¿Cuál es el valor de fusionar los contratos y firma electrónica?

La transformación digital de los negocios cambió la manera como se concretan los acuerdos: la generación de contratos y firma electrónica son operaciones que han llegado a fusionarse para reducir costos, plazos de entrega y la tasa de error, entre otras ventajas.

Esto contribuye a mejorar la gestión del ciclo de vida del contrato —también conocida como Contract Lifecycle Management (CLM)— y, por consiguiente, otorga mayor rentabilidad y ventaja competitiva a las organizaciones que invierten en ello; de hecho, no supone un gasto porque tiene un retorno de inversión muy elevado que llega al 356%.

¿Quieres más información que respalda el valor de la fusión de contratos y firma electrónica? De ser así, lee las siguientes líneas para que conozcas las ventajas y beneficios de esta impresionante alianza tecnológica.

¡Atención!

Menor plazo de entrega y costo de contratación

Las mismas funciones de una firma digital que agilizan el tiempo de materialización de las ventajas de los contratos de venta, también dan como resultado ahorros de eficiencia para el departamento de compra, cuyo personal se ocupa de esta clase de acuerdos.

En el método tradicional, las empresas empleaban procesos manuales relativamente costosos y lentos para generar, completar, aprobar y firmar contratos: se trataba de procesos físicos con documentos impresos que pasaban por varias manos antes de ser aprobados o digitales con una terrible administración.

Tanto el proceso físico como el digital carecían de visibilidad sobre dónde se encontraba el documento en su cadena de cambios y se desconocía cómo podrían optimizar su avance. En consecuencia, esto aumentó el tiempo de aprobación, tardando de tres a cinco días.

Afortunadamente, todo cambió con la incorporación de los contratos y la firma electrónica en el proceso productivo. Ahora, es posible concretar todos los pasos rápidamente y ahorrar entre 16 y 18 horas semanales por empleado gracias a este nuevo modelo de contratación digital.

Asimismo, supone una tasa de recuperación de la productividad del 25 %.

Reducción de gasto en asesores legales externos

Fusionar contratos y firma electrónica también supone un ahorro en asesoría legal externa y otros tipos de consultoría contractual, ya que esta herramienta actúa como un repositorio central para los contratos externos e internos de toda la cartera de clientes.

En efecto, permite la automatización de tareas que previamente eran manuales y la organización de los flujos de trabajos relacionados con los acuerdos.

Igualmente, todos los contratos que estén en la CLM pueden ser encontrados sin limitaciones. Juntas, estas acciones contribuyen a unificar los procesos comerciales y respaldar la supervisión de su contenido.

Antes de combinar los contratos y firma electrónica, el 33% de estos requerían soporte externo: ahora, tan solo el 20%. El costo promedio de soporte externo es de USD 1,750, por lo tanto, una empresa ahorra el 56% de este gasto al pasar este trabajo a los equipos internos.

Disminución de la tasa de error y pérdida de valor del contrato

Al ser la firma digital un repositorio de búsqueda de contratos que están vinculados a los software CRM —Customer Relationship Management o gestión de relaciones con el cliente— de las compañías, logra reducir el gasto excesivo de los proveedores e incrementar el valor de los contratos externos.

Esta herramienta permite lograr dichos beneficios al proporcionar visibilidad de todas las obligaciones contractuales en un solo lugar, donde se almacena y accede a la información junto con todos los detalles de cada contrato en particular.

El equipo de compras puede ver fácilmente la variación de términos y renegociar un contrato único para toda la organización con cada proveedor.

En este sentido, el porcentaje de valor recibido gracias a mejores condiciones contractuales es del 10 %, 15 % y 20 % los tres primeros años, respectivamente.

Reducción de la exposición al riesgo en el ciclo de vida del contrato

La visibilidad del contrato en la CLM sumada a la integración de la firma electrónica con Salesforce da como resultado un entorno de cumplimiento mejorado: es posible identificar riesgos de incumplimiento contractuales y demás infracciones que pueden suponer enormes sanciones económicas.

Este cumplimiento de condiciones también disminuye el riesgo de baja de la calificación por parte de las agencias, lo que podría causar la rescisión de contratos valiosos, además de costos de endeudamiento y de seguro.

Al incorporar contratos y firma electrónica, existe un menor riesgo de infracción de datos personales del cliente, lo que puede provocar multas de hasta el 4% de los ingresos anuales.

De este modo, la reducción de la exposición al riesgo en el ciclo de vida del contrato es de USD 200.000, USD 300.000 y USD 380.000 los tres primeros años, respectivamente.

Aceleración de los ingresos gracias a procesos contractuales optimizados

Gracias a la automatización y la organización del flujo de trabajo que logra esta tecnología, podremos acelerar los procesos contractuales desde la generación hasta la aprobación. Este ahorro de tiempo lleva a que los contratos generadores de ingresos puedan concretarse más rápido y, a su vez, agiliza las labores del departamento de ventas.

Puedes olvidar lo que antes podía demorar semanas en firmar, procesar y devolver apenas un solo contrato: ahora, los representantes de ventas pueden tomar los diversos componentes necesarios y obtienen un contrato generado y con el consentimiento de las partes en tan solo 5 minutos.

Siguiendo esta misma línea, los profesionales tendrán más tiempo para dedicarle a los clientes, lo que genera más ventas potenciales y profundiza su compromiso con la marca.

Debido a esto, hay un aumento del 7% en los contratos generadores de ingresos, donde el 50 % se le atribuye a esta herramienta con un margen de ganancia del 9%.

¡Muy bien! Ya conoces las ventajas y beneficios de fusionar la generación de contratos con la firma electrónica.

Como ves, la migración a lo digital ha servido para mejorar el proceso productivo de las organizaciones. Sin duda, entre las tecnologías más importantes encontramos la firma electrónica por lo sencillo, rápido y seguro que vuelve el proceso de homologación en todo tipo de acuerdos.

¿Quieres saber cómo se usa? ¿Qué verán los que gestionan los documentos? Lee nuestro siguiente contenido dedicado al tema:

¿Cómo se usa una firma electrónica?