¿Qué son los documentos electrónicos y cuál es su valor probatorio?

La transformación digital de los negocios ha permitido que las oficinas reduzcan la cantidad de papel en sus flujos de trabajo como nunca antes.

Esta tendencia se debe principalmente al aumento de la implementación del Internet de las Cosas —IoT—, el uso de herramientas digitales como los documentos electrónicos y cambios generales en los comportamientos de los consumidores y las empresas en los últimos años.

El profesional en marketing y ventas Gregory Cardenas nos explica que la adopción de nuevas tecnologías es un proceso que “puede influir en la forma en que las empresas operan, se comunican y colaboran tanto internamente como con sus clientes y socios comerciales".

Lee hasta el final y aprende todo lo que necesitas saber de los documentos electrónicos.

¿Qué es un Documento Electrónico?

La definición exacta puede variar, pero un documento electrónico, también conocido como "e-document" o "e-doc"; es todo contenido originalmente creado desde una aplicación electrónica y que contiene información para facilitar transacciones o compartir información entre las partes.

Estos instrumentos virtuales reemplazan a sus contrapartes físicas y, por lo general, tienen el mismo propósito, excepto que en formato digital.

La naturaleza digital de estos documentos facilita compartir, organizar y colaborar. Dependiendo del sistema que utilicemos, podremos incluso controlar la versión, rastrearlos y firmarlos.

3 características de los documentos electrónicos

A continuación, vamos a detallar las 3 características principales que poseen los documentos electrónicos, estas son:

1. Fácil accesibilidad

Los documentos electrónicos tienen la principal característica de que podemos acceder a ellos de múltiples formas; desde cualquier dispositivo móvil, y en el lugar en que estemos, incluso si trabajamos de manera remota.

2. Búsqueda y recuperación instantánea

Cuanto más fácil de usar una herramienta de gestión de documentos electrónicos, mejor. Todos utilizamos motores de búsqueda para ubicar lo que necesitamos en Internet y, como tal, debe esperar una función de búsqueda en su plataforma digital de Electronic Document Management —EDM—elegida que sea igual de fácil y completa de usar.

De esta manera, tendremos la posibilidad de buscar lo que necesitamos incluso si solo conocemos fragmentos del nombre del archivo o una palabra clave, como la razón social de una empresa cliente o la dirección que se usa en el documento.

También se deben esperar vistas en miniatura de los documentos recuperables, ya que una visualización rápida es lo que hace a una interfaz totalmente intuitiva y dinámica en la página principal. A menudo, esto puede ser todo lo que necesitamos para hallar el documento exacto que requerimos.

3. Integración abierta

Un EDM puede integrarse con las otras herramientas comerciales esenciales que tenemos, desde el correo electrónico hasta las firmas electrónicas.

Esto optimizará el flujo de trabajo, ya que permitirá que la información esté disponible en todos los sistemas que se usen en cada departamento de la empresa.

Asegúrate de que su sistema elegido integre y automatice las tareas repetitivas con las otras herramientas que usan los usuarios potenciales en su negocio para ofrecerles beneficios claros.

Por ejemplo, guardar automáticamente todos los datos esenciales de un cliente para la elaboración inmediata de documentos electrónicos para firmar con una herramienta de firma digital.

3 tipos de documentos electrónicos

Ahora bien, ¿qué tipo de documentos electrónicos existen? ¿Hay una gran variedad? Enseguida vamos a señalar 3 de ellos:

1. Registros de personal

Los registros de personal son archivos que pertenecen a los empleados de la organización y, por lo general, los administra el departamento de recursos humanos.

Comúnmente, los registros de personal incluyen detalles sobre la solicitud de un empleado, la descripción del trabajo y sus datos salariales únicos.

Como es evidente, la mejor manera de mantener los registros de personal de tu organización mediante el uso de la tecnología es a través de la documentación digital, ya que este método garantiza que todos los datos sean privados.

Asimismo, es posible restringir el acceso para que solo el personal autorizado pueda ingresar, observarlos y hacer uso de ellos.

2. Documentos legales

La verdad es que es probable que los registros de personal y los documentos legales se superpongan en algún momento y, saber diferenciarlos automáticamente, es indispensable para mejorar el compliance y aprovechar sus beneficios.

Esto se debe a que elementos como los acuerdos de confidencialidad, las verificaciones de antecedentes y los registros médicos están relacionados con los empleados y, al mismo tiempo, son de naturaleza legal.

Los beneficios de digitalizar estos registros son amplios, incluyendo:

• mayor eficiencia: dado que los registros digitales se almacenan en una base de datos que permite realizar búsquedas;

• reducción de costes: gracias a que estaremos frente a una oficina paperless, menos costo de materia prima y no hay necesidad de una infraestructura física para almacenar documentos físicos;

• experiencia más fluida para el cliente.

3. Contratos electrónicos

Un contrato digital o "e-contract", en pocas palabras, es un acuerdo formulado en línea.

