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Características de la firma electrónica

Descubra como conseguir unos acuerdos mas eficientes, utiles y flexibles,

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Manos de cerca sosteniendo una tableta y firmando un documento

Principales funciones de firma electrónica para ayudarle a mantener el negocio en marcha

  • Cargue el logotipo y acceda a una vista previa de la personalización de la marca en la configuración

    Personalización de la marca

    Refleje su marca en sus correos electrónicos y las páginas web que ven sus destinatarios al completar los documentos. Añada su logotipo, cambie los colores y personalice el texto y los enlaces del correo electrónico.

  • Ejemplos de plantillas en producto

    Plantillas

    Prepare documentos para un envío rápido con plantillas reutilizables que guardan etiquetas y ubicación de campos, enrutamiento de flujo de trabajo y otros ajustes. Las plantillas estandarizan los procesos, reducen el tiempo de preparación y permiten la automatización integral de su negocio.

  • Interfaz de usuario de campos automáticos de PowerForm

    PowerForms

    Genere documentos a partir the plantillas para su firma sin necesidad de escribir código PowerForms reduce el tiempo de preparación del documento y extrae fácilmente los datos recopilados en sus sistemas back-end.

Funcionalidades del producto

Creación de documentos

Con más de mil millones de usuarios en todo el mundo, DocuSign procesa más de un millón de documentos al día. DocuSign ofrece funciones que permiten que nuestros documentos sean ampliamente compatibles y accesibles.

  • Ahorra tiempo en la preparación de acuerdos mientras mejoras la experiencia del firmante generando acuerdos personalizados y de aspecto profesional directamente en eSignature.

    Introduce datos de forma dinámica manteniendo el formato original del acuerdo. Muestra automáticamente conceptos relevantes o genera tablas con el número adecuado de filas dependiendo de los datos introducidos en lugar de personalizar a mano cada acuerdo. Automatiza, además, tus flujos de trabajo importando datos de tus sistemas de registro directamente en los acuerdos, así ahorrarás tiempo y se reducirán los errores humanos.

  • DocuSign ofrece compatibilidad prácticamente con cualquier tipo de archivo de documento de la mayoría de las aplicaciones para garantizar que todos sus documentos importantes se puedan enviar para su firma. DocuSign incluso reconoce documentos PDF y etiqueta automáticamente campos de formularios para que los firmantes introduzcan datos. Los formatos de archivo admitidos incluyen .doc, .docx, .pdf, .xls, xlsx, .txt y muchos otros.

  • Ahorre tiempo preparando documentos con la conversión de formularios de PDF. Al cargar un PDF, DocuSign reconoce y convierte automáticamente los campos del PDF en campos para el firmante.

  • Guíe a sus clientes para que firmen y pongan sus iniciales en todas las secciones correspondientes en cuestión de segundos. Utilice etiquetas estándar para recopilar firmas, iniciales, nombres, cargos, nombres de empresas y otra información relevante, o modifíquelas y guárdelas como etiquetas personalizadas para uso futuro. Las etiquetas disponibles incluyen firmas, iniciales, nombres, cargos, nombres de empresas, texto, números, moneda, notas y más.

  • El campo Dibujo permite que tanto los firmantes como los remitentes carguen imágenes, y que los firmantes hagan marcas libres directamente en esas imágenes.

  • Descargue documentos de los servicios de almacenamiento en la nube más utilizados, como Google Drive, Microsoft Office 365, Box, Dropbox, Evernote, Microsoft OneDrive, Egnyte y Citrix ShareFile.

  • Coloque etiquetas y campos en ciertas líneas de texto para que cuando los suelte en un documento, aparezcan automáticamente en la ubicación correcta. Incluso si cambia el documento, la función de colocar automáticamente, AutoPlace (anteriormente Anchor Tags) mueve las etiquetas con el texto.

  • Genere documentos de autoservicio bajo demanda para su firma con poco codigo, incluse sin necesidad de el. . PowerForms reduce el tiempo de preparación del documento y extrae fácilmente los datos recopilados en sus sistemas back-end.

