

• Fomenta la toma de decisiones más consciente y acertada.

• Adapta las estrategias y las actividades de la empresa a las demandas de los clientes.

4. Software de automatización de marketing

Conocida en inglés como Marketing Automation, la automatización de marketing es una estrategia que utiliza herramientas innovadoras para automatizar una serie de actividades en el área de marketing.

Esencialmente, esta automatización busca mantener un contacto permanente con los clientes con la finalidad de cerrar cada vez más ventas y favorecer el vínculo entre las marcas y sus consumidores.

Para automatizarlas, es imprescindible el uso de un software reconocido en el mercado y que aporte recursos suficientes para que la empresa logre incrementar su eficiencia operativa y la productividad.

En lo que se refiere a los procesos de mercadotecnia que pueden automatizarse contando con el apoyo de esta herramienta, encontramos:

• Segmentación de prospectos;

• Integración de los clientes;

• Gestión de las campañas y anuncios.

Asimismo, este tipo de herramienta puede contar con numerosas funciones como:

• Cultivo de clientes potenciales;

• Campañas por goteo;

• Gestión de leads;

• Alertas para conversión.

En líneas generales, estos sistemas aportan las siguientes ventajas:

• Permiten ejecutar acciones recurrentes que antes debían realizarse manualmente.

• Optimizan la gestión del tiempo.

• Incrementan la productividad y la efectividad de las campañas.

• Integran los canales de contacto.

• Posibilitan ofrecer un contenido personalizado de acuerdo con las interacciones de los usuarios con la marca en los diferentes medios de comunicación.

• Automatizan las acciones de Inbound Marketing con la intención de incrementar el tráfico hacia el sitio web u otros canales digitales, generar leads y, posteriormente, convertirlos en clientes.

5. Sistemas de gestión contable

Hasta hace muy poco tiempo, las planillas de cálculo de Excel eran sumamente usadas para registrar pagos, recaudaciones, impuestos y otros trámites relacionados con las áreas financiera y contable.

A pesar de permitir cálculos automáticos luego que se define una fórmula, este tipo de herramienta demanda la carga manual de datos, lo que produce un acentuado desperdicio de tiempo.

El desarrollo de sistemas de gestión contable, como es el caso de los programas enfocados en facturación y nóminas, ha permitido minimizar o erradicar el uso de dichas planillas en las organizaciones.

Gracias a estos tipos de software, que generalmente tienen una interfaz sencilla e intuitiva, las empresas pueden acelerar los procedimientos del área de varias formas, y así facilitar el trabajo de los contadores.

En términos generales, estos sistemas:

• Demandan poca capacitación siendo que el principal objetivo de las instancias es enseñar a maximizar el aprovechamiento de la herramienta.

• Cuentan con un soporte técnico y comercial posventa.

• Son mucho más prácticos.

• Generan gráficos e informes automáticos.

• Envían avisos de inconsistencias fiscales.

• Se actualizan constantemente, es decir, en tiempo real.

• Promueven la seguridad de la información.

• Cuentan con una gran capacidad.

Sobre las ventajas de utilizar este sistema, destacamos las siguientes:

• Automatización de múltiples procedimientos como gestión de facturas, seguimiento de gastos y estructuración de asientos contables;

• Acceso rápido y directo;

• Ahorro de tiempo mediante el uso de modelos de documentos y registro de las operaciones financieras;

• Centralización de la gestión de datos y de la base de clientes;

• Respeto y atención a la normativa;

• Optimización de las entradas y salidas por medio de la creación de cuadros de mando.

6. Business Intelligence (BI)

Conocido como inteligencia de negocios, consiste en un conjunto de metodologías, herramientas y recursos cuya finalidad es procesar una gran cantidad de datos de modo que se genere información valiosa. 

Como sus herramientas proporcionan una visión integral de los datos de diferentes áreas, el BI proporciona insights mucho más precisos y, por consiguiente, una toma de decisiones más acertada.

