Requisitos para sacar la firma electrónica si eres persona moral

Seguro has escuchado hablar sobre la FIEL o e.firma y conoces la relevancia que tiene para realizar trámites en el país.

Pues en este artículo, te contaremos cuáles son los requisitos que necesitas cumplir para crear tu Firma Electrónica Avanzada (FIEL) si eres persona moral y te explicaremos cuál es su utilidad dentro del entorno corporativo.

Al tratarse de un recurso muy valioso, ya que agiliza y optimiza tiempos y procesos de trabajo, son muchas las personas que hoy en día están intentando tramitar su firma electrónica.

Si eres una de ellas, te aconsejamos leer hasta el final, porque aquí te brindaremos el paso a paso que necesitas cumplir para obtener tu e.firma. 

¿Qué es la e.firma?

 Primero, definamos con claridad en qué consiste este concepto.

La firma electrónica avanzada (llamada FIEL o e.firma) es un archivo digital compuesto y cifrado que posee la misma validez jurídica que la firma ológrafa, es decir, la firma tradicional que todos conocemos.

Para el Servicio de Administración Tributaria (SAT), la e.firma es:

A diferencia de la firma manuscrita y convencional, la firma electrónica se genera de manera digital y por eso es muy útil para firmar documentos que se obtienen a través de internet, ya que puedes autenticarlos a distancia, sin necesidad de encontrarte presencialmente en el mismo lugar. Eso te da una gran ventaja, ya que optimiza y agiliza cualquier tipo de trámite contractual, tributario, empresarial o bancario.

Al igual que tu firma ológrafa, tu e.firma es única y segura al tratarse de un archivo cifrado que, por sus características biométricas, garantiza tu identidad. De esta manera, te permite corroborar tu identidad ante el Gobierno de la República, así como ante otras entidades públicas y privadas.

Para poder corroborar tu identidad, la e.firma consta de un archivo denominado "certificado", que contiene una foto tuya, un scan de tu iris, tus huellas dactilares y tu firma autógrafa; y de una “llave privada”, la cual protege el acceso a estos datos a través de una contraseña. De esta manera, la FIEL se vincula a ti y a tu información personal.

Al momento de “firmar” un documento digital, debes arrastrar entonces el “certificado” y la “llave privada” al documento que deseas firmar, colocar tu contraseña y listo, ¡ya tienes la documentación perfectamente aprobada y firmada!

Requisitos para tramitar la firma electrónica de una persona moral

Ahora que ya conoces el concepto de e.firma y su importancia, te contamos qué documentación necesitarás para tramitar la FIEL como persona moral.

Requisitos para obtener tu e.firma si eres persona moral:

1. Identificación oficial vigente (INE o pasaporte).

2. Acta Constitutiva de la persona moral solicitante (original o copia certificada).

3. Comprobante del domicilio fiscal.

4. El Poder general para actos de dominio o administración. Si este fue otorgado en el extranjero, deberá estar debidamente apostillado y contar con una traducción al español realizada por un perito autorizado.

5. Una memoria USB o dispositivo de almacenamiento -preferentemente nuevo-, que contenga el archivo de requerimiento (.req) generado previamente en el programa Certifica.

6. Una dirección de correo electrónico.

7. La e.firma del representante legal como persona física.

Este último punto es muy importante porque el representante legal deberá realizar previamente el trámite de la FIEL como persona física. Para ello, deberá reunir los requisitos fiel persona moral 1, 3, 5 y 6 y deberá acudir con la Clave Única de Registro de Población (CURP).

Para constatar la e.firma del representante legal, se puede solicitar un Certificado de Firma Electrónica Avanzada que se descarga del portal del SAT y se entrega por duplicado.

Una vez entregada y revisada la documentación, te tomarán tus datos biométricos, tus huellas dactilares, tu firma, una foto de tu rostro y un scan de tu iris, elementos que garantizarán tu identidad.