  • Los remitentes pueden incluir información adicional, como revelaciones de información legal o términos y condiciones para el reconocimiento del firmante, como una parte diferente y distinta de un sobre. En esta nueva experiencia de firma optimizada, los firmantes pueden ver y aceptar fácilmente los documentos complementarios, según lo requiera el remitente.

    Más información

  • Diseñe formularios de la manera que desee con una sólida funcionalidad de formulario que incluye casillas de verificación, botones de opciones, etiquetas desplegables y campos de texto, numéricos y de moneda.

  • Vincule sus campos a datos de sistemas y servicios de terceros. eSignature extraerá automáticamente sus datos de sistemas de terceros y los importará a su documento y viceversa, eliminando la introducción manual de datos.

  • Predefina los valores de los datos a introducir evitando asi tanto errores en la informacion como tener que corregir y reenviar documentos y duplicado de documentos. Los valores de validación incluyen texto, correo electrónico, número de teléfono, fecha, código postal de 5 dígitos, código postal de 9 dígitos, número de seguridad social y enmascaramiento de expresiones regulares.

  • Automatice la lógica de los documentos con las capacidades avanzadas de validación de formularios y campos de DocuSign. Utilice campos condicionales para ocultar o revelar datos que deban recopilarse en función de la respuesta de un firmante a otros campos. Con los campos calculados, eSignature calcula dinámicamente los valores en función de lo introducido en otros campos. Los campos bloqueados protegen los datos que no desea que sean modificados y los campos vinculados garantizan que todos los cambios se reflejen en todos los campos idénticos.

  • Permita que los firmantes editen ciertos campos. DocuSign eSignature gestiona los cambios y solicita las iniciales de otras partes antes de aceptar un cambio. El historial de transacciones rastrea todos los cambios finalizados.

Opciones de envío

DocuSign eSignature le permite especificar y ordenar cualquier número de firmantes. Asigne a los destinatarios diferentes roles y acceso más allá de los permisos de firma: tiene el control sobre cada paso del proceso.

  • Envíe documentos a múltiples usuarios en secuencias en serie, en paralelo y mixtas para adaptarse a su proceso ideal. Elija si desea solicitar a los usuarios que firmen uno a uno o permitir que todos firmen al mismo tiempo.

  • Automatice escenarios de enrutamiento complejos en función de los datos del acuerdo.

  • Prepare documentos para un envío rápido con plantillas reutilizables que guardan etiquetas y ubicación de campos, enrutamiento de flujo de trabajo y otros ajustes. Las plantillas estandarizan los procesos, reducen el tiempo de preparación y permiten la automatización integral de su negocio.

  • Envíe fácilmente el mismo documento a un gran número de destinatarios. Simplemente importe una lista de firmantes y cada uno recibirá una copia única para firmarla. Gestione varios sobres al mismo tiempo con acciones masivas como anular, corregir y volver a enviar.

  • Añada retrasos de tiempo durante el proceso de enrutamiento entre los destinatarios.

  • Otorgue permisos a un usuario para enviar o gestionar sobres en nombre de otro usuario. Los usuarios asignados pueden redactar, enviar, anular, corregir o incluso organizar sobres.

  • Defina las acciones de cada destinatario en su flujo de trabajo. Elija quién puede firmar, editar o aprobar un documento y quién puede solicitar anexos del firmante.

  • Mantenga un control total sobre quién ve cada documento. Al enviar varios documentos, restrinja qué firmantes pueden ver y acceder a cada documento individual para proteger información confidencial.

  • Realice cambios en un documento, incluso si está incompleto. Cambie la información del destinatario, añada, edite y elimine etiquetas, o añada y elimine documentos.

  • Configure recordatorios automáticos por correo electrónico para que sus firmantes completen el proceso de firma y añada avisos de fecha límite para que documentos o transacciones intactos caduquen.