Así, la inteligencia de negocios es una tecnología que posibilita estimular el cambio; minimizar las ineficiencias y adaptar rápidamente el negocio a las modificaciones del mercado.

En virtud del desarrollo y optimización de los recursos, hoy en día pueden aplicarse en:

• Minería de datos;

• Estructuración de informes;

• Aplicación de valores de referencia;

• Análisis estadístico, de métricas y rendimiento;

• Compilación en muchas fuentes y preparación de los datos.

7. Software de gestión de almacén (SGA)

De manera simplificada, definimos a este software como una herramienta útil para dar soporte a las actividades diarias de un almacén, pues permite centralizar tareas, controlar el nivel de inventarios y localizar las existencias.

Entre las principales funciones del programa de gestión de almacenes o SGA, destacamos:

• Recibir órdenes de entrada, de albarán y situaciones no previstas;

• Controlar la trazabilidad y calidad;

• Crear nuevos artículos o modificar los existentes;

• Ubicar una devolución acorde con reglas;

• Preparar un pedido;

• Imprimir etiquetas EAN para uso interno;

• Asignar manualmente una ubicación;

• Seguir el estado de stock.

Al tener presente su utilidad, comprobamos la eficiencia de este tipo de sistema, pues:

• Optimiza el uso del espacio físico;

• Minimiza los gastos operativos;

• Aporta visibilidad al inventario;

• Eficientiza la mano de obra;

• Permite rastrear productos según su serie y lote;

• Fomenta la trazabilidad;

• Potencializa las operaciones internas de un almacén automatizando una serie de tareas.

8. Software de gestión de contratos

Gestionar los contratos manualmente supone una mayor pérdida de tiempo y el uso excesivo de recursos. 

En cambio, al utilizar un software de gestión de contratos puedes crear, ejecutar y analizar documentos de modo mucho más fácil. Así, este tipo de software permite maximizar la eficiencia operativa del negocio y minimizar el riesgo financiero.

De hecho, esta clase de tecnología centraliza la información, facilitando así el trabajo de los profesionales en el momento de archivar, analizar y revisar estos documentos.

Más allá de favorecer la organización, un software de gestión de contratos incrementa la productividad de los colaboradores, puesto que permite acceder a los datos de forma práctica y sencilla. Por eso, se evita malgastar el tiempo separando archivos físicos y leyendo cada uno de los contenidos.

A continuación, conoce los importantes beneficios de estos programas:

• Monitorea el ciclo de vida de los contratos;

• Agiliza el control de las actividades en cada etapa del ciclo;

• Promueve la economía financiera;

• Facilita el cumplimiento;

• Notifica a los responsables de los documentos acerca de la inclusión, exclusión y alteración de cláusulas;

• Optimiza la seguridad de la información estratégica;

• Permite revisar contratos y negociar con proveedores o clientes.

¡Sin dudas, estos sistemas pueden cambiar por completo la realidad y el futuro de tu empresa, principalmente cuando son recursos alojados en la nube!

Los Software as a Service, SaaS o software como servicio permiten acceder a los datos dondequiera que el usuario se encuentre y son escalables, permitiendo que la empresa contrate nuevas funciones acordes con su nivel de crecimiento.

A través del abono de un monto periódico, las empresas pueden acceder a soluciones extremadamente eficientes, favoreciendo la gestión adecuada del tiempo y el alcance de resultados fantásticos.

Como ves, cada programa cumple con una función determinada, por lo que estructurar un combo corporativo añadiendo diferentes tipos de software es la mejor alternativa.

Esperamos que hayas entendido las características, funciones y beneficios de las herramientas que hemos abordado en nuestro contenido y que te sientas cómodo para seleccionar los recursos que se adapten a tu negocio y sus necesidades.

¿Quieres conocer más sobre la importancia de la Digitalización de procesos te invitamos a seguir leer nuestro nuevo ebook: “Guía para la gestión del ciclo de vida de contratos”.