Errores de gestión de documentos: 6 prácticas que perjudican tus resultados

¿Tiene su empresa una política de gestión de documentos? Si has contestado no, tienes un problema. La indiferencia al efecto dañoso de la mala gestión de archivos es extremadamente peligrosa.

Ya que las pérdidas derivadas de esta negligencia son silenciosas, no es raro encontrar casos de tomadores de decisiones que posponen la formulación de estrategias eficientes de gestión de la información. Ellos no conocen los riesgos financieros de esta postura.

Sin embargo, subestimar los errores en la gestión de documentos suele ser catastrófico. Según una investigación de PwC, cada documento almacenado incorrectamente genera, directa e indirectamente, unos 120 dólares de pérdida.

Imagínate cuánto puede perder tu organización:

• Con el costo te impresión

• El tiempo utilizado para archivar documentos

• La productividad

• El tiempo dedicado para localizar archivos

¡Ha llegado el momento de mejorar este escenario! Abajo vamos a demostrar 6 errores frecuentes en la gestión de documentos. Evalúas qué puntos puedes perfeccionar en tu empresa y cómo puedes mejorar tus procesos!

1.   No tener una política de gestión de documentos

Un estudio de Gartner mostró que:

• Entre el 2% y el 5% de los archivos se pierden o almacenan incorrectamente;

• Se extravía 1 de cada 20 documentos;

• Se desperdician aproximadamente 25 horas recreando documentos perdidos;

• entre el 10% y el 12% de los documentos no se encuentran en el primer intento de búsqueda;

• En promedio, los empleados pasan 400 horas por año buscando archivos;

• Las organizaciones gastan un promedio de $ 120 (en mano de obra) con empleados que buscan archivos críticos no encontrados.

Vamos a analizar los datos.

Si (en general) el 90% de la información comercial está en documentos físicos, podemos asegurar que una organización que no tiene una buena gestión de documentos estará condenada al fracaso.

Comprende: en un mercado es digital, insistir en mantener archivos en papel es un “desafío” innecesario para las empresas.

2.   No categorizar el papeleo

Sí tu organización crees que “el papelito habla”, entonces debe ser muy diligente con la categorización de los documentos.

Facturas, adición de contratos, informes de productividad, archivos contables, nóminas, gráficos de ventas: miles de documentos pasan a diario por cualquier empresa. Y porque las rutinas corporativas son siempre aceleradas, son frecuentes los casos en los que los empleados simplemente apilan papeles, sin clasificarlos, antes de enviarlos al archivo.

O sea, se forma un verdadero cementerio de papeles.

De esta manera las empresas pierden control sobre la información corporativa, que, en algunos casos, genera pérdidas millonarias para el negocio.

Imagínate la desesperación si pierdes documentos criticos y posteriormente se les demandan para una auditoria. Definitivamente es necesario pensar en la gestión de la información como un punto estratégico para tu negocio.

3.   No almacenar los archivos en la nube

Si tu organización ya ha cambiado y transacciona documentos de manera electrónica, entonces es esencial asegurar que el almacenamiento en la nube.

La misma encuesta de PwC mencionada por encima reveló que los profesionales pasan un promedio de 5% a 15% de su tiempo leyendo información. De esto, ¡hasta el 50% del tiempo es utilizada en búsqueda!

Todos los inconvenientes del uso de papel se pueden reemplazar por la conveniencia de almacenar archivos en la nube.

Una gestión de documentos basada en los recursos de la computación en la nube proporciona un mayor dinamismo a la organización. Puedes buscar documentos en línea, utilizando herramientas fáciles en solo unos segundos.

La movilidad es otra ventaja, ya que, siempre que estén autorizados, los empleados y gerentes pueden buscar y procesar documentos desde cualquier punto con acceso a Internet.

Por ejemplo, desde una plataforma de firma electrónica, es posible firmar documentos en el aeropuerto, en el tráfico o en casa, lo que aumenta la productividad y reduce el tiempo perdido con procesos burocráticos.

Todavía debes asegurar que tus aplicaciones en la nube ofrecen seguridad para las informaciones. Al elegir un proveedor fiable, considera si sus servicios en la nube tienen sistemas criptográficos similares a los utilizados por los bancos.

4.   No utilizar documentos electrónicos

Por encima, presentamos distintas razones por las cuales la utilización de documentos físicos representa un riesgo para las empresas actualmente.

Sin embargo, hay gerentes que hacen decenas de cambios en el flujo de trabajo del negocio, pero no entienden por qué la productividad sigue baja y por qué los costos siguen altos.

Por todo que ya argumentamos por encima, la utilización de documentos electrónicos significa una mayor productividad, menos tiempo de negociación, menos errores de procesos comerciales. Como consecuencia, aumenta la fuerza competitiva.

Considera que la pérdida es mayor porque muchos de tus competidores ya están equipados con plataformas digitales que reducen drásticamente el tiempo que los empleados y gerentes pasan validando acuerdos.

Una de las aplicaciones que ayudan a aumentar la competitividad es la firma electrónica, que además de ser legalmente válida, es más segura que la firma autógrafa y tiene una plataforma fácil de manejar y disponible para cualquier persona. Pruébala e confirma.

5.   No sincronizar datos

Entre los errores de gestión de documentos digitales mas frecuentes está la sincronización apropiada para que ellos estén disponibles para todos los empleados, simultáneamente y en todos los dispositivos.

Algunas organizaciones se suscriben a una plataforma de servicios en la nube, pero debido a que han contratado planes de almacenamiento más simples, tienen un límite de espacio y sincronización.

En este caso, los datos modificados o insertados sólo permanecen accesibles localmente y ya no se comparten entre los diversos dispositivos de la compañía.

Imagínate una adición de contrato cuya actualización está presente en un sólo dispositivo. En este caso, los puntos restantes están desactualizados, mostrando el documento en su versión anterior. ¡Mejor evitar la confusión generada por este error de comunicación!

6.   No tener un sistema de confidencialidad con acceso restringido

Además de privilegiar los servicios en la nube, que son mucho más seguros porque no tienen recursos de TI compartidos con terceros, es necesario utilizar proveedores que brinden herramientas de seguridad de datos a los clientes.

Algunas de estas características son: copia de seguridad automática, capa adicional de protección de acceso (como la autenticación de 2 factores), así como una jerarquía de permisos, que permite a la empresa decidir el límite de acceso de cada empleado a los datos de la organización.

Debes debe tener en cuenta es que no tener un sistema de confidencialidad con acceso restringido es uno de los errores más graves cometidos por las empresas.

¡Después de todo, la mayoría de las intrusiones generalmente provienen de la propia empresa!

Reducir los errores en la gestión de documentos es un tema muy serio. Habla con nuestros expertos y pon fin a tus problemas con documentos físicos.