  • Obtenga actualizaciones en tiempo real sobre el estado de su documento y los datos del formulario a través de una API a medida que el documento avanza por las acciones hasta completarse con Connect.

  • Envíe documentos con las aplicaciones móviles de DocuSign incluso cuando no haya conexión. Cree y ponga en cola documentos, que después se sincronizarán y enviarán una vez que se restablezca la conectividad.

  • Para ciertas transacciones, los destinatarios necesitan la opción de devolver un documento por fax. DocuSign eSignature puede ayudarle a gestionar firmas y transacciones en cualquier tipo de dispositivo, incluidas las máquinas de fax.

  • Recopile información de tarjetas de crédito y débito a traves de un documento y procésela mediante una plataforma de pago como Stripe. Y con DocuSign Payments, puede configurar documentos para que los clientes firmen, paguen y completen transacciones comerciales, todo en un solo paso, utilizando tarjetas de crédito, Apple Pay o Android Pay.

Experiencia de firma

Envíe documentos con DocuSign eSignature y haga que sus clientes firmen y envíen su documento en cuestión de minutos. Proceso de envío y firma rápido, fácil e intuitivo.

  • DocuSign eSignature le permite firmar desde cualquier lugar y en cualquier dispositivo, ya sea desde su oficina o cuando esté reunido en persona con la otra parte. Cada experiencia de firma es flexible y configurable.

  • Los firmantes a través de teléfonos móviles pueden acceder a una versión paralela del documento que adapta de forma automática su formato al tamaño y la orientación del dispositivo. Los documentos adaptables permiten la utilizacion de opciones avanzadas tales como la definicion de secciones contraíbles, saltos de página u opciones de formateo personalizadas para mejorar la experiencia defirmante en dispositivos móviles.

  • Si estás utilizando un dispositivo iPad, iPhone, o Android, descarga una aplicación fácil de usar para crear, etiquetar, enviar y firmar documentos al instante. Incluso si no tienes instalada la aplicación móvil de DocuSign, podrás firmar documentos fácilmente desde tu navegador web móvil.

    Descargar la aplicación

  • Agiliza el proceso de firma contactando con tus firmantes donde se encuentren. Contacta con tus firmantes enviando notificaciones en tiempo real directamente a sus dispositivos móviles, a través de sus canales de comunicación preferidos. Ayuda a los firmantes a abrir rápidamente y firmar documentos electrónicamente mediante el envío de SMS o WhatsApp.

    Más información sobre la Entrega Multicanal

  • Firme documentos con las aplicaciones móviles de DocuSign incluso cuando no haya conexión. Firme, cree y ponga en cola documentos, que después se sincronizarán y enviarán una vez que se restablezca la conectividad.

  • El servicio de asistencia de accesibilidad de DocuSign permite a los firmantes con discapacidades visuales y auditivas firmar documentos con nuestro servicio de conformidad con la Ley de Estadounidenses con Discapacidades (Americans with Disabilities Act, ADA) y los estándares de la Sección 508.

  • Refleje su marca en sus correos electrónicos y las páginas web que ven sus destinatarios al completar los documentos. Añada su logotipo, cambie los colores y personalice el texto y los enlaces del correo electrónico.

  • Los comentarios permiten que el remitente y los destinatarios de un sobre intercambien comentarios sobre un documento directamente dentro de las experiencias de firma web y móvil de DocuSign eSignature. La función ofrece a los usuarios notificaciones de comentarios en tiempo real y la posibilidad de rastrear y retener el historial de conversaciones para transacciones de firma electrónica.

Identificación y autentificación de firmante

Asegúrese de que sus firmantes sean quienes dicen ser. DocuSign ofrece varias formas para que los firmantes demuestren su identidad antes de darles acceso a los documentos.

  • DocuSign eSignature tiene autenticación de correo electrónico integrada. Esto garantiza que que tan solo puedan firmar aquellas personas con accesso a los correos elecronicos a los que se envían los documentos.

  • Este tipo de autenticación requiere que los firmantes proporcionen un código generado por el remitente para poder abrir y firmar sus documentos.

