¿Cómo organizar las tareas correctamente en una PYME?

Una mujer trabaja en en una oficina mecanica

A medida que la tecnología avanza, la gestión de las PYMES debe migrar a lo que las nuevas tendencias indican para mantenerse competitivas dentro de un mercado cada vez más exigente.

En este mismo orden, es fundamental que lo digital sea usado para agilizar los procesos de identificación del equipo de trabajo, sus cualidades y los recursos que tenemos a nuestro alcance.

¿Quieres saber cómo organizar las tareas de tu PYME efectivamente? De ser así, llegaste al post indicado. Te daremos 5 consejos para que logres tus objetivos satisfactoriamente.

¡Sigue leyendo!

Conoce a tu equipo de trabajo

Antes de organizar las tareas, debemos conocer cuáles son los talentos que tenemos a la mano. Los trabajadores son lo más importante a considerar antes de realizar nuestra planificación estratégica en nuestra PYME.

Cada individuo tiene determinadas aptitudes y cualidades. Por lo tanto, debemos organizar las tareas conociendo perfectamente qué puede ofrecer cada colaborador de la compañía y colocarlo donde pueda rendir más.

Te propongo que, antes de realizar cualquier acción, puedas contestar con información que tengas a la mano a tres listados de preguntas muy simples. ¿Comenzamos?

Datos personales

Acá debes llenar la información básica y profesional del trabajador:

  • edad;
  • estudios;
  • situación familiar;
  • objetivos profesionales y personales y cómo puede la empresa ayudarlo a cumplirlos.

¿Cómo es el colaborador en su trabajo?

En este caso, nos enfocamos únicamente en su forma de trabajar. La idea es que selecciones 5 características —o menos— por orden de prioridad:

  • organizado;
  • decisor;
  • le gusta asumir riesgos;
  • sabe escuchar;
  • trabaja en equipo;
  • disponible;
  • perfeccionista;
  • innovador;
  • analítico;
  • trabaja bajo presión;
  • puede con 1 o más tareas a la vez;
  • prefiere trabajar en una sola tarea;
  • sabe comunicarse;
  • habilidades de redacción;
  • orientado hacia objetivos;
  • sabe manejar herramientas tecnológicas;
  • controlador;
  • habilidad principal;
  • debilidad principal.

¿Cómo es el trabajador en sus relaciones personales?

Por último, selecciona al menos 5 características que definan su manera de relacionarse:

  • propone ideas;
  • pide autoridad;
  • escucha activamente;
  • conciliador;
  • hablador;
  • dominante;
  • ejecuta lo encargado sin inconvenientes;
  • acepta la delegación de responsabilidades;
  • reflexivo.

Y, si llevas una relación más estrecha:

  • ¿Qué es lo que más te gusta?
  • ¿Y lo que menos te gusta?
  • ¿Tiene posibilidades de crecimiento profesional dentro de la compañía?
  • ¿Qué tareas puedes darle?

¿Lograste hacerlo con los datos que tienes recolectados? Ya puedes comenzar a organizar las tareas por individuo. ¡Excelente!

Administra los recursos disponibles

Los recursos de una organización son todos aquellos bienes materiales o inmateriales que constituyen una empresa, sin importar que ya se encuentre constituida o apenas esté comenzando en el mercado, puesto que, la suma de ellos entre sí garantiza la estabilidad y rentabilidad.

Por esta razón, contabilizar los recursos, ya sean activos o activos, nos da un primer acercamiento de la dimensión de las actividades que podemos organizar.

Los recursos empresariales pueden ser:

  • Tangibles: Son los recursos medibles y cuantificables con los que se pueden tener contacto físico.
  • Intangibles: Por otro lado, no tienen soporte físico, no obstante, son importantísimos, como, por ejemplo, los valores, normativas, procedimientos, cultura organizacional, gestión empresarial, estrategias trazadas, entre otros.
  • Humanos: Si, se refiere a los trabajadores y a la relación que existe entre los empleados. Esto es un factor significativo que contribuye en el desarrollo de la PYME.
  • Materiales: Están conformados por bienes de transformación como los vehículos, edificios, máquinas, herramientas. Y, en bienes de utilización: existencias en el almacén, materias primas.

