13 tips para eficientar tus recursos humanos

Publicado el 12 de abril de 2021. Actualizado el 24 de junio de 2022.

El departamento de Recursos Humanos es imprescindible dentro de cualquier estructura empresarial, ¿sabes por qué?

Su función es buscar las maneras idóneas para maximizar la productividad organizando el capital humano, además, tienen que ser capaces de sacar el mayor potencial de los profesionales bajo su gestión. Esto incluye: impulsar los niveles de motivación, creatividad, innovación, compromiso y fidelidad con la organización; ejes imprescindibles para la retención de talento.

Si este tema te parece interesante, entonces debes leer hasta el final para comprender la importancia de los RR. HH. dentro de toda estructura empresarial.

¡Atención!

¿Qué son los Recursos Humanos?

Es un término usado para detallar tanto a los sujetos que son empleados de una compañía, como al área responsable de la gestión de todos los asuntos relacionados con los trabajadores.

Este concepto surgió en la década de 1960, una época en la que el valor de las relaciones laborales comenzó a ganar terreno y despertó la atención de los grandes empresarios.

Por primera vez se tomaron en cuenta acciones que antes no, como la motivación, el comportamiento organizacional, ambiente de trabajo amigable y las evaluaciones de selección. Adquirió mucha fuerza porque aquellas compañías que lo tomaban en cuenta, eran mucho más productivas.

De aquí en más, se comenzó a hablar de una "gestión de recursos humanos"; y se le conoce como un término general contemporáneo que se utiliza para describir el manejo y el desarrollo de los empleados en una organización.

¿Qué es la gestión de Recursos Humanos?

Inició llamándose "gestión de personal o talento", por lo que son términos bastante anticuados; pero lo cierto es que, como sea que se les llamen, implica supervisar todo lo relacionado con la gestión del capital humano de una empresa.

Por lo tanto, esta actividad ha evolucionado poco a poco, y actualmente se enfoca en un grupo de ámbitos de gran relevancia, incluyendo:

• reclutamiento y dotación de personal;

• compensación y beneficios;

• entrenamiento y aprendizaje;

• relaciones laborales y de empleados;

• desarrollo organizativo.

Debido a las muchas áreas de la gestión de recursos humanos, es típico que los expertos en este campo posean experiencia específica en una o más ámbitos. Solo algunos de los títulos profesionales relacionados para los profesionistas de recursos humanos incluyen:

• Especialista en desarrollo de capacitaciones.

• Gerente de Recursos Humanos.

• Especialista en beneficios.

• Generalista de recursos humanos.

• Gerente de servicios de empleo

• Especialista en compensación y análisis de puestos.

• Responsable de formación y desarrollo.

• Reclutador.

• Consejero de beneficios.

• Analista de personal.

¿Qué tan importantes son los RR. HH. en una compañía?

El departamento de Recursos Humanos es un punto clave para lograr los objetivos estratégicos de las empresas, mejorar su eficiencia y efectividad. Toda organización se compone de un conjunto de personas que, su éxito o fracaso es fruto de su esfuerzo.

En efecto, el manejo y control de los RR. HH. es un tema muy extenso debido a su gran volatilidad, el humano es fundamental y necesita de una dinámica constante.

Su principal importancia radica en la habilidad para responder satisfactoriamente y con voluntad a los objetivos del desempeño, aprovechamiento de oportunidades y, con estas acciones, obtener satisfacción; tanto por cumplir el trabajo, como por ser parte de su ambiente.

Esto requiere fundamentalmente de la gente adecuada, con la combinación ideal de habilidades y conocimientos para desempeñar un cargo en particular.

Debido a que las empresas están integradas principalmente por personas, no es exagerado afirmar que representan su recurso más valioso.

¿Te imaginas que haya una excelente estructura, equipos modernos, instalaciones impecables y cuantiosos capitales, pero se careciera de un conjunto de personas capacitadas o incluso, mal dirigidas? Definitivamente, el éxito sería casi imposible.

Para que esto no te suceda, en el siguiente punto explicaremos cómo optimizar las funciones de este sector.

¿Cuáles son las funciones del área de RRHH en las empresas?

La gestión de recursos humanos implica el desarrollo y la administración de programas que están diseñados para aumentar la eficacia de una organización o empresa.

Abarca todo lo que tenga que ver con la planificación, manejo y realización de actividades para cultivar una buena relación entre el empleador y el empleado.

Teniendo esto en cuenta, para la mayoría de las organizaciones, agencias y empresas, el departamento de recursos humanos es responsable de:

• Gestionar el reclutamiento, la selección y la promoción de puestos de trabajo.