  • A través de mensajes de texto SMS, envíe un código de acceso de un solo uso que sus destinatarios deberán introducir para acceder a los documentos.

  • DocuSign eSignature acepta y registra la autenticación de otros sistemas integrados con eSignature a través de protocolos estándar de la industria. El inicio de sesión único puede detectar dominios de correo electrónico al iniciar sesión y redirigir al proveedor de identidad de su dominio para su autenticación.

  • Puede exigir que los firmantes llamen a un número de teléfono e introduzcan su nombre y código de acceso para revisar y firmar documentos.

  • Verifique la identidad de los firmantes utilizando documentos de identidad emitidos por el gobierno. Nuestra tecnología verifica identificaciones emitidas por el gobierno con foto e identificaciones electrónicas europeas analizando las funciones de seguridad del documento y comparando el nombre del acuerdo con el nombre del Id.

Informes

Los sólidos informes de productos facilitan que los usuarios de DocuSign y los administradores de cuentas obtengan visibilidad de su cuenta. Obtenga datos comerciales siempre que los necesite con acceso en tiempo real combinado con informes programados extensibles.

  • DocuSign realiza un seguimiento de sus transacciones en tiempo real: todas las firmas, aprobaciones y acciones relacionadas con los destinatarios quedan registradas y se pueden consultar posteriormente.

  • Genera reportes y utilizalos para tomar decisiones Identifique patrones y profundice con visualizaciones de datos potentes y fáciles de usar. Utilice el data para optimizar la experiencia de usuario y las tasas de finalización.

  • Personalice, ejecute, exporte e imprimainformes de su cuenta fácilmente. DocuSign es capaz de generar informes sobre documentos, destinatarios y la actividad general de la cuenta.

  • Comparta datos y estadísticas exportando datos de documentos a un archivo CSV. Exporte datos que van desde un solo campo de datos hasta datos de múltiples documentos y PowerForms.

Cumplimiento

Con DocuSign eSignature, sus firmas electrónicas son legalmente admisibles en los tribunales ademas de ampliamente aceptadas en la mayoría de las transacciones comerciales de todo el mundo. El potente registro de datos de transacciones ayuda a proteger sus contratos del repudio.

  • Soluciones de tecnología de firma digital que pueden ayudar a las empresas a cumplir con ciertos requisitos específicos de su región o industria. eSignature proporciona servicios basados en la nube y soluciones de firma basadas en firmas digitales en las instalaciones para satisfacer sus necesidades comerciales específicas.

  • Todos los documentos se sellan digitalmente con la tecnología estándar de la industria, la Infraestructura de clave pública (PKI). Este sello de garantía indica que la firma electrónica es válida y que el documento no ha sido manipulado después de haber sido descargado de DocuSign eSignature.

  • Realice un seguimiento de su documento en cada paso del proceso. DocuSign eSignature mantiene un historial completo y automatizado de cada actividad, incluida la visualización, impresión, envío, firma o rechazo de la firma de un documento.

  • Cada documento firmado de DocuSign eSignature viene con un certificado de finalización que sirve de prueba del proceso de firma para todas las partes de la transacción. Este certificado incluye información del audit trail, indicando quién firmó, marcas de tiempo que detallan cuándo y dónde firmó cada persona y el documento finalizado en sí.

  • Configura y actualiza la Revelación de firmas y registros electrónicos (anteriormente Revelación del consumidor) para cumplir con la política de la empresa, lo que requiere que los firmantes den su consentimiento o vuelvan a dar su consentimiento al recibir el aviso de Revelación de firmas y registros electrónicos.

  • Puede configurar DocuSign eSignature para que admita regulaciones específicas de la industria, como FedRAMP, HIPAA, y 21 CFR Part 11.

  • Especifique una marca de agua personalizada para diferenciar los borradores de los documentos completados. La marca de agua se muestra en todas las páginas de todos los documentos hasta que se completa el proceso de firma.

