Unsere 10 Tipps für das mobile Arbeiten
Sie tun es am Strand, im ICE und im Co-Working-Space: Menschen arbeiten überall da, wo es einen Internetanschluss gibt. Dazu eine Zahl: Im Jahr 2022 werden weltweit fast 1,9 Milliarden Menschen mobil arbeiten, berichtet der Global Mobile Workforce Forecast Update 2016-2022 von Strategyanalytics. Das entspricht 42,5 Prozent aller Beschäftigten weltweit. Und wie sieht es in Deutschland aus? Bereits 2016 ermöglichten hierzulande 61 Prozent der Unternehmen zumindest einem Teil der Belegschaft das Arbeiten unterwegs mit einem mobilen Internetzugang über ein tragbares Gerät, meldete das Statistische Bundesamt.
Die Gründe für die mobile Arbeit sind je nach Tätigkeitsbereich und persönlichen Voraussetzungen sehr unterschiedlich. Viele, vor allem junge Menschen wollen ihre Zeit flexibel und selbstbestimmt einteilen. Mütter und Väter müssen Familie und Beruf unter einen Hut bringen. Arbeitgeber und Freiberufler erwarten höhere Produktivität, die sich daraus ergibt, dass Reise- und Wartezeiten effizienter genutzt werden. Hinzu kommt die Beschleunigung von Prozessen durch schnellere Abstimmungen und Freigaben. Kein Wunder also, dass der Markt für mobile Geräte und Apps boomt. Doch was brauchen mobile Arbeiter wirklich?
Für manche ist es ein Glaubenskrieg und für andere eine Geschmacksfrage. Die meisten entscheiden schließlich einfach nach praktischen Erwägungen. Wer länger unterwegs ist und mal den vollwertigen PC und mal nur das Tablet braucht, also beides dabeihaben muss, der spart mit einem Convertible Gepäck. Ansonsten empfiehlt es sich, zweigleisig zu fahren. Dabei kann man nicht nur je nach Anlass zwischen Hauptarbeitsgerät und „kleinem Besteck" wählen, sondern verfügt außerdem immer über ein Ersatzgerät. Wichtig ist in jedem Fall der Wohlfühl-Faktor. Gerade wenn die äußeren Umstände hektisch sind, sollte einem das Arbeiten mit Laptop oder Tablet ein gutes Gefühl vermitteln. Neben einem attraktiven Design sind dafür vor allem exzellente Verarbeitung und Performance wichtig.
„Mein Telefon ist mein Universalwerkzeug." Mit den aktuellen Smartphones der neuesten Generation gilt diese alte Außendienstler-Weisheit für alle, die unterwegs arbeiten: Sie ermöglichen zum einen Kommunikation per Sprache, Textnachricht, E-Mail, Chat oder Video-Telefonie. Darüber hinaus bieten sie neben herkömmlichen Assistenzfunktionen wie Kalender- und Aufgabenverwaltung mobilen Zugriff auf Unternehmensdaten und -anwendungen.
Eine Alternative zum Laptop oder Convertible ist die Ergänzung des Tablet um eine Tastatur für unterwegs. Damit lassen sich auch längere E-Mails deutlich bequemer schreiben als auf dem Touch-Screen. Geeignete Modelle mit Bluetooth-Anschluss gibt es in klapp- oder faltbarer Ausführung oder auch in eine Tablet-Hülle integriert. Viele Mobile Worker verwenden externe Tastatur und Maus auch im Zusammenspiel mit dem Laptop um eine entspannte Körperhaltung zu unterstützen. Das hält den Kopf frei für gute Ideen.
Immer auf der Suche nach einer Steckdose zu sein, kann das Gefühl von Freiheit und Flexibilität beim mobilen Arbeiten erheblich dämpfen. Zum Glück gibt es Powerbanks, die eine oder mehrere Akkuladungen für Smartphone oder Tablet speichern. Je nach Modell können sie im Falle des Falles auch mehrere Geräte gleichzeitig „betanken". Dabei erkennen hochwertige Powerbanks die angeschlossenen Geräte automatisch und sorgen dafür, dass sie so schnell wie möglich sicher geladen werden. Die Ladekapazität sollte so bemessen sein, dass die zu ladenden Geräte mindestens einmal komplett geladen werden können. Das bedeutet (Faustwerte): Für ein Smartphone sollte die Powerbank eine Kapazität von mindestens 3200 mAH, für ein Tablet mindestens 10.000 mAH haben. Darüber hinaus sollten sie robust genug sein um auch nach einem kleinen Sturz noch zu funktionieren. Es lohnt sich, auf Qualität zu achten, auch wenn die Geräte etwas mehr kosten. Nicht arbeiten zu können, weil der Strom fehlt, kann deutlich teurer werden.