Las partes interactúan entre sí en formato digital, en lugar de en persona o por teléfono. Aunque es digital, un e-Contract sigue siendo un contrato; lo que hace, a su vez, mucho más sencilla la administración de contratos. 

Se trata de un acuerdo entre dos personas naturales o jurídicas para crear una obligación mutua vinculante que debe reunir ciertos elementos legales para ser exigible:

• Oferta específica de una parte a la otra para realizar algún servicio o pagar algún bien.

• Aceptación de la otra parte de acuerdo con los términos de la oferta.

• Promesa de hacer la acción que ha sido aceptada, como el pago de ciertos bienes.

• Consideración: algo de valor que una parte entrega a la otra a cambio de bienes o servicios. Por ejemplo, USD $5,000 para suministros de materia prima necesarios para la producción.

• Capacidad: si los firmantes entienden o no los términos que se acuerdan.

• Legalidad: la materia del contrato en sí es legal gracias a su validez jurídica en México.

3 ventajas de los documentos electrónicos para las empresas

Bien, ya sabemos qué son, algunos tipos y sus principales características, ahora veamos 3 ventajas de contar con los documentos electrónicos en el flujo de trabajo:

1. Más organización

La organización puede significar la diferencia entre un negocio rentable o no rentable.

Los procesos comerciales de rutina, como la revisión, la aprobación, la contratación y la incorporación, pueden ser un dolor de cabeza en un sistema tradicional. De hecho, la investigación indica que el 53% de los empleados buscan formas simples, pero sólidas de firmar y enrutar documentos de la empresa.

Los documentos electrónicos son el verdadero negocio aquí, y cuando se usan bien, mejora drásticamente los procesos de flujo de trabajo. Lo bueno de esta solución de software es que garantiza que el equipo de trabajo pueda acceder y entregar documentos electrónicos en tiempo real.

También puede emplear estos datos para generar informes e información actualizada para ayudar a mejorar su proceso de toma de decisiones comerciales.

2. Reducción de errores humanos

La entrada manual de datos suele estar plagada de errores humanos que cuestan tiempo y dinero.

Las soluciones de automatización del flujo de trabajo nos ayudan a eliminar los errores humanos, lo que impulsa nuestro proceso comercial.

3. Acceso más fácil a los datos

Recuperar documentos manualmente puede ser un proceso lento y, en algunos casos, imposible porque están dañados o rotos. ¡El tiempo es dinero!

Imagínate cuánto tiempo podrías ahorrar, y utilizarlo productivamente en otro lugar, si los documentos casi de manera inmediata.

Como detallamos en una de sus características, cuentan internamente con una tecnología de búsqueda que te permitirá recuperar informes o cualquier tipo de documentación dentro del sistema con tan solo colocar ciertas palabras clave o frases vinculadas a estos; también facilita la recuperación de documentos mal archivados.

Ya no tendrás que preocuparte por perder documentos. ¡Siempre estarán al alcance de tus manos!

Cultura organizacional

Sin embargo, en algunas empresas esto que parece ventajoso se toma con cierta resistencia por lo cual es necesario que, al adoptar los documentos electrónicos, las organizaciones se enfoquen en explicar sobre "el desarrollo de una cultura organizacional en torno a la evolución tecnológica”.

El especialista en ventas Gregory Cardenas, agrega que “las empresas tienen que mantener una comunicación abierta y transparente sobre la importancia de la innovación y la transformación digital para el éxito de la empresa.”

Valor probatorio de los documentos electrónicos

Claro está, que los documentos electrónicos son una manera de prestar consentimiento en México y, para esto que es bastante delicado, su legalidad debe estar tipificada en un cuerpo normativo, ¿cierto?

En efecto, el artículo 89 del Código de Comercio establece que los datos contenidos y consignados en cualquier medio electrónico —previa aceptación de las partes por llevar el proceso vía digital—, tienen plena validez jurídica, exactamente igual que su homólogo en físico.

Por otra parte, existen los estándares internacionales que deben ser cumplidos al pie de la letra para que esta solución se adapte tal cual como las mejores marcas lo hacen en el mercado internacional.

NOM 151: ¿Cómo aporta valor a los actos de comercio?

En este caso, encontramos a la Norma Oficial Mexicana NOM-151-SCFI-2016, también puedes encontrarla como "NOM-151".

Es una regulación que determina las características esenciales que deberán poseer las constancias de conservación de mensajes de datos al momento de firmar los documentos electrónicos que están incluidos en actos de comercio.

Asimismo, establece todos los lineamientos y requerimientos legales para el momento en que se digitalicen los documentos físicos para que no pierdan validez.

Justo por la importancia de este estándar de calidad, hemos elaborado un ebook que puedes descargar de manera gratuita titulado: "Guía completa de la NOM 151: cómo cumplir con los requisitos de Conservación de Mensajes de Datos****". ¡Llena el formulario y disfruta la lectura!