5 consejos para reducir costos en compras empresariales

Reducir costos en una empresa en el área de compras se ha convertido en uno de los retos más importantes de los gestores, debido a que impacta de forma directa en la rentabilidad de los negocios.

En un reporte de Docusign en el que fueron consultados más de 800 profesionales de compras, el 47% de los encuestados posicionó al ahorro en costos como primera prioridad en el área.

En este sentido, vale la pena tener en mente que la contracción de los gastos está íntimamente relacionada con las prioridades del sector, por lo que identificarlas es esencial para promover estrategias que viabilicen la compra y el uso consciente de los recursos.

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A continuación, conocerás 5 maneras extraordinarias de reducir los gastos del departamento de compras y de esta manera, mejorar la rentabilidad de tu empresa.

1. Crear una red de proveedores

Además de priorizar la disminución de los costos en el sector, el reporte de Docusign identificó que las empresas posicionan a la creación de una cadena de proveedores colmada de partners resilientes y de alto desempeño como una condición crítica para los equipos de compras en la actualidad

De hecho, contar con empresas que cumplan con los contratos, entreguen soluciones valiosas y proporcionen un excelente costo-beneficio es un poderoso diferencial de mercado. Esto es así, ya que evita la interrupción de las operaciones a causa de la falta de material y, de esa forma, mitiga la probabilidad de perder el buen posicionamiento en el mercado.

De esta manera, las empresas deben estructurar su red de proveedores:

• Buscando nuevas alianzas que atiendan su demanda y se alineen a su cultura;
• mejorando el vínculo con los proveedores regulares;
• y cumpliendo con las disposiciones contractuales.

2. Tener disposición para negociar

Al mantener una buena relación con los proveedores, es posible emprender negociaciones mucho más provechosas y económicamente interesantes.

Para lograrlo, es importante: 

• Priorizar la atención a los plazos;
• promover una buena comunicación;
• explicar circunstancias que incidan en el cumplimiento;
• e informar problemas que afecten al proceso de compras tan pronto como se detecten.

De esta manera, las empresas pueden personalizar las transacciones de acuerdo con las particularidades de cada partner de negocios, lo que conduce a una obtención de numerosos beneficios como:

• Aumento del plazo de cumplimiento en el caso de problemas en la caja.
• Interrupción de contratos en virtud de fallas en las entregas o inconsistencias recurrentes.
• Reducción en el monto de multas, recargos y otras sanciones de índole económica.

3. Adoptar un kit de tecnologías

El estudio señalado anteriormente ha aportado otra información muy relevante: el punto central para desbloquear a los equipos de compras es un conjunto de recursos tecnológicos integrado.

En el sector de compras, las herramientas cumplen un rol muy importante, pues optimizan acuerdos incrementando la eficiencia y visibilidad para todos los profesionales involucrados en el proceso.

A pesar de la relevancia de estos recursos, solamente el 5% de los encuestados cree que maximiza el aprovechamiento de la tecnología existente, por lo que modificar esta situación configura un reto esencial para adecuarse a las tendencias y así mantener la continuidad de las prácticas organizacionales 

En algunos negocios, sus actividades se ejecutan manualmente, lo que conlleva un incremento en los costos y a una reducción de la eficiencia de los flujos de trabajo, ocasionando cuellos de botella, fallas e inconsistencias.

Esta situación cambia cuando se adoptan herramientas capaces de automatizar las tareas relacionadas con la incorporación de nuevos proveedores, como el rastreo de empresas confiables y el envío de mensajes relativos al proceso de selección.

De hecho, la automatización reduce los costos del área de compras, ya que permite:

• Acceder rápidamente a los datos necesarios para evaluar la calidad de los proveedores y así, detectar si vale la pena estrechar la relación o sustituirlo.
• Enviar informes, reportes, gráficos y otros archivos a las áreas que contribuyan con la selección de nuevos proveedores.
• Intercambiar datos entre los integrantes del equipo de compras.
• Integrar los sistemas corporativos con otros recursos como una solución de firma electrónica.

En cuanto a este último punto, es importante señalar que la firma electrónica se ha convertido en una herramienta esencial para digitalizar los negocios, pues permite concretar nuevas alianzas, aceptar contratos y enriquecer las relaciones comerciales. 

Esto ocurre porque tiene la misma validez que las firmas manuales y disminuye los costos inherentes a la impresión y al envío de documentos, añadiendo valor a los negocios.

4. Promover el trabajo colaborativo

En el área de compras, fomentar el trabajo colaborativo, estimulando que los equipos intercambien información y sincronicen sus procesos, se ha transformado en una condición básica para reducir costos en una empresa.

En ese sentido, la contribución de otros equipos permite contactar, contratar y firmar alianzas con distribuidores de manera más acertada evitando, de este modo, recurrir a asociaciones que a la larga generen pérdidas financieras, ya sea por incumplimiento o por insolvencia. 

A pesar de existir una mayor interacción con los equipos de operaciones, el estudio señalado apunta que los equipos de compras trabajan regularmente con al menos ocho equipos:

• Finanzas (42%); 
• TI (41%); 
• Liderazgo (37%); 
• Jurídico (36%);
• Marketing (35%);
• Compliance (33%)
• Éxito de clientes (26%);
• Recursos Humanos (23%).

No obstante, no siempre esa relación es suficientemente efectiva como para optimizar sus acciones y contribuir con la disminución de costos. 

Incluso, muchas asociaciones presentan problemas, hecho que se refleja en el dato de que los colaboradores frecuentes de los procedimientos de adquisiciones son difíciles de tratar durante 40% del tiempo, aproximadamente.

Acerca de este tema, el estudio apunta que el departamento jurídico (57%) y de marketing (52%) presentan más dificultades en el momento de establecer un vínculo colaborativo en pro de la mitigación de costos en compras.

Para promover la colaboración voluntaria y proactiva, es imprescindible que la empresa ponga en marcha acciones de concientización, desarrolle actividades que fortalezcan el sentido de grupo, como proyectos interdisciplinarios y workshops, y realice capacitaciones priorizando las actividades prácticas. 

5. Revisar los procesos internos

A menudo, una simple revisión en los procedimientos del área de compras puede optimizar sus resultados. Por ejemplo, al detectar que el rastreo automático de proveedores ya no es eficiente, es posible añadir más filtros y así ajustarlo a las nuevas necesidades de la empresa.

Como compruebas, existen muchas formas de mitigar los gastos en el sector de compras. Ante estos diferentes caminos, si quieres tener éxito te conviene considerar nuestros consejos sobre cómo reducir costos en una empresa, adoptando los que creas convenientes según tus objetivos empresariales.

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