Archivado y retención de documentos

El sistema de almacenamiento a prueba de manipulaciones de DocuSign guarda tanto los documentos firmados como el audit trail, lo que ofrece un acceso fácil pero seguro.

  • Para industrias altamente reguladas como la de los servicios financieros, puede mantener un registro claro de todas las transacciones enviando una copia de cada interacción por correo electrónico entre su organización y los firmantes a una dirección de correo electrónico segura que se haya archivado.

  • Controle la vida de sus documentos y asegúrese de que se cumpla la política de la empresa relacionada con la retención de documentos. Purgue documentos automáticamente después de un periodo de tiempo específico y notifique a los usuarios antes de la purga.

  • Cree y mantenga una sola copia de un documento, conocida como "copia autorizada", que sea única, identificable e inalterable sin detección.

  • Descargue sobres, documentos y datos de DocuSign para usarlos en sistemas externos. DocuSign Retrieve se ejecuta en su sistema como una solicitud puntual o de forma recurrente. Configure DocuSign Retrieve para especificar el tipo de archivo y la ubicación de almacenamiento.

  • Automatice sus tareas comunes posteriores a la firma con acciones de acuerdo. Configure reglas para almacenar los dcoumentos finalizados en directamente en la nube (SharePoint, Google DriveTM y otros), exportar datos a Google SheetsTM o Excel en línea, iniciar flujos de trabajo en DocuSign CLM y configurar flujos de trabajo que, al completar un acuerdo inicial, activen automáticamente un segundo acuerdo.

  • El servicio eOriginal amplía DocuSign para controlar, administrar y compartir copias autorizadas de instrumentos negociables, como acuerdos de arrendamientos y préstamos. Las copias autorizadas son únicas, identificables e inalterables sin detección.

Funcionalidades de la Plataforma

Disponibilidad

Sabemos lo importante que es que un servicio esté siempre disponible. Es por eso que DocuSign está comprometido con el tiempo de actividad del servicio y la transparencia total en el estado de nuestro sistema.

DocuSign eSignature ofrece un tiempo de actividad del 99,99 % sin tiempo de inactividad por mantenimiento.

  • En su Trust Center DocuSign publica el estado de disponibilidad de todos sus servicios en tiempo real.


    Más información

  • Las estadísticas de tiempo de actividad de DocuSign son actualizado mensualmente para reflejar la estabilidad del servidor y mantener el estado de DocuSign transparente para el público.

  • El DocuSign Trust Center proporciona actualizaciones y alertas de mantenimiento del sistema y otras notificaciones.

Seguridad

DocuSign protege su información altamente confidencial cifrando sus documentos y asegurando que todos y cada de los documentos sean inmanipulables. . Las opciones de autenticación garantizan que los firmantes son quienes dicen ser en el momento de la firma, lo cual contribuye a que los documentos no sean rechazados en un tribunal de justicia Para DocuSign, la seguridad de sus documentos, la autenticación de la firma electrónica y la seguridad del sistema son las principales prioridades.

  • El DocuSign Trust Center proporciona información sobre cómo protegemos sus datos, nuestras certificaciones y pruebas y actualizaciones y alertas.

  • DocuSign utiliza cifrado AES de 256 bits para garantizar que los documentos del sistema estén cifrados en todo momento. Cualquier cambio no autorizado en el documento subyacente será detectado e identificado como evidencia de manipulación.

  • DocuSign puede reasignar automáticamente su documento a un usuario diferente después de que se haya firmado un documento, otorgando a ese usuario derechos completos e impidiendo el acceso al remitente original.

  • DocuSign tiene las certificaciones ISO27001, SSAE 16, SOC 1 Type 2 y SOC 2 Type 2, cumple con la PCI DSS y está autorizado en el nivel de impacto moderado de FedRAMP.

  • Protéjase usted mismo y a sus firmantes de estafadores y spammers. DocuSign garantiza que los usuarios puedan validar correos electrónicos y notificaciones utilizando un código de acceso para acceder a los documentos directamente desde el sitio web de DocuSign.

Uso internacional

DocuSign es mundialmente reconocido y utilizado internacionalmente. Usuarios de más de 180 países y territorios han utilizado DocuSign eSignature para completar sus transacciones digitales.

  • Permita que los clientes firmen en sus idiomas nativos, con compatibilidad para experiencias de firma en 44 idiomas y la posibilidad de solicitar firmas en 14 idiomas.

  • Automatice y gestione flujos de trabajo digitales completos para ayudar a su organización a cumplir con los estándares de firma electrónica locales y de la industria, incluido eIDAS de la UE.

  • El servicio DocuSign está disponible en cualquier zona horaria. Cualquier transacción se marca con un código de hora universal que se convierte a la zona horaria local que usted especifique.

  • DocuSign eSignature garantiza que todas las acciones tengan una marca de tiempo precisa utilizando un reloj basado en el servidor sincronizado con el reloj atómico del Instituto Nacional de Estándares y Tecnología (NIST), lo que lo ayuda a mantener sus registros y registros de auditoría lo más precisos posible.

Administración y controles

Gestione su implementación de DocuSign con amplias capacidades de administración central. Ayude a sus empleados a cumplir con las políticas de la empresa, establezca políticas sobre custodia y retención de documentos, gestione cómo los firmantes firman o adoptan firmas, especifique la autenticación de usuarios y mucho más.

  • Añada usuarios y grupos, y configure fácilmente diferentes permisos y privilegios para ellos.

  • La administración delegada permite a los equipos de TI, analistas comerciales administrar funcionalidades específicas dentro de las cuentas manteniendo al mismo tiempo la máxima flexibilidad y control.

  • Controle los ajustes a nivel de toda la cuenta de todos los usuarios para garantizar la compatibilidad con las políticas de su empresa.

  • Asegúrese de que todos sus usuarios tengan contraseñas seguras para proteger la información privada de su empresa. Establezca los requisitos de seguridad de contraseñas para los usuarios, incluidos la caducidad y el formato .

  • La gestión de acceso con SSO ayuda a los administradores a proteger el acceso a las cuentas controladas por la organización. Utilizando el proveedor de identidad de terceros de su elección, los administradores pueden contribuir con el cumplimiento de los estándares de seguridad y de normativa de la empresa así como de dotar automáticamente a los usuarios de los permisos pertinentes.

  • La herramienta de gestion de la cuenta permite a los administradores gestionar DocuSign eSignature para toda la empresa, incluso en el caso de que disponga de multiples cuentas, dominios o datacenters en multiples geografias en todo el mudo. Le permite comparar la configuración entre cuentas, modificar la configuración de cuentas en masa y añadir, actualizar o cerrar de forma eficiente una gran cantidad de cuentas de usuario al mismo tiempo.

API abiertas e integraciones

Cree sus propias experiencias digitales con nuestras potentes API. Nuestras API están diseñadas para ser abiertas, transparentes y fácilmente integrables.

  • DocuSign eSignature publica sus API REST y SOAP. Son fácilmente accesibles para los desarrolladores que deseen integrarse. Explore la extensa API de DocuSign con nuestros IODocs interactivos.

    Más información

  • DocuSign eSignature es compatible con un sistema de token basado en OAuth2 como una opción adicional de autorización de API para aquellas empresas que requieran una mayor capa de seguridad para las integraciones personalizadas.

  • Con el inicio de sesión único (SSO), puede configurar nuevos usuarios y hacer cumplir la gestión de acceso seguro en todas sus aplicaciones corporativas. Garantice el cumplimiento de las políticas de la empresa, de seguridad y regulatorias.

  • DocuSign eSignature dispone de un sandbox que facilita los procesos de desarrollo, QA e implementación de todo tipo de aplicaciones que requieran de firmas electrónicas.

  • La compatibilidad de firma integrada de DocuSign eSignature le permite crear experiencias de firma para sus usuarios directamente dentro de aplicaciones de terceros. Realice una transacción electrónica completa sin tener que salir de la aplicación de terceros.

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