Bei Reisen ins Ausland gehört ein Steckdosenadapter zur Basisausrüstung. Auch wenn viele Hotelzimmer mit Stromquellen nach internationalem Standard ausgerüstet sind: Irgendwann ist auch die Powerbank oder der Laptop-Akku mal leer, wenn gerade keine Steckdose nach europäischem Standard in der Nähe ist.
Ebenso wichtig wie die Stromversorgung ist ein leistungsfähiger Internet-Zugang. In den Ballungszentren ist dafür mit W-LAN in nahezu jeder Kaffeebar in der Regel gesorgt. Um von öffentlichen WLANs unabhängig zu sein, bietet es sich an, entweder Laptop oder Tablet mit einer SIM-Card auszurüsten. Wenn das nicht möglich ist, kann ein Mobile Hot-Spot für die nötige Konnektivität sorgen. Dabei handelt es sich um ein Gerät, das ein SIM-Card-Modul und einen W-LAN-Router sowie einen Akku enthält. Zwar bieten auch viele Smartphones eine Hot-Spot-Funktion. Dennoch kann der Einsatz eines separaten Hot-Spots sinnvoll sein, um den Smartphone-Akku zu schonen, insbesondere wenn während der Arbeit am Laptop oder Tablet telefoniert wird.
Wer jemals im Warteraum einer Musikschule gearbeitet hat, während die eigenen Kinder musikalische Frühförderung genossen, der weiß, wie inspirierend die Geräuschkulisse der Umgebung sein kann. Aber manchmal muss es mehr sein. Mehr Ruhe. Dann lohnt es sich, einen Noise-Cancelling-Kopfhörer dabei zu haben. Mit aktiver Geräuschunterdrückung werden störende Gespräche von Sitznachbarn ebenso ausgeblendet wie die Signalhörner von Einsatzfahrzeugen oder das monotone Brummen des Flugzeugs. Wem das zu viel Isolierung von der Umwelt ist, der kann bei hochwertigen Modellen auch noch selbst entscheiden, wie viele Außengeräusche der Kopfhörer durchlassen soll.
E-Mail, Voice-Mail, Textnachrichten, Instant Messaging – die Bandbreite und Vielzahl der Nachrichten, die wir unterwegs erhalten und absetzen, ist immens. Riesig ist auch die Anzahl der verfügbaren Apps für die unterschiedlichen Kommunikationskanäle. Damit die Vielfalt nicht zum Problem wird, ist es gut, ein Tool zu nutzen, das die Fokussierung auf die Zusammenarbeit in Teams und Projekten unterstützt. Das tun Apps wie Slack oder Microsoft Teams, indem sie webbasierte Kommunikation per Gruppenchat, Direktnachricht oder Sprachanruf unterstützen. Darüber hinaus organisieren sie Gruppen und Content in einem Hub oder Workspace so, dass sich bestimmte Inhalte ebenso schnell finden lassen wie der Überblick über den Status eines Projekts.
Unterwegs kommen uns oft die besten Ideen. Ein Plakat, ein lustiger Zwischenfall am Nachbartisch im Café, ein Sonnenaufgang am Meer – und schon rattert es nur so im Oberstübchen, dass man mit dem Aufschreiben kaum nachkommt. Dumm nur, wenn dann plötzlich ein Anruf kommt und man vergisst, die geleistete Arbeit abzuspeichern. Oder die Datei zwar gespeichert ist, aber der Laptop plötzlich runterfährt, weil er keinen Strom mehr hat. Wer einen Cloud-Speicher wie One-Drive nutzt, kann in solchen Fällen einfach mit Tablet oder Smartphone an seiner Idee weiterarbeiten. Selbst wenn das Endgerät defekt ist, bleiben die Daten verfügbar. Und darüber hinaus ist das Speichern von Dateien in der Cloud eine einfache und sichere Methode, sie mit Kollegen oder Kunden an anderen Standorten zu teilen.
Auch in einer digitalisierten Welt sind Dokumente der Schmierstoff für die Prozesse. Anträge, Bestellungen, Aufträge, Rechnungen, Stellungnahmen, Gutachten, Verträge, Policen – sie alle müssen nicht nur verfasst, geändert, verarbeitet und gespeichert werden. Damit etwas weitergeht, braucht es an vielen Stellen eine Unterschrift. Mit der Docusign-App für elektronische Signaturen ist das so einfach wie eine E-Mail. Docusign ermöglicht das rechtskräftige Unterzeichnen und Zurücksenden von Dokumenten, ohne sie auszudrucken. Genauso einfach können Anwender Dokumente am Smartphone oder Tablet erstellen und zum Unterzeichnen versenden. Die App informiert in Echtzeit über den Status des Dokuments. Mehr Informationen und die App zum kostenlosen Download.
Quellen:
https://www.destatis.de/DE/PresseService/Presse/Pressemitteilungen/2016/12/PD16_443_52911.html
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