¿Cómo agendar una cita en el SAT?

Para agendar una cita deberás ingresar en la página del SAT habilitada para ello. Una vez allí, tendrás que completar un registro, donde podrás elegir el día, el horario y la sede más cercana para ti.

Luego, te llegará un acuse de cita a tu correo con un número de identificación. Este deberás imprimirlo y anotar en tu móvil el número de cita y de confirmación, pues se te pedirá el día que acudas ahí.

Una vez agendada tu cita con el SAT, solo tendrás que cumplir con los requisitos FIEL necesarios como persona física o moral para poder obtener tu e.firma.

Tips para el día de tu cita

Luego de que hayas tramitado tu turno y reunido toda la documentación, llegará finalmente el día de tu cita. A continuación, te brindamos una serie de consejos para no recibir sorpresas inesperadas.

1. Llegar temprano y no faltar. Ese día, trata de asistir con antelación, pues si llegas tarde, tu cita puede ser cancelada. El SAT puede prohibirte sacar una cita en el transcurso de un mes si faltas a 2 citas previamente agendadas.

2. Ubica el módulo correspondiente a tu cita. Inicialmente, un ejecutivo del SAT verificará el folio de tu cita y te indicará a qué área debes dirigirte.

3. Ten paciencia. Los SAT son centros de gestión donde se realizan muchos trámites y operaciones, por eso ten en cuenta que el tiempo de espera es diferente para cada proceso y persona.

4. Estar atento a las pantallas. Una vez dentro, es aconsejable quedarse y aguardar tu turno. Por eso, debes prestar atención a las pantallas, ya que en ellas se mostrará tu número y el número del cubículo donde te atenderán.

5. Tener la documentación a mano y bien ordenada. Llevar los papeles correctos y en orden de requerimiento ayudará al ejecutivo del SAT a agilizar su tarea y el trámite. 

6. Piensa con anticipación una buena contraseña. Dicha contraseña te servirá como acceso a tu llave privada. Por eso, es importante pensar en una buena contraseña, la que luego deberás anotar y conservar en un lugar seguro. Combinar letras (mayúsculas y minúsculas) con signos de puntuación (asterisco, numeral, puntos) y números es una buena opción.

7. No perder la contraseña. En caso de perder u olvidar la contraseña generada, esta no se podrá recuperar ni podrás tener acceso a la llave privada. En consecuencia, tendrás que realizar el trámite de revocación del certificado de la e.firma vigente y generar uno nuevo.

8. No perder tu dispositivo de almacenamiento. En él guardarán tu llave privada (cuyo archivo termina con la extensión .key), el archivo de requerimiento (con la extensión .req) y tu Certificado Digital (cuyo nombre termina en .cer) que guardará tu información biométrica (huellas digitales, scan del iris, foto del rostro y firma ológrafa).

Así concluirás tu trámite con éxito y tendrás en tus manos tu e.firma para poder comenzar a operar.

Firma electrónica para empresas

La firma electrónica es un recurso muy útil para las empresas. Sin embargo, la e.firma no es el único tipo de firma electrónica que existe, y de hecho, hay múltiples operaciones empresariales que no requieren necesariamente del uso de certificados digitales.

Conoce más sobre los tipos de firmas electrónicas aquí

Al respecto, Docusign cuenta con eSignature, una solución que le permitirá a tu empresa agilizar procesos contractuales digitales con proveedores, clientes y/o entidades bancarias.

En ese aspecto, la firma electrónica de Docusign te permitirá firmar:

• contratos de ventas;

• procesos de factura;

• permisos;

• órdenes de compra;

• cartas de intención;

• información de gastos;

• convenios con proveedores;

• NDAs;

• cumplimientos internos;

• entre muchos otros documentos.

Como ves, se trata de una opción muy segura que aumentará la productividad y las ventajas competitivas de tu empresa. Además, mejorará la eficiencia de los flujos y procesos de trabajo.

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