Tener una plantilla de Excel con toda esta información te facilitará la planificación, designación y forma de ejecución al momento de organizar las tareas.

También debes qué trabajadores saben utilizar cada tipo de máquinas. ¡Fundamental!

Aumenta la eficiencia de los espacios de trabajo

El típico modelo empresarial puede ser efectivo para trabajar sin distracciones y con cierto nivel de privacidad. Nos referimos a aquellos donde están todos separados por cubículos, los jefes trabajando a puerta cerrada donde nadie los ve, con corredores de acceso y salida señalizados.

Aunque pueda haber funcionado en épocas anteriores, debido a la transformación digital, ¡esto se acabó!

Para organizar las tareas, las empresas necesitan espacios físicos donde se fomente la inspiración, necesitando mayor networking entre los departamentos para poder crear nuevos proyectos o eficientar los procesos.

Nuestros espacios deben estar dedicados a:

  • Capacitar trabajadores autogestivos que cumplan objetivos sin supervisión cercana.
  • Promover la creatividad en los empleados.

El Internet es la clave del éxito. Para mejorar los espacios de trabajo se requiere inversión en software especializados para la gestión de clientes y en razón de mejorar la gestión y administración de la PYME.

Organizar tareas: prioridad, coordinación y seguimiento

Estos tres conceptos harán que tu labor se torne mucho más fácil. ¡Aplícalos!

Prioridad

El reparto de tareas debe tener una fecha límite para acortar el tiempo y la cantidad de acciones necesarias que puede dedicárseles. Puedes colocar las más urgentes de primeras para terminarlas cuanto antes.

Coordinación

Debes tener en cuenta que la distribución de tareas debe atender a un plan general de trabajo que las englobe a todas.

De este modo, podrás controlar la dependencia que tienen entre sí y coordinar con los diversos departamentos para que trabajen de manera conjunta y orientada a resultados.

Seguimiento

Una vez repartidas las tareas, no te olvides de comprobar cada cierto tiempo su evolución y desarrollo. Así podrás identificar falencias en el proceso y corregirlas sobre la marcha para prevenir una pérdida de la productividad o atrasos en el cumplimiento de los objetivos.

Utiliza la nube para el almacenamiento de información

¿Qué sería de la empresa sin sus datos? ¡Absolutamente nada! De hecho, el pilar fundamental de las industrias 4.0 es el blindaje y el fácil acceso —autorizado— a su información.

En estos términos, contratan un servicio digital ofrece guardar información de forma segura y remota en un servidor contratado llamado nube o "cloud computing".

Estamos frente a una de las herramientas más utilizadas para organizar las tareas en la actualidad. Observa sus ventajas y descubre el porqué:

  • Reducción de costos: La PYME estará prescindiendo de inversiones en infraestructura tecnológica propia y licencias de software.
  • Amigable con el medio ambiente: La nube tiene, entre sus funciones, la posibilidad de integras aplicaciones como Salesforce y firmas electrónicas, por ejemplo, para concretar acuerdos sin la necesidad de utilizar papel.
  • Movilidad: Puedes acceder desde cualquier dispositivo y lugar.
  • Tecnología siempre actualizada: El cliente garantiza que su red estará optimizada.
  • Seguridad: Si el disco duro de tu ordenador deja de funcionar, esto no afecta en lo absoluto el funcionamiento de la nube. Tan solo debes iniciar sesión en otro con tu usuario y clave. ¡Nada más!

Aunado a ello, la capacidad de almacenamiento es prácticamente ilimitada y no dependerá del almacenamiento que tenga tu ordenador particularmente.

Todos los usuarios autorizados en la red podrán acceder a la información en todo horario y lugar. Por esto, el cloud computing es ideal para organizar tareas y, si integramos el uso de la firma electrónica, podremos hacerlo mucho más rápido.

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