10 Dokumententypen, die Sie schneller und einfacher elektronisch unterschreiben

Digitalisierung war schon vor der Krise in aller Munde, doch die aktuelle COVID-19-Pandemie hat den Leidensdruck deutlich erhöht. Das Arbeiten im Homeoffice fordert Unternehmen und Mitarbeiter gleichermaßen heraus – nicht zuletzt beim Dokumentenmanagement.

Digitale Tools, die die Remote-Arbeit vereinfachen, sind gefragt wie nie. Die elektronische Signatur hilft Unternehmen, Verträge online abzuschließen, Geschäfte schneller abzuwickeln und externe und interne Prozesse zu optimieren.

Sie fragen sich, ob das elektronische Unterschreiben auch für Dokumentenarten, die in Ihrem Business an der Tagesordnung stehen, geeignet ist? Lesen Sie, welche 10 Dokumente sich besonders für einen elektronischen Signaturprozess eignen.

1. Geheimhaltungsverträge (NDA - Non-Disclosure Agreement)

In einem NDA, also einer Vertraulichkeitsvereinbarung, legen Sie fest, wie Sie vertrauliche Informationen an externe Parteien weitergeben, z. B. an einen Lieferanten, eine Agentur, Ihren Steuerberater oder einen Anwalt. Je nachdem, ob beide Parteien Informationen weitergeben, können NDAs einseitig oder gegenseitig sein.

Ohne eine NDA laufen Sie Gefahr, dass Ihre Partner die Informationen ohne Ihre Zustimmung nutzen. Mit der eSignature schaffen Sie für alle relevanten Unterzeichner ganz unkompliziert Rechtssicherheit.

2. Ausschreibungen

Mit einer der Ausschreibung holen Sie Angebote von Lieferanten und Dritten ein, die einen Auftrag für Sie ausführen sollen. Die Ausschreibung enthält unter anderem die Vertragsbedingungen, den Bieterprozess und weitere wichtige Informationen. Ausschreibungen werden oft von öffentlichen Institutionen eingereicht. Kandidaten nutzen die Informationen in der Ausschreibung dann als Grundlage für ihre Bewerbung um den Auftrag.

Eine Ausschreibung ist kein Vertrag per se. Sie muss dennoch in der Regel signiert werden, um zu gewährleisten, dass alle erforderlichen Informationen aufgelistet und freigegeben sind. Es kann auch sinnvoll sein, die Unterschrift der Bewerber einzuholen, um sicherzugehen, dass die angegebenen Informationen wahrheitsgetreu sind.

3. Kaufverträge

Ein Kaufvertrag ist eine klassische vertragliche Vereinbarung zwischen einem Käufer und einem Verkäufer. Kaufverträge können sowohl im B2B- als auch im B2C-Bereich einfach elektronisch unterzeichnet werden. Ein Kaufvertrag enthält alle Details zum Verkauf, wie Preis und Beschreibung der Ware, die Garantie und Lieferdetails, und dient dem Schutz beider Parteien. eSignature minimiert den bürokratischen Aufwand beim Abschluss des Kaufvertrags signifikant und erhöht so die Conversion-Rate.

4. Rahmenvereinbarung

Die Rahmenvereinbarung für Dienstleistungen ist ein Standardvertrag für unbefristete Kundenbeziehungen. Dieser Vertrag legt die Rahmenbedingungen für die Zusammenarbeit zwischen zwei Parteien fest und bildet die Grundlage für künftige Geschäfte. Rahmenvereinbarungen enthalten in der Regel allgemeine Bedingungen zur Zahlung, Streitbeilegung und geistigem Eigentum. Ein Rahmenvertrag ist rechtlich bindend, einklagbar und mit der elektronischen Signatur rechtsgültig unterschrieben.

5. Annahmeerklärung

Der erste Eindruck zählt! In einer Annahmeerklärung finden zukünftige Mitarbeiter*innen Details zu der angebotenen Position und ihrer zukünftigen Tätigkeit. Das Schreiben kann auch Angaben zu den Arbeitsbedingungen enthalten. Die Annahmeerklärung muss meist unterschrieben werden und kann Teil des darauf folgenden Arbeitsvertrags werden. Mit eSignature digitalisieren Sie das Mitarbeiter-Onboarding vom ersten Schritt an konsequent.

6. Arbeitsvertrag

Der Klassiker! Um den Arbeitsvertrag kommt kein Arbeitnehmer und Arbeitgeber herum. Im Arbeitsvertrag werden Details zum Anstellungsverhältnis, einschließlich der Dauer des Vertrags, Arbeitszeiten, Rechte, Verantwortlichkeiten und Pflichten festgelegt. Die elektronische Signatur hebt die Mitarbeitererfahrung mit einem reibungslosen Onboarding-Prozess auf das nächste Level. Einfach und online unterschrieben, kann es mit dem Arbeitsvertrag auch für neue Mitarbeiter im Homeoffice sofort losgehen.

7. Mietvertrag

Mietverträge gibt es in jeder Form und Farbe. Dabei geht es durchaus nicht nur um die Vermietung von Immobilien, auch Leasingverträge verschiedenster Natur werden jeden Tag abgeschlossen. Eines haben alle Mietvereinbarungen gemeinsam: Sie können schneller und bequemer elektronisch signiert werden und sind mit eSignature genauso rechtskonform wie die analoge Unterschrift.

8. Bestellungen

Eine Bestellung ist zunächst nur ein Angebot zum Kauf, kein Vertrag. Sobald der Käufer akzeptiert, wird die Bestellung allerdings zum Vertrag. Normalerweise gibt es einen standardisierten Genehmigungsprozess für eine Bestellung, da sie eine festgelegte Reise von der Erstellung bis zum Abschluss durchläuft. Die Lösung mit der elektronischen Signatur beschleunigt den Genehmigungsprozess, um Bestellungen in Minuten statt Tagen abzuschließen.

9. Finanzdokumente

Heute können die meisten Finanzgeschäfte digital abgewickelt werden. Selbst der Kreditabschluss oder die Eröffnung eines neuen Bankkontos funktionieren inzwischen komplett digital. Möglich macht es die elektronische Signatur. Da Banken und Finanzinstitute zunehmend bestrebt sind, papierlos zu arbeiten und das Kundenerlebnis zu verbessern, ist eSignature ein wesentlicher Bestandteil einer reibungslosen Kundenerfahrung geworden.

Allerdings ist der Finanzsektor auch stark reguliert und Finanzinstitute müssen bei Neukunden ein klar definiertes Verifizierungsverfahren nach dem Prinzip „Know Your Customer“ (KYC) durchführen. Für die rechtskonforme Identifizierung wird die elektronische Signatur deshalb mit einer Online-Identitätsprüfung kombiniert. Für unsere Kunden haben wir Docusign Identify vollständig in Docusign eSignature integriert. Für Sie heißt das, dass Sie als Nutzer von eSignature aus einer Vielzahl an Optionen für die Legitimationsüberprüfung,  die Methode wählen können, die am besten zu Ihnen und Ihren Kunden passt.

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10. Petitionen

Eine Petition ist ein Schreiben, das sich mit einer Beschwerde an eine Behörde oder eine Volksvertretung, z.B. den Deutschen Bundestag, richtet. Petitionen können elektronisch erstellt, unterzeichnet und eingereicht werden. In Fom von Sammelpetitionen sind sie am wirkungsvollsten, scheitern aber meist an einer Hürde: Dem Sammeln von Unterschriften für die Petition.

Die Verwendung der elektronischen Signatur vereinfacht das Unterschreiben immens und ermöglicht es Ihnen dadurch, schnell viele Unterschriften zu sammeln. Das kann sich doppelt lohnen: Werden innerhalb der vierwöchigen Zeichnungsfrist 50.000 Stimmen gesammelt, muss sich der Petitionsausschuss einzeln mit der Petition befassen.

Verträge, Dokumente, Vereinbarungen: unterschrieben werden muss fast überall. Docusign eSignature hilft Ihnen, den gesamten Signaturprozess zu digitalisieren. Das bedeutet geringeren Aufwand, weniger Bürokratie und mehr Komfort für alle Beteiligten.

Mit eSignature werden 82 % der Docusign-Vereinbarungen in nur einem Tag abgeschlossen, 49 % sogar in weniger als 15 Minuten. Eine Docusign-Vereinbarung ist übrigens fälschungssicher und enthält einen rechtsgültigen Prüfpfad. Erfahren Sie hier, wie die elektronisch Signatur funktioniert oder starten Sie direkt mit Ihrer kostenlosen Testversion.