• Desarrollar y supervisar programas de bienestar y beneficios para empleados.

• Crear, promover y hacer cumplir las políticas de personal.

• Fomentar el desarrollo profesional y la formación laboral de los empleados.

• Proporcionar programas de orientación para nuevos trabajadores.

• Proporcionar orientación con respecto a las acciones disciplinarias.

• Servir como contacto principal para lesiones o accidentes en el lugar de trabajo.

En concreto, las funciones del área de recursos humanos son:

Abordar las preocupaciones actuales de los empleados

A diferencia de los gerentes de la empresa que supervisan el trabajo diario de los colaboradores, los departamentos de RRHH se ocupan de las preocupaciones de todos los trabajadores de la organización.

Su trabajo también puede incluir la resolución de conflictos entre ellos y la empresa, o con sus superiores.

Adquisición de nuevos empleados

El equipo de gestión de recursos humanos recluta empleados potenciales, supervisa el proceso de contratación (verificación de antecedentes, test antidrogas, exámenes médicos) y brinda orientación a los nuevos empleados.

Gestión del proceso de separación de empleados

Esta área se encarga de completar un conjunto específico de tareas si un empleado renuncia o es despedido.

En este sentido, tienen que completar el papeleo para garantizar que el proceso se completó legalmente.

Mejorar la moral

Los equipos de recursos humanos efectivos alientan a los trabajadores de la empresa a hacer lo mejor que puedan, lo que contribuye al éxito general de los objetivos empresariales.

Uno de sus objetivos particulares a menudo implica recompensar a los empleados por su buen desempeño y crear un ambiente de trabajo positivo.

13 consejos claves para mejorar la gestión de Recursos Humanos

¡Es muy importante este departamento! ¿a poco no? A continuación, te mostraremos cómo eficientar los recursos humanos en una empresa:

1. ¡Valora el clima laboral!

El ecosistema laboral es, en pocas palabras, el corazón de los trabajadores. Si llegan a trabajar y no están a gusto, no tendrán ni ganas ni creatividad alguna de desempeñar correctamente sus funciones.

Valorar el clima laboral permite indagar si existen conflictos internos, como, por ejemplo, la falta de comunicación o inconvenientes dentro del equipo de trabajo para poder solucionarles.

En efecto, ese diagnóstico deberá acompañarse de un plan de mejora.

Los trabajadores deben sentirse bien, con sentido de pertenencia hacia la empresa y su responsabilidad con las metas asignadas.

2. Identifica qué necesita la empresa

Con el fin de lograr una exitosa contratación, debes ser muy minucioso en la selección de talento, señalando previamente las habilidades que la empresa necesita para el buen desarrollo del cargo que se desea cubrir.

No te dejes guiar solo por el currículum, también evalúa por ti mismo específicamente sobre lo que necesitas.

3. Ofrece oportunidades de formación

Ya contratados, debes ofrecerles a los trabajadores una carrera profesional dentro de la organización, es decir, un crecimiento integral: personal, laboral e intelectual.

4. Asigna presupuestos

Los presupuestos son indispensables en todos los movimientos de una empresa, por lo tanto, hay que determinar un monto suficiente para hacer todas las inversiones que se requieran en el departamento.

En este caso, no puedes dejar de lado el apartado tecnológico, puesto que, es lo que hoy en día está eficientando en gran medida a este sector.

5. Invierte en tecnología: firmas electrónicas

La tecnología disponible para los recursos humanos representa una oportunidad estratégica para tu empresa que no puedes dejar pasar, por ejemplo, los innovadores sistemas de Recursos Humanos, basados en la inteligencia artificial, están haciendo el reclutamiento más inteligente.

Lo que anteriormente era un proceso lento, costoso y de cierto modo con falta de comunicación, ahora es mucho más simple conseguir personas capacitadas con un buen fit para las necesidades de tu empresa.

Por otro lado, las firmas electrónicas se posicionan como una de las herramientas digitales de mayor importancia para este sector. Permiten firmar los contratos incluso sin la comparecencia de las partes.

Y, si juntamos esta tecnología con las videollamadas de Zoom, podremos realizar una contratación efectiva ahorrando enormes costos.

6. La analítica en la gestión del rendimiento

Siguiendo un poco con el hilo del punto anterior, existen herramientas digitales que impulsan la gestión del rendimiento, ayudando con un monitoreo del desempeño, recopilando comentarios de supervisión y facilitando los chequeos periódicos de los trabajadores.

La tecnología es clave para simplificar los procesos y eliminar los pasos innecesarios, permitiendo una gestión del rendimiento más rápida y basada en datos.

Acá entra al juego el Big Data, el cual, se basa en una serie de datos centralizados y recopilados para contribuir en las labores gerenciales y ejecutivas; optimizando la toma de decisiones sobre su fuerza laboral.

Los datos extraídos de los análisis son utilizados para crear ideas procesables. Siendo el mejor recurso para respaldar decisiones y planificaciones exitosas.

Asimismo, pueden evaluar la satisfacción del cliente con la marca evaluando patrones sustraídos de softwares específicos, como, por ejemplo, el CRM.

7. Aprovecha el rol estratégico de tu oficina de RR. HH

Para mejorar la gestión de toda la organización, es indispensable que los recursos humanos desempeñen un rol estratégico dentro de la cultura organizacional de la empresa.

Innovar en este sector es el primer paso para incorporar tecnologías a los demás sectores, aplicando soluciones prácticas en los procesos empresariales, como es el caso del blockchain y las firmas electrónicas.

Anteriormente, los RR. HH solo se enfocaban en reclutar y pagar, ¡esto ha quedado en el pasado!

Ahora, gracias a las tecnologías y las herramientas que bajan los tiempos que tienen que dedicar sus profesionales a tareas administrativas, han podido ampliar sus facultades, mejorando significativamente la eficiencia, precisión y la moral de los empleados.

8. Sé transparente con las políticas del Departamento

El trabajo que realiza el departamento de RR. HH. es muy significativo para las empresas, pero pocos empleados lo agradecen.

Quienes constituyen esta área puede que no se sientan acogidos por sus compañeros de otros departamentos, puesto que las prácticas a implementar respecto a ellos tienden a ser estrictas. 

Es por ello que es normal que un empleado de RR. HH. se sienta aislado en la compañía. Sin embargo, un buen director de Recursos Humanos tiene que estar consciente de esta circunstancia para ofrecer respaldo a todas las personas que integran el Departamento.

La única forma en que esto sea posible es que las políticas del departamento de Recursos Humanos sean transparentes y que toda la empresa tenga conocimiento de ello.

Entonces, todas las acciones que se lleven a cabo de acuerdo al modo de trabajo del área, no serán tomadas como una medida “personal” por el empleado que las recibe.

9. Hazte responsable de los resultados

El departamento de Recursos Humanos debe hacerse responsable de los resultados que conciernen a su área, bien sean negativos o positivos. Nunca hay que dedicar esfuerzo para buscar culpables afuera, porque el Departamento va a desgastarse sin tener un resultado positivo.

En caso de no obtener resultados favorables, se debe analizar el porqué para implementar acciones que cambien la situación.

10. Mantente organizado

Si bien este es otro término colectivo, la organización es una parte importante del rompecabezas de recursos humanos. Ya sea que esté mirando su lugar de trabajo físico o digital, tómese el tiempo (incluso media hora a la semana) para ordenar su lista de tareas pendientes, organizar sus recursos y procesar la bandeja de entrada.

Sobre todo, deben asegurarse de que sus habilidades de gestión del tiempo estén actualizadas. Ocupados o no, están tratando con las personas responsables del buen funcionamiento del negocio, por lo que no es suficiente decir: "Intentaré llegar allí".

Prioriza tus tareas, bloquea nuestro tiempo y crea una rutina diaria para dejar de dudar.

11. Sé firme

Como reclutador, el área de RR.HH es responsable de resolver los conflictos y/o problemas internos que afectan el comportamiento y el desempeño de los empleados. Esto significa que debes ser duro pero justo, especialmente cuando se trata de políticas corporativas.

No dejes que las políticas corporativas te impidan observar el contexto en el que ocurren las violaciones (siempre piensa en el "personal" en "recursos humanos"), pero no dudes en promulgar la normativa para solventar las deficiencias del ecosistema laboral cuando sea necesario.

Ya sea el nivel más bajo o un gerente influyente si alguien está en bancarrota, debe saber cuándo y cómo aplicar las políticas de la empresa.

De lo contrario, no solo socavas la propia autoridad, sino que la empresa se convertirá en una mezcla incoherente de opiniones y prácticas que solo confundirá y alineará a sus clientes.

12. Estar abierto a lo que otros piensan

Hay que estar abierto al feedback que pueden ofrecer los empleados y ​​siempre tener en cuenta sus comentarios.

Para lograrlo, no hay mejor forma que un cuestionario rápido para que te brinden todo lo que necesitas saber y así, encuentres puntos débiles que puedan ser reforzados.

13. Adopta un modelo de ética profesional

Quienes formen parte del departamento de Recursos Humanos de una empresa tienen que tener principios de ética profesional. Por lo general, esta área es la que más exige a sus compañeros, porque se encarga de impulsar el compromiso, la creatividad y la puntualidad de los profesionales bajo su gestión.

Entonces, solo se gana credibilidad y transparencia en estos cargos si se hace correctamente lo que se le exige a los demás.

Pero no solo esto, porque existen herramientas que te pueden ayudar a gestionar eficazmente el capital humano a tu cargo. A continuación, te las enseñamos.

5 herramientas para mejorar la gestión de los Recursos Humanos

Gestionar el talento humano requiere de compromiso para desarrollar y mejorar el desempeño de las personas dentro de una compañía. A la par pretende lograr los objetivos enmarcados en la planificación estratégica de la empresa (misión, visión, políticas y valores).

Sin embargo, el funcionamiento del departamento de Recursos Humanos solo será optimizado si se usan las herramientas adecuadas y en los siguientes apartados te compartiremos las más importantes.

1. Descripción de puestos

Este es considerado uno de los mejores instrumentos para gestionar eficazmente los Recursos Humanos dentro de una organización. La razón es muy simple, gracias a ello se logran identificar las diferencias entre cada puesto de trabajo y los requerimientos que debe cumplir el trabajador en la vacante ocupada.

De igual forma, contribuye a conocer las funciones que desempeña cada persona que labora dentro de una compañía.

2. Evaluación de desempeño

Esta herramienta tiene como objetivo mejorar la toma de decisiones de los dirigentes en lo que concierne a remuneraciones, promociones, incidencias y ajustes salariales, de manera tal que las operaciones internas de la compañía sean transparentes y eficaces.

3. Sistemas de remuneración variable

Consiste en mostrar la remuneración de acuerdo con la consecución de objetivos logrados de modo estratégico. Gracias a ello, los trabajadores pueden verse motivados y también cuantificar sus resultados de manera objetiva.

4. Plataformas de gestión

Esta es una herramienta que está incorporada en muchos departamentos de Recursos Humanos. Su función es gestionar las nóminas, contribuir en la captación de nuevos talentos, hacer seguimiento a las vacaciones de los trabajadores y ofrecer canales de comunicación que faciliten los trámites de documentos con las administraciones públicas.

Muchas compañías han desarrollado soluciones para mejorar la gestión de los Recursos Humanos, tanto para grandes empresas como para pymes. Docusign te ofrece su más innovadora plataforma de gestión llamada Agreement Cloud, que te acompañará en todos los procesos de RRHH desde la contratación hasta la jubilación de tus empleados.

5. Redes sociales internas

Usar redes sociales internas puede mejorar la comunicación y la colaboración de la empresa, más si debes liderar tu equipo de trabajo a distancia. Cuando se mejora la interacción entre todos los integrantes de la compañía, el sentimiento de compañerismo se refuerza mucho más.

También, este tipo de herramientas deja a un lado las jerarquías y fomenta charlas más amenas e informales. Las buenas relaciones laborales influyen de forma positiva en la satisfacción de los trabajadores.

En la actualidad, hay canales de comunicación que garantizan este objetivo, entre ellas están Beezy, Jive, Yammer, Confluence, Socialcast o Zyncro.

¿Cómo contribuye eSignature con los equipos de Recursos Humanos?

Anteriormente, procedimientos como firmas de contratos de ventas o creación de cuentas y facturas se caracterizaban por ser métodos lentos y muy caros. En la actualidad, las firmas electrónicas brindan solución a estas trabas administrativas.

Docusign te ofrece eSignature, una firma electrónica que podrá ayudarte a hacer negocios más rápido, ser más eficiente y ahorrar dinero.

¿Imagina que puedes conseguir un contrato de trabajo con un teletrabajador que se encuentre en cualquier lugar del mundo?

Con eSignature es posible, puesto que puedes contactar a los firmantes con notificaciones de SMS en tiempo real. Esto facilita los procesos de nuevas contrataciones para los integrantes del departamento de Recursos Humanos.

Por si fuera poco, esta herramienta realiza alertas en tiempo real para que los contratos o las cartas de ofertas se firmen con SMS Delivery, un software que contribuye a diferenciar tu empresa y le otorga una experiencia innovadora.

Para finalizar

Mantener actualizado al departamento de Recursos Humanos con las nuevas tendencias hará que se optimicen todos los procesos empresariales, logrando una mayor rentabilidad para la organización.

¡Y esto no es todo! Si quieres descubrir el panorama general de recursos humanos, te invitamos a descargar nuestro Ebook: Reporte de Tendencias de RRHH.

Recuerda que la diferencia entre una simple organización y una gran compañía, está en que las últimas están preparadas para adaptarse